Projektmanager sehen sich in der Unternehmenslandschaft mit einigen epischen Auseinandersetzungen konfrontiert. Zum Beispiel kann es ein taktisches Genie sein, das Napoleon beeindruckt hätte, wenn man Vorgesetzte davon abhält, wichtige Projektmitarbeiter einzustellen (oder, was genauso häufig vorkommt, wieder einzustellen). Und einigen Kunden mitzuteilen, dass ihre "einfache" Änderungsanfrage den Rahmen sprengt, kann zu einer Reihe von Gesprächen führen, die angespannte geopolitische Gipfel wie Geburtstagsfeiern erscheinen lassen.
Es gibt jedoch ein beständiges Scharmützel, das selbst die erfahrensten und abgehärtetsten Projektmanager in Bedrängnis bringt. Nein, wir sprechen nicht über Tabellenkalkulationen; obwohl sie sich sicherlich qualifizieren. Wir sprechen hier von PowerPoint.
Genauer gesagt gibt es vier Schlachten, die Projektmanager jedes Mal schlagen und gewinnen müssen, wenn PowerPoint Teil ihres Projektmanagement-Kommunikations-Toolkits ist:
Der Kampf um die Standardisierung
In Unternehmensumgebungen, in denen Hunderte oder Tausende von Projekten gleichzeitig laufen, ist es praktisch unmöglich, PowerPoint-Standards festzulegen - geschweige denn durchzusetzen.
Infolgedessen verwenden verschiedene Projektmanager (und andere Mitarbeiter) unterschiedliche Branding-Elemente und Corporate Style Guides. Es kommt auch häufig vor, dass einige Leute Vorlagen verwenden, die veraltet sind und vor einigen Jahren ausgemustert wurden.
Der Kampf um die Zentralisierung
Um den oben erwähnten Kampf um die Standardisierung zu vermeiden, versuchen einige Unternehmen, ihre neuesten (und besten) PowerPoint-Vorlagen in einem einzigen Repository zu zentralisieren, z. B. in einem Ordner auf einem gemeinsamen Server. Das ist die gute Nachricht.
Die schlechte Nachricht ist jedoch, dass nicht jeder Zugriff auf das Repository hat oder der Zugriff auf das Repository übermäßig lange dauert. Infolgedessen erstellen Einzelpersonen und Gruppen ihre eigene Ad-hoc-Lösung zur Speicherung von Vorlagen, was bedeutet, dass sie nicht mehr zentralisiert ist. Sehen Sie? Wir haben Sie gewarnt: Diese Kämpfe sind hart!
Der Kampf um Effizienz
Wenn es um Statusberichte oder andere wichtige Projektmanagementfunktionen geht, sind ungenaue PowerPoint-Folien nicht nur problematisch: Sie können ruinös sein!
Dies ist jedoch das unnötige Risiko, dem sich Projektmanager aussetzen, wenn sie stundenlang Zeit (die sie nicht haben) für die Sammlung von Daten aus unterschiedlichen Quellen aufwenden müssen. Und anstatt sich eine Medaille zu verdienen oder wenigstens auf die Schulter zu klopfen, werden die Projektmanager für ihre Bemühungen bei der Datenerfassung "belohnt", indem sie noch mehr Zeit damit verbringen müssen, Informationen manuell zu kopieren und in eine Präsentation einzufügen. Wir alle wissen, dass "wem mehr gegeben wird, von dem wird mehr erwartet", aber das ist lächerlich!
Der Kampf um Konsistenz
Die Kunst des Krieges besagt, dass eine Schlacht gewonnen oder verloren ist, bevor sie geschlagen wird. Leider haben Projektmanager jahrzehntelang den Kürzeren gezogen, wenn sie versucht haben, die Konsistenz zwischen ihrer Projektmanagement-Software und PowerPoint zu gewährleisten. Die Dinge sehen nicht so aus, wie sie sollen, die Aufzählungszeichen haben ihren eigenen ungehorsamen Geist, und von Tabellen wollen wir gar nicht erst reden, denn niemand möchte einen erwachsenen Projektmanager weinen sehen.
Erreichen Sie einen dauerhaften Frieden
Doch nach jahrzehntelangem Kampf und Streit können Projektmanager ENDLICH einen dauerhaften Frieden mit PowerPoint schließen. Nicht, indem wir sie aus dem Werkzeugkasten der Projektmanagement-Kommunikation streichen, sondern indem wir die Kavallerie herbeirufen, die als Slide Publisher von Planview AdaptiveWork bekannt ist.
Der Slide Publisher von Clarizen ist eine leistungsstarke und dennoch einfach zu bedienende, assistentengesteuerte Anwendung, die in PowerPoint integriert ist und es Projektmanagern - und allen anderen autorisierten Benutzern wie Kundenbetreuern und Erfolgsteams - ermöglicht:
- Gewinnen Sie den Kampf um die Standardisierung durch die automatische Erstellung einheitlicher projekt-, teilprojekt-, programm- und portfolioorientierter Präsentationen, die das Corporate Branding des Unternehmens mit Daten aus Planview AdaptiveWork kombinieren.
- Gewinnen Sie den Kampf gegen die Zentralisierung indem Sie eine organisierte und durchsuchbare Vorlagenbibliothek auf einer einzigen cloudbasierten Plattform erstellen, auf die autorisierte Benutzer von jedem Gerät und zu jeder Zeit zugreifen können.
- Gewinnen Sie den Kampf um Effizienz durch Einfügen von Platzhalter-Tags in eine beliebige vorgefertigte PowerPoint-Präsentation, die dann nach jeder Aktualisierung sofort durch Planview AdaptiveWork-Daten in Echtzeit ersetzt werden.
- Gewinnen Sie den Kampf um Konsistenz durch die Kombination von standardmäßigen Planview AdaptiveWork-Daten mit individuell gestalteten Rich-Text-Visualisierungen, wie z.B. Schriftelementen, Aufzählungslisten, nummerierten Listen, Tabellen und Hyperlinks, zusammen mit Bildern beliebiger Projektdaten wie Risiken, Meilensteinen, Anfragen und mehr.
Sehen Sie Slide Publisher in Aktion
Gewinnen Sie die Schlacht jetzt!
Wenn Sie bereits Kunde von Planview AdaptiveWork sind, können Sie PowerPoint von einem Feind zu einem Verbündeten machen, indem Sie Slide Publisher aus dem Planview AdaptiveWork App Marketplace herunterladen. Es ist kostenlos.
Wenn Sie Planview AdaptiveWork in Betracht ziehen, dann Starten Sie noch heute Ihren vollwertigen 30-Tage-Test, oder Planen Sie Ihre geführte Live-Demo.
