Projekterfolg beginnt auf Teamebene. Genauso wichtig wie die Technologie am Arbeitsplatz und ausreichende Ressourcen ist eine gute Teambildung im Projektmanagement, die es den Managern ermöglicht, Teams zusammenzustellen, die gemeinsam Hindernisse überwinden und effizient arbeiten, um Termine einzuhalten. Aber was zeichnet ein Team aus und wie können Sie das perfekte Team zusammenstellen, das Sie durch alle Phasen Ihres Projekts begleitet?
Warum Teambildung wichtig ist
Als Projektmanager sind Sie dafür verantwortlich, dass alle Beteiligten auf die Erreichung der Projektziele hinarbeiten. Teams, die nicht in der Lage sind, kohärent zu arbeiten, haben es schwer, dies zu erreichen, entweder aufgrund von Unstimmigkeiten zwischen den Mitgliedern oder aufgrund mangelnder Orientierung. Die Folge ist, dass Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden, die Qualität der Arbeit nachlässt und die Kommunikation zwischen Management und Teammitgliedern oft gestört ist. Selbst reichlich Ressourcen und die neueste Projektmanagementtechnologie reichen kaum aus, um ein Projekt zu retten, das aufgrund einer schlechten Teamentwicklung scheitert.
Das heißt natürlich nicht, dass jedes Team ohne Herausforderungen ist. Häufige Hindernisse, die die Entwicklung von Teams hemmen, sind :
- Unterschiedliche Interessen, Prioritäten und berufliche Ziele der Teammitglieder
- Konflikte aufgrund von unklaren Rollen und Verantwortlichkeiten im Team
- Unklare Projektziele
- Teammitglieder konkurrieren um Führungspositionen, anstatt zusammenzuarbeiten
Wie Sie sich vorstellen können, können diese Hindernisse eine Menge langfristiger Probleme verursachen, die die Effizienz des Teams und die Qualität der Arbeit mindern. Aus diesem Grund ist es für Projektmanager wichtig, ein gutes Team zu kultivieren, das gut zusammenarbeitet und sich gegenseitig ergänzt.
Das Wichtigste zuerst: Lernen Sie Ihr Team kennen
Bevor Sie ein leistungsstarkes Team zusammenstellen können, müssen Sie zunächst Ihre Teammitglieder kennen lernen. Sobald Sie verstehen, was sie motiviert und eine bessere Vorstellung von ihren Stärken und Schwächen haben, können Sie das Mikromanagement reduzieren und Aufgaben effektiver delegieren.
So können Sie auftretende Probleme leichter an der Wurzel packen und Reibungsverluste beseitigen, bevor sie zu größeren Rückschlägen im Projekt führen.
Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, dass informelle Veranstaltungen veranstaltet, entweder persönlich oder virtuelle Treffen für Fernmitarbeiter, bei denen sich die Teammitglieder in einer zwanglosen Umgebung kennenlernen können. Dies wird Ihnen nicht nur helfen, ein besseres Gefühl für die Persönlichkeiten der Teammitglieder zu bekommen und ein authentischerer und empathischerer Manager zu werden, sondern es wird auch die Bindung zwischen den Teammitgliedern stärken.
Spielen Sie eine aktive Rolle im Teammanagement
Wie bauen Sie also ein All-Star-Team auf, das in der Lage ist, Hindernisse zu überwinden und Ziele zu erreichen?
Es beginnt mit Ihnen, dem Projektmanager. Sie müssen einen fundierten Entscheidungsfindungsansatz verfolgen, der Probleme löst, indem er den Kontext betrachtet, in dem sie existieren. Mit anderen Worten: Ein guter Projektmanager weiß, dass es keine Einheitslösung für das Projektmanagement gibt. Stattdessen berücksichtigen sie sorgfältig externe Faktoren, die verschiedene Aufgaben oder den Fortschritt des Projekts beeinflussen können.
Dieser Ansatz trägt nicht nur dazu bei, dass die Projekte vorankommen, sondern etabliert den Manager auch als fähige Führungspersönlichkeit und Autoritätsperson, wodurch die Teammitglieder selbstbewusster arbeiten können.
Eine aktive Rolle zu spielen bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihre Mitarbeiter mikromanövrieren müssen. Der Sinn und Zweck des Aufbaus von Projektmanagement-Teams besteht darin, die Teammitglieder zu befähigen, bei Bedarf unabhängig zu arbeiten. Wenn Sie Ihre Teams aktiv verwalten, sollten Sie sich auf die folgenden drei Dinge konzentrieren:
- Maximierung der Inklusivität. Erstellen Sie einen transparenten Arbeitsablauf , der alle Beteiligten während des gesamten Projektverlaufs in Verbindung hält. Nicht nur Sie und die Teammitglieder, sondern auch die Stakeholder. Tun Sie dies, indem Sie einen offenen Kommunikationskanal aufrechterhalten und bei Bedarf wichtige Informationen zu Projekten und einzelnen Aufgaben liefern.
- Erreichen von Ergebnissen. Verbringen Sie nicht so viel Zeit damit, sich auf Fristen zu konzentrieren, dass Sie und Ihr Team den Umfang Ihres Projekts vergessen. Die Einhaltung von Fristen ist wichtig, aber das gilt auch für die Ziele Ihrer Kunden und/oder Interessengruppen. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Teams auf die Erreichung dieser Ergebnisse konzentrieren, dann priorisieren Sie die Fristen. Schließlich bedeutet die Einhaltung von Fristen nichts, wenn Ihre Aufgaben nicht das erreicht haben, was sie eigentlich sollten.
- Befähigung Ihrer Teams. Auch hier möchten Sie Ihre Teammitglieder dazu ermutigen, sich selbständig zu machen. Ziehen Sie in Erwägung, sie in die Projektplanungsphasen einzubeziehen, damit sie eine bessere Vorstellung von den Zielen und den beabsichtigten Ergebnissen des Projekts haben. Übertragen Sie Teammitgliedern eine gewisse Verantwortung, so dass sie in ihren Fachgebieten fundierte Entscheidungen treffen können. Auf diese Weise müssen Sie nicht so viel Zeit mit dem Mikromanagement verbringen.
Ihre Teams müssen wissen, was von ihnen erwartet wird
Manchmal kommt es bei Projekten zu unnötigen Reibungen, selbst wenn die Ressourcen und Aufgaben angemessen verwaltet werden. Der Grund dafür hat oft weniger mit der Art und Weise zu tun, wie das Projekt gemanagt wird, sondern eher mit den Führungsqualitäten des Managers.
Genauso wichtig wie die Einhaltung von Fristen und die Verfolgung von Ressourcen ist die Projektleitung ein wichtiger Bestandteil beim Aufbau eines leistungsstarken Teams. Ohne sie versinken die meisten Projekte im Chaos, da die Teammitglieder nicht wissen, was von ihnen erwartet wird.
Ein Manager mit guten Fähigkeiten in der Projektleitung motiviert und befähigt seine Teammitglieder, indem er Folgendes tut:
- Festlegung der Verantwortlichkeit. Jedes Teammitglied sollte wissen, welche Aufgaben es zu erfüllen hat.
- Weisen Sie eindeutige Rollen zu. Jeder Mitarbeiter muss wissen, welche Rolle er innerhalb des Teams spielt. Es sollte ganz klar sein, wer die Juniormitglieder, Teamleiter und Vorgesetzten sind.
Auf diese Weise können Sie alle Unklarheiten in Bezug auf die Zuständigkeiten und Aufgaben Ihrer Teammitglieder ausräumen. Und wenn Ihre Mitarbeiter erst einmal wissen, was von ihnen erwartet wird, werden sie besser in der Lage sein, selbständig fundierte Entscheidungen zu treffen, anstatt Aufgaben einzufrieren, bis sie von Ihnen Anweisungen erhalten.
Der umsetzbare Ansatz für eine effektive Teambildung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine gute Teambildung von Managern erreicht wird, die einen Schritt weiter gehen, um ihrem Team zum Erfolg zu verhelfen. Anstatt einfach nur Aufgaben zu delegieren und zu überwachen, arbeitet der Projektmanager daran, das Vertrauen, die Entscheidungsfähigkeit und die Handlungsfähigkeit seines Teams zu stärken. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie die Grundsätze der Teambildung im Projektmanagement auf Ihre Mitarbeiter übertragen können:
- Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, wichtige Entscheidungen zu treffen, aber bringen Sie ihnen zunächst bei, wie wichtig es ist, mehrere Optionen abzuwägen, bevor sie ihre Entscheidung durchziehen. Auf diese Weise können sie Entscheidungen treffen, die nicht durch Emotionen oder uninformierte Sichtweisen getrübt sind.
- Trainieren Sie Ihr Team. Geben Sie am Ende von Meilensteinen Feedback; bieten Sie ihnen Alternativen an, wenn sie einen Fehler machen.
- Gewinnen Sie das Vertrauen Ihrer Teammitglieder, indem Sie in deren Namen mit den Beteiligten verhandeln, wenn etwas schief läuft.
- Binden Sie Ihr Team stärker in das Projekt ein, von der Mitwirkung in der ersten Planungsphase bis hin zur Beratung und Anleitung, sobald das Projekt angelaufen ist.
Letztlich erfordert der Aufbau eines hocheffektiven Teams die Kommunikation und den Input aller Beteiligten. Das mag für Teams, die aus der Ferne arbeiten, eine Herausforderung sein, aber die Tools von erleichtern die Kommunikation und die Online-Zusammenarbeit. Auf diese Weise kennt jeder Beteiligte seine Ziele und Verantwortlichkeiten.
