Es scheint, dass im Zeitalter der schnellen technologischen Verbesserungen und der erleichterten Entscheidungsfindung Projekte im IT-Bereich überschaubarer und weniger risikobehaftet werden sollten. Schließlich stehen CIOs und Projektmanagern heute zahlreiche Tools zur Verfügung, die das Projektmanagement effizienter und produktiver machen. Dennoch haben viele Teams immer noch Probleme mit der ordnungsgemäßen Verwaltung von Ressourcen, der Zuteilung von Budgets und der zeitgerechten Ausführung von Projekten. Die Folge ist, dass viele Mitarbeiter überlastet sind, Termine nicht eingehalten werden, Projekte auf Eis gelegt werden und die Rentabilität des Unternehmens ins Wanken gerät.
Deshalb ist es für die Unternehmensleitung bei jedem neuen Projekt absolut wichtig, die Risiken und den zu erwartenden ROI zu bewerten, um sicherzustellen, dass die profitabelsten Anfragen auch wirklich berücksichtigt werden. Unabhängig von der Größe sind Risiken mit jedem Projekt verbunden und bilden einen wesentlichen Bestandteil jeder Geschäftsentscheidung, die getroffen wird.
Der Artikel "Why Your IT Project May Be Riskier Than You Think" in der September-Ausgabe der Harvard Business Review berichtet über ein großes Fallstrick-Projekt bei Levi Strauss. Die Führungskräfte von Levi beschlossen, auf ein einziges SAP-System zu migrieren und beauftragten ein Team von Deloitte-Beratern mit der Leitung dieser Bemühungen. Die Risiken schienen gering zu sein, aber die Herausforderungen begannen sich zu stellen, als einer ihrer wichtigsten Kunden - Walmart - verlangte, dass das System mit seinem Lieferkettenmanagementsystem verbunden wird, was zusätzliche Probleme mit sich brachte. Laut HBR war Levi während der Umstellung nicht in der Lage, Bestellungen auszuführen und musste seine drei US-Vertriebszentren eine Woche lang schließen. Im zweiten Quartal 2008 belastete das Unternehmen seine Gewinne mit $192.5 Millionen, um das gescheiterte Projekt zu kompensieren, und sein Chief Information Officer, David Bergen, musste zurücktreten.
Was sind die häufigsten Risiken, auf die Führungskräfte bei der Verwaltung eines Projekts stoßen können, wenn sie dieses Beispiel im Hinterkopf haben? Im Folgenden finden Sie einige davon:
- Mangelnde Prioritätensetzung. Wie bereits erwähnt, ist das Wissen darüber, welche Projekte mehr Einnahmen bringen, ein Schlüssel zur richtigen Priorität des Projektmanagements. Die Prioritätensetzung wird zu einer Herausforderung, wenn CIOs nicht genügend Informationen zur Verfügung stehen. Um eine richtige Entscheidung treffen zu können, sollten folgende Informationen ermittelt werden: der Zweck des Projekts, seine Ausrichtung auf die Hauptgeschäftsstrategie, welche geschäftlichen Anforderungen es erfüllen wird sowie seine Auswirkungen auf das Endergebnis.
- Mangelnde Sichtbarkeit. Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihre IT-Gruppe ist, sind hochentwickelte IT-Projektmanagement-Tools wie Innotas zu einem der entscheidenden Faktoren geworden, die über Erfolg oder Misserfolg eines jeden strategischen IT-Projekts entscheiden. Wenn beispielsweise Ihr gesamtes PMO seine Projekte mit gemeinsamen Dokumenten oder Tabellen abwickelt, wird der gesamte Prozess weniger überschaubar und fehleranfällig und ist in der Regel nicht auf die strategischen Ziele ausgerichtet. Auch wenn solche weit verbreiteten Planungstools erschwinglich und kostengünstig zu sein scheinen, leidet die Effektivität der Arbeit, da die Projektmanager die Daten aus mehreren Dokumenten übertragen, kombinieren und neu formatieren müssen, was oft zeitaufwändig und weniger effizient sein kann. Lesen Sie mehr darüber, warum Tabellenkalkulationen nicht mehr ausreichen.
- Fehlende Notfallplanung. Selbst in einer risikoarmen Situation müssen Sie für Ihre Projekte eine Notfallplanung vornehmen. Eine gut durchdachte Analyse der "Was-wäre-wenn-Szenarien" kann Ihre Einnahmen (und sogar Ihren Ruf) an einem regnerischen Tag retten. Es ist erwähnenswert, dass Notfallpläne branchenspezifisch und auf das individuelle Geschäftsmodell Ihres Unternehmens zugeschnitten sein sollten. Hätte Levi während der Systemmigration einen Backup-Plan gehabt, wäre das Unternehmen besser für die Krise gerüstet gewesen.
Die Bewertung der Risiken, die mit Ihren IT-Projekten verbunden sind, gibt Ihnen nicht nur einen besseren Überblick über Ihre aktuelle Geschäftslage, sondern ermöglicht auch eine bessere Entscheidungsfindung innerhalb Ihrer IT-Gruppe. Es gibt heute viele Lösungen, die Ihr Team bei der Risiko- und ROI-Bewertung unterstützen. Wenn Sie diese Tools nutzen, können Sie Ihr Projektmanagement effektiver und zeitnaher durchführen.
