I en tid av snabba tekniska förbättringar och förenklat beslutsfattande verkar det som om IT-projekt borde bli mer lätthanterliga och mindre riskfyllda. I dag har CIO:er och projektledare trots allt många verktyg till hands för att göra projektledning effektivare och mer produktiv.Många team kämpar dock fortfarande med korrekt resurshantering, budgettilldelning och ett övergripande projektgenomförande i rätt tid. Detta leder till att många anställda blir överarbetade, att tidsfrister inte hålls, att projekt läggs på is och att företagets lönsamhet sjunker kraftigt.
Därför är det absolut nödvändigt att ledningen varje gång ett nytt projekt inleds utvärderar riskerna och den förväntade avkastningen för att se till att de mest lönsamma kraven uppfylls i första hand. Oavsett storlek är risker förknippade med varje projekt och de utgör en viktig del av varje affärsbeslut som fattas.
The article “Why Your IT Project May Be Riskier Than You Think” in September issue of the Harvard Business Review features a huge pitfall project at Levi Strauss. Levi executives decided to migrate to a single SAP system and hired a team of Deloitte consultants to lead the effort. The risks seemed small, but the challenges started to arise when one of their major customers – Walmart – required that the system interface with its supply chain management system, which posed additional problems. According to HBR, during the switchover, Levi was unable to fill orders and had to close its three U.S. distribution centers for a week. In the second quarter of 2008, the company took a $192.5 million charge against earnings to compensate for the failed project—and its chief information officer, David Bergen, was forced to resign.
Med detta exempel i åtanke, vilka är några av de vanligaste riskerna som chefer kan råka ut för när de leder ett projekt? Några av dem beskrivs nedan:
- Bristande prioritering. Som nämnts ovan är det viktigt att veta vilka projekt som kommer att ge mer intäkter för att kunna prioritera rätt projektledning. Prioritering blir en utmaning när CIO:er inte har tillräckligt med information till sitt förfogande. För att kunna fatta rätt beslut bör följande information identifieras: projektets syfte, dess anpassning till kärnverksamhetsstrategin, vilka affärsbehov det kommer att uppfylla samt dess inverkan på resultatet.
- Bristande synlighet. Oavsett hur stor eller liten din IT-grupp är, har sofistikerade verktyg för IT-projekthantering, som Innotas, blivit en av de kritiska faktorerna som bidrar till framgång eller misslyckande för alla strategiska IT-projekt. Om hela PMO:n till exempel driver sina projekt på delade dokument eller kalkylblad blir hela processen mindre lätthanterlig, felbenägen och saknar oftast en anpassning till de strategiska målen. Även om sådana allmänt tillgängliga planeringsverktyg kan verka överkomliga och billiga att använda, blir arbetet mindre effektivt eftersom projektledarna måste överföra, kombinera och omformatera data från flera dokument, vilket ofta kan vara tidskrävande och mindre effektivt. Läs mer om varför kalkylblad inte längre räcker till.
- Bristande beredskapsplanering. Även i en lågrisksituation behöver dina projekt beredskapsplanering. En väl genomtänkt analys av vad som händer om scenarier kan rädda dina intäkter (och till och med ditt rykte) på en regnig dag. Det är värt att notera att beredskapsplaner bör vara branschspecifika och skräddarsydda för en enskild affärsmodell för din organisation. Om Levi hade haft en reservplan under sitt projekt för systemövergång skulle de ha varit bättre rustade för att hantera krisen.
Att bedöma riskerna med dina IT-projekt ger dig inte bara en bättre bild av ditt nuvarande verksamhetsläge, utan möjliggör också ett bättre beslutsfattande inom din IT-grupp. Det finns många lösningar som är tillgängliga idag för att hjälpa ditt team med risk- och ROI-bedömning, så om du drar nytta av dessa verktyg kommer din projektledning att bli effektivare och mer tidsenlig.
