Die Ära der digitalen Transformation verlangt von Unternehmen, sich schneller zu bewegen und sich schneller an veränderte Markt- und Kundenanforderungen anzupassen. Das Tempo wird jedoch durch organisatorische Silos gebremst, die einer effektiven Projektzusammenarbeit im Wege stehen und ein Unternehmen daran hindern, agil und reaktionsfähig zu bleiben.
Organisatorische Silos entstehen, wenn Mitarbeiter oder ganze Abteilungen Informationen oder Wissen nicht mit anderen im selben Unternehmen austauschen wollen oder können. Vielleicht ist es für die Unternehmensleitung angenehmer, bestimmte Projekte nur einer kleinen Gruppe von Fachleuten zu übertragen, als unternehmensweit zusammenzuarbeiten. Diese Denkweise kann jedoch einige Herausforderungen mit sich bringen, wie zum Beispiel:
- Es verringert die betriebliche Effizienz.
- Es stoppt den Fluss wichtiger Informationen.
- Das führt oft zu ungesundem Wettbewerb.
- Das senkt die Moral und kann dazu führen, dass die Mitarbeiter unzufrieden mit ihrem Arbeitsplatz sind.
Geringere Effizienz ist kostspielig, aber das gilt auch für die Unzufriedenheit der Mitarbeiter: Laut einer aktuellen Gallup-Umfrage sind 67% der Mitarbeiter in unterschiedlichem Maße unzufrieden, was die US-Wirtschaft jährlich bis zu $600 Milliarden an Produktivitätsverlusten kostet.
Wie lassen sich also Barrieren wie mangelndes Engagement, falsche Kommunikation und fehlende Transparenz am besten überwinden? Wie können Teams besser zusammenarbeiten, um ein Produkt oder eine Dienstleistung schneller auf den Markt zu bringen? Hier finden Sie fünf Tipps, wie Sie Silos abbauen und ein Umfeld schaffen können, das eine effektive und effiziente Zusammenarbeit bei Projekten fördert.
- Bilden Sie funktionsübergreifende Teams. Wenn Sie mit Ihren Abteilungsstrategien und -zielen vorpreschen, ohne die anderen Abteilungen zu berücksichtigen, deren Zustimmung unerlässlich ist, könnte Ihr Projekt verlangsamt werden oder sogar entgleisen. Nehmen Sie das Projekt stattdessen in Angriff, indem Sie funktionsübergreifende Teams mit relevanten Interessengruppen zusammenstellen. Ein funktionsübergreifendes Team besteht aus Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Fachkenntnissen aus verschiedenen Abteilungen und Ebenen, die zusammenkommen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
Denken Sie zum Beispiel an ein Projekt zur Stärkung der Cybersicherheitsprotokolle eines Krankenhauses. In vielen Krankenhäusern obliegt diese Verantwortung dem Compliance-Beauftragten und dem IT-Direktor, denn sie sind diejenigen, die über das Fachwissen verfügen, um die Datensicherheit zu stärken, Datenschutzverfahren zu verwalten und Hacker abzuwehren. Aber oft arbeiten diese beiden in Silos, was ihre Bemühungen unzusammenhängend und ineffektiv gegen organisierte, anhaltende Cyberangriffe machen kann. Ein funktionsübergreifendes Team, das sich aus Compliance- und IT-Experten zusammensetzt, kann sein Wissen bündeln und gemeinsam einen neuen Cybersicherheitsplan entwickeln, und zwar viel schneller als im Alleingang.
- Schaffen Sie bessere Kommunikationskanäle. Die Slack Future of Work Study, die von Kelton Global unter mehr als 1,400 Wissensarbeitern in den USA durchgeführt wurde, ergab, dass fast jeder vierte Arbeitnehmer (24%) angibt, dass er mit der Kommunikation am Arbeitsplatz unzufrieden ist, einschließlich der Art und Weise, wie Informationen ausgetauscht werden. Die Umfrageteilnehmer gaben an, dass die Kommunikation durch bessere Kommunikationsmittel und mehr Zusammenarbeit verbessert werden könnte. Die Daten deuten auch darauf hin, dass herkömmliche Kommunikationsmittel wie E-Mail für die modernen Kommunikationsbedürfnisse nicht ausreichen - eine Überzeugung, die von Babyboomern und Millennials gleichermaßen geteilt wird.
- Konsolidieren Sie Tools und minimieren Sie die Komplexität. Die Lösung für veraltete Kommunikationsmethoden besteht nicht darin, alle möglichen neuen Tools auf ein Projekt zu werfen und zu hoffen, dass etwas hängen bleibt. Bei der Arbeit mit funktionsübergreifenden Teams, insbesondere wenn diese geografisch verstreut sind, ist es wichtig, Komplikationen so weit wie möglich zu reduzieren. Eine Möglichkeit, das Chaos zu verringern und die Effizienz zu steigern? Ziehen Sie in Erwägung, Ihre zahlreichen unterschiedlichen Tools gegen eine Softwarelösung für die Zusammenarbeit auszutauschen, die auf Arbeitsmanagement und optimierte Teamarbeitsprozesse ausgerichtet ist.
- Ermöglichen Sie eine offenere und transparentere Kultur. Die Slack Future of Work Study ergab, dass 80% der Arbeitnehmer mehr darüber wissen möchten, wie Entscheidungen in ihrem Unternehmen getroffen werden, und 87% wünschen sich, dass ihr Unternehmen transparent ist. Die Studie für Slack zeigt, dass "die Arbeitnehmer von heute Arbeitgeber bevorzugen, die sie als vertrauenswürdige Arbeitgeber ansehen." Und kluge Arbeitgeber ihrerseits "unterstützen Transparenz, weil sie den Mitarbeitern hilft, sich schnell zu bewegen und sich engagiert zu fühlen, in Übereinstimmung zu arbeiten und die Autonomie zu haben, Entscheidungen zu treffen."
Wenn es um die Transparenz eines Arbeitsprojekts geht, sollten Sie den Einsatz eines visuellen Projektmanagement-Tools in Erwägung ziehen, mit dem alle Teammitglieder die Arbeit vor, während und nach ihrem Erscheinen in einem Arbeitsablauf leicht sehen können. Wenn die Teammitglieder das Projekt in Phasen visualisieren können, sind sie besser in der Lage, Prioritäten zu setzen und Aufgaben zu koordinieren, was die Gesamtproduktivität beschleunigt.
- Maximieren Sie Interaktion und Zusammenarbeit. In einem Artikel für Inc. empfiehlt der Führungsberater Brad Gleeson, die abteilungsübergreifende Interaktion mit praktischen Ideen zu fördern, wie z.B. "unnötig lange und häufige Besprechungen zu reduzieren, zugängliche und kleine Besprechungsräume einzurichten, ein abteilungsübergreifendes Schulungssystem einzuführen und konstruktives Feedback von außerhalb der Abteilungen zu fördern."
Eine Open-Space-Architektur kann auch dazu beitragen, das Feedback zwischen den Abteilungen zu verbessern. "Die Schweizer Büros der Novartis AG in Basel zum Beispiel wurden für die Zusammenarbeit konzipiert, mit gemeinsamen Arbeitsbereichen, Sofas, gedämpfter Beleuchtung und Cappuccino-Maschinen, um die Menschen zu ermutigen, sich zu unterhalten, Ideen auszutauschen und Beziehungen aufzubauen", schreibt Adrienne Fox in einem Artikel für die Society for Human Resource Management. Selbst etwas Einfaches wie die Bereitstellung von Laptops für die Mitarbeiter und die Einrichtung von drahtlosen Netzwerken in offenen Räumen ermutigt die Teammitglieder, ihre Büros zu verlassen, miteinander zu interagieren und die Hindernisse für eine erfolgreiche Projektzusammenarbeit abzubauen.
Vorteile des Aufbrechens von Silos
Die Abschaffung von Silos mag anfangs schwierig sein, aber Untersuchungen zeigen, dass funktionsübergreifende Teams, die eine größere Transparenz an den Tag legen und optimierte Tools für die Projektzusammenarbeit verwenden, greifbare und dauerhafte Vorteile für ihr Unternehmen bringen können.
Obwohl vertikale Beziehungen - die Menschen, die Sie beaufsichtigen, und die Menschen, die Sie beaufsichtigen - in einem Unternehmen oft Priorität haben, erfordern die Beziehungen, die für die Wertschöpfung für Kunden am wichtigsten sind, eine horizontale Zusammenarbeit, so Tiziana Casciaro , Amy C. Edmondson und Sujin Jang in einem Artikel für die Harvard Business Review . "Mitarbeiter, die über ihre Silos hinausgehen können, um Kollegen mit ergänzendem Fachwissen zu finden, lernen mehr, verkaufen mehr und erwerben schneller neue Fähigkeiten", schreiben sie. Heidi Gardner von Harvard fügt hinzu, dass Firmen mit einer stärkeren grenzüberschreitenden Zusammenarbeit "höhere Gewinnspannen erzielen, eine größere Kundentreue erzeugen und einen Wettbewerbsvorteil erlangen".
Der Aufbau einer kollaborativen Arbeitsumgebung, die nicht durch Silos der Ineffizienz und Selbstgefälligkeit behindert wird, ist nicht einfach, aber die Vorteile überwiegen bei weitem die Herausforderungen des Wandels. Weitere Tipps und Tools zur Verbesserung Ihrer Projektzusammenarbeit finden Sie unter in dem eBook "Get Work Done Faster: 6 Schritte zur Beschleunigung der Projektplanung und -durchführung".
![Ein globaler Plan für kollaboratives Arbeitsmanagement [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
