PMOs, IT-Leiter und CIOs werden in der Regel an ihrer Fähigkeit gemessen, Projekte fristgerecht und innerhalb des Budgets abzuschließen. Das ist nicht mehr genug. In der heutigen Welt sitzt die IT-Abteilung mit am Tisch der Geschäftsstrategie. Wir müssen also über unsere traditionellen Metriken hinausschauen und uns selbst herausfordern, um sicherzustellen, dass wir einen geschäftlichen Mehrwert bieten.
Es besteht eine grundlegende Kluft zwischen den Geschäfts- und Technologiegruppen in Unternehmen, insbesondere wenn es um IT-orientierte PMOs geht. In einer aktuellen Umfrage von Forrester Research glauben 53% der Technologie-Entscheidungsträger, dass die IT den Geschäftserfolg beschleunigt; aber nur 31% der Geschäfts-Entscheidungsträger glauben, dass die IT das Geschäft beschleunigt. Auch Gartner kam zu ähnlichen Ergebnissen. Ihre Umfrage zeigt, dass nur 38% der PMOs Projekte messen, um sicherzustellen, dass der Wert geliefert wird.
Die Schaffung von Mehrwert sollte für jede IT- oder PMO-Organisation oberste Priorität haben. Hier sind drei Möglichkeiten, wie Unternehmen diese Lücke schließen können.
#1 Führen Sie die Konversation
Wir alle wissen, dass Sie nicht verwalten können, was Sie nicht messen. Beginnen Sie damit, sich zu fragen, wo die IT und das PMO stehen. Nehmen Sie eine ehrliche Bewertung des Status Quo vor. Wie ist die realistische Wahrnehmung der Technologie- und Projektmanagementfunktionen?
Dokumentieren Sie im Rahmen dieses Prozesses die Metriken und Kriterien, auf die Sie sich konzentrieren. Konzentriert sich Ihr Unternehmen auf Kennzahlen, die die tägliche Ausführung von Projekten messen, oder messen Sie die Ergebnisse und Auswirkungen auf das Unternehmen? Der Unterschied mag trivial erscheinen, aber er kann einen großen Unterschied ausmachen (mehr dazu später).
Der letzte Bereich Ihrer Selbsteinschätzung sollte die Frage sein, ob Sie über die richtigen Kommunikationskanäle verfügen. Wenn Sie dokumentieren, wie oft und mit welchen Mitteln Sie Ihren Stakeholdern über die Ergebnisse berichten, können Sie einige Bereiche aufdecken, in denen Verbesserungen möglich sind. Wenn die Kommunikation zu viel oder zu wenig und nicht leicht zu konsumieren ist, dann wird der gelieferte Wert niemals sichtbar sein. Idealerweise sollte die Kommunikation häufig und fließend sein, Informationen liefern und Feedback einbeziehen.
#2 Fokus auf Ergebnisse, nicht auf Aktivitäten
Aktivitäten sind leicht zu messen - der Abschluss einer Aufgabe, die Lieferung eines Projekts oder einfach die Einhaltung von Zeit und Budget. Die Aktivitäten stehen jedoch nicht immer im Zusammenhang mit der Wirkung, die Sie für die Organisation erzielen. Sie haben mich vielleicht schon einmal diese Analogie verwenden hören: Ein Arzt kommt aus dem Operationssaal und sagt: "Die Operation war ein Erfolg, aber der Patient ist gestorben." Die Aktivität (die Operation) wurde abgeschlossen und war vielleicht pünktlich und im Rahmen des Budgets, aber das Ergebnis der Operation war alles andere als wünschenswert. Jedes PMO kann aus dieser Geschichte eine Lehre ziehen - konzentrieren Sie sich auf das gewünschte Ergebnis des Projekts, um mehr Wert zu schaffen (wahrgenommen oder realisiert).
In einer kürzlichen Präsentation auf dem PPM Summit von Gartner zeigten die präsentierten Daten, dass wir uns alle schuldig gemacht haben, uns auf Aktivitäten zu konzentrieren, und zwar mit 59%, die "termingerechte Fertigstellung" und 65%, die "Fertigstellung innerhalb des Budgets" als Maßstab für den Projekterfolg angeben. Die gleiche Umfrage ergab jedoch, dass diese Maßnahmen auf einer Skala von 1 bis 7 mit 5.0 bzw. 5.1 die geringste Wirksamkeit auf die Organisation hatten. Die beiden Maßnahmen mit der höchsten Effektivität waren "Unterstützung eines wichtigen strategischen Geschäftsziels" und "vollständige Erreichung des im ursprünglichen Business Case festgelegten Wertes". Diese beiden Maßnahmen stehen ganz unten auf der Liste der Maßnahmen, mit denen wir unsere Projekte tatsächlich messen.
Wenn das PMO in der Lage ist, die erwarteten Ergebnisse eines Projekts klar zu umreißen und dann den Projektstatus in Bezug auf diese Ergebnisse zu melden, erhöht sich der Wert für das Unternehmen - vor allem, wenn die Ergebnisse in Bezug auf die geschäftlichen Auswirkungen gemessen werden.
#3 Wert und Ergebnisse messen
Zu sagen, dass wir die Ergebnisse messen und den Wert quantifizieren müssen, ist einfach. Dies in die Praxis umzusetzen, kann schwierig sein - muss es aber nicht. Es gibt mehrere Metriken und Kategorien, die PMOs verwenden können, um den Wert ihrer Projekte zu kommunizieren.
Portfolios: Kategorisieren Sie Ihre Projekte in Portfolios, um auf natürliche Weise dafür zu sorgen, dass Ihr Unternehmen auf zwei einfache Weisen Werte schafft. Einigen Sie sich zunächst auf die Art der Projekte, die Sie in der Planungsphase besetzen und initiieren wollen. Welche Projekte werden Sie genehmigen und warum? Zweitens: Zwingen Sie sich dazu, einen Überblick über alle Projekte zu haben, die Sie gerade durchführen. Arbeiten Sie an strategischen Initiativen oder an der Wartung? Haben Sie die richtige Mischung an Arbeit, um Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten? Die Organisation der Arbeit in Portfolios führt zu Diskussionen und einer besseren Entscheidungsfindung. Sie können Ihre Ressourcenzuweisungen und Prioritäten mit den wichtigsten Stakeholdern teilen und ihnen zeigen, dass das PMO Projekte durchführt, die den größten Einfluss auf das Geschäft haben.
Scoring: Put a quantifiable number to each project request in the form of a score to assess the amount of value. Scoring works well with all organizations regardless of maturity because scoring can be configured to fit your specific culture, goals, and process. In fact, in our recent survey, Innotas found close to 50 % of organizations use scoring to ensure alignment. When done correctly, scoring would include inputs from the PMO, business stakeholders, and even the requestor of the proposed project. Aggregating these inputs and applying the appropriate weighting to the scoring criteria can provide accurate and quantifiable alignment to corporate objectives or goals – ensuring delivery of value.
Auswirkungen auf das Geschäft / die Strategie: Der Wert wird letztlich an den geschäftlichen oder strategischen Auswirkungen auf das Unternehmen gemessen. Es gibt mehrere Maßnahmen, die PMOs während der Projektplanung und -durchführung einsetzen können, um die Auswirkungen auf das Unternehmen zu kommunizieren und zu messen. Einige, die mir in den Sinn kommen, sind: Umsatz, Kostensenkung/-vermeidung, Rentabilität, Marktdurchdringung, Ressourcennutzung, Kundenzufriedenheit und Compliance. Die Herausforderung besteht darin, die Maßnahmen auszuwählen, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
Die Sicherstellung, dass Ihr PMO bei der Projektabwicklung einen wertorientierten Ansatz verfolgt, ist für die Langlebigkeit jeder Organisation entscheidend. Es kann schwierig, aber nicht unmöglich sein, Ihr Unternehmen für dieses Vorhaben zu gewinnen. Weitere Kommentare und Tipps finden Sie unter in diesem aktuellen On-Demand-Webinar: Das PMO zu einem Value Center machen.
