In , Teil eins dieser Blogserie, habe ich erörtert, warum das Ressourcenmanagement mit der Ressourcenplanung beginnen sollte. Das Setzen von Prioritäten und die Planung der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie zur richtigen Zeit an den richtigen Projekten arbeiten, ist von entscheidender Bedeutung, denn es spielt keine Rolle, ob Sie gut arbeiten, wenn Sie nicht die richtigen Dinge gut erledigen. Ich werde die Diskussion nun von der Ressourcenpriorisierung auf Portfolioebene auf die projektbezogene Ressourcenausführung verlagern.
Einer der Vorteile der Priorisierung von Ressourcen und einer organisatorischen Vereinbarung besteht darin, dass Sie sich nun wieder auf die Erledigung von Aufgaben konzentrieren können. Oberflächlich betrachtet mag es uninteressant klingen, über die Ausführung zu sprechen, denn wir alle glauben, dass die Ausführung eine unserer Stärken ist. Um diese Theorie zu testen, stellen Sie sich die folgenden Fragen:
- Sind Ihre Ressourcen für eine termingerechte und budgetkonforme Ausführung eingerichtet?
- Können Sie mit Sicherheit sagen, dass Ihre Projektressourcen nicht überbucht oder zu stark beansprucht sind?
- Können Sie problemlos Ressourcenanforderungen anfordern und begründen, wenn sich etwas an Ihrem Projekt ändert?
- Gibt es einen vereinbarten Prozess für die Zuweisung von Ressourcen für Manager und Projektmanager?
Sie sollten alle diese Fragen mit "Ja" beantworten können. Wenn nicht, dann gibt es bei der Ausführung Ihrer Ressourcen noch Verbesserungspotenzial. Beginnen wir mit zwei grundlegenden Prinzipien einer effektiven Ressourcenverwaltung - Governance und Anpassung an den Wandel.
Eine ordnungsgemäße Governance-Struktur stellt sicher, dass die Ressourcen nicht ständig in verschiedene Richtungen gezogen werden, weil "glänzende Objekte" in den Vordergrund treten, was einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von Projekten ist. Durch die Einführung eines Ressourcenanforderungs- und -genehmigungsprozesses kann Ihr Unternehmen die Produktivität aufrechterhalten, die Arbeitsbelastung ausgleichen, um eine Über- oder Unterbeanspruchung der Ressourcen zu vermeiden, und die Fähigkeiten der Ressourcen an die angeforderte Arbeit anpassen.
Aber was passiert, wenn sich die Dinge ändern? Einer meiner ersten Manager sagte: "Ein Plan (oder eine Prognose) ist in dem Moment falsch, in dem Sie ihn zu Papier bringen." Ihr Umfeld verändert sich ständig aufgrund von Markt-, Wettbewerbs- oder Kundenveränderungen, was dazu führt, dass neue Aufgaben mit höherer Priorität in den Vordergrund rücken. Ressourcen werden abgezogen, Projekte werden hinzugefügt oder Initiativen werden auf Eis gelegt. An dieser Stelle wird die Anpassung an den Wandel wichtig. Der souveräne Umgang mit Veränderungen, bei dem Sie die Kontrolle behalten, erfordert, dass Sie den Plan (oder die Neuplanung) anpassen, Was-wäre-wenn-Szenarien durchspielen, die Auswirkungen oder Risiken bewerten und kommunizieren, wie das Team die Änderungen auffangen wird, um das Projekt oder die Initiative erfolgreich, termingerecht und im Rahmen des Budgets durchzuführen. Wie oft sind Sie schon in ein Postmortem-Meeting gegangen und eines der Ergebnisse drehte sich darum, dass Ressourcen verschoben wurden, ohne Zugeständnisse für eine erfolgreiche Ausführung zu machen?
Die erfolgreiche Umsetzung dieser Grundsätze erfordert die Übermittlung von Echtzeitdaten, sonst wird das Gespräch schnell subjektiv oder politisch. Viele Softwarelösungen können bei der Verarbeitung von Echtzeitdaten helfen. Wenn Sie sich für eine Lösung entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass sie über die folgenden Funktionen verfügt:
- Beantragen Sie Arbeitsabläufe für die Einführung der Ressourcenverwaltung
- Workbench für die Standardisierung von Ressourcengenehmigungen und -zuweisungen
- Planer von Was-wäre-wenn-Szenarien zur Anpassung von Ressourcen, wenn sich die Dinge ändern
Auf den ersten Blick mag das Hinzufügen eines weiteren Software-Tools entmutigend oder sogar unerreichbar für Ihr Unternehmen erscheinen, sei es wegen des Budgets, der fehlenden Zustimmung der Geschäftsleitung oder weil Sie einfach zu beschäftigt sind. Eine einfache Frage, die Sie sich stellen sollten, lautet: "Wie hoch sind die Kosten, wenn Sie KEIN Ressourcenmanagement betreiben?"
Wenn Sie mehr über Enterprise Resource Management erfahren möchten, laden Sie das Whitepaper Your Resources Are Falling Through The Cracks herunter: Ein intelligenter Ansatz für Ressourcenprognose, -management und -verantwortung.
