L'un des avantages de la hiérarchisation des ressources et de l'accord organisationnel est que vous pouvez désormais rediriger votre attention vers l'accomplissement des tâches. À première vue, parler d'exécution peut ne pas sembler intéressant car en tant que professionnels de la gestion de projet, nous pensons tous que l'exécution est l'un de nos points forts. Pour tester cette théorie, posez-vous les questions suivantes :
- Vos ressources sont-elles prêtes à être exécutées à temps et dans le respect du budget ?
- Pouvez-vous affirmer en toute confiance que les ressources de votre projet ne sont pas surchargées ou trop sollicitées ?
- Pouvez-vous facilement demander et justifier des demandes de ressources si quelque chose change dans votre projet ?
- Existe-t-il un processus d'affectation des ressources convenu pour les gestionnaires et les chefs de projet ?
Vous devriez pouvoir répondre "oui" à toutes ces questions, si ce n'est pas le cas, il y a lieu d'améliorer votre approche de l'exécution des ressources. Commençons par deux principes fondamentaux de l'exécution efficace des ressources - la gouvernance et l'adaptation au changement.
Une structure de gouvernance appropriée garantit que les ressources ne sont pas constamment tirées dans de multiples directions en raison des "objets brillants" qui passent au premier plan, ce qui est l'une des raisons les plus courantes de l'échec des projets. En déployant un processus de demande et d'approbation des ressources, votre organisation instillera la gouvernance en maintenant la productivité, en équilibrant les charges de travail pour éviter que les ressources ne soient surchargées ou sous-employées, et en faisant correspondre les compétences des ressources au travail demandé.
Mais que se passe-t-il lorsque les choses changent ? Un de mes premiers managers m'a dit : "Un plan (ou une prévision) est incorrect dès que vous le mettez sur papier." Votre environnement change constamment en raison de l'évolution du marché, de la concurrence ou des clients - ce qui fait que de nouveaux travaux plus importants deviennent prioritaires. Des ressources sont retirées, des projets sont ajoutés ou des initiatives sont mises en attente. C'est là que l'adaptation au changement devient importante. Pour gérer le changement en toute confiance, tout en gardant le contrôle, vous devez ajuster le plan (ou replanifier), exécuter des scénarios de simulation, évaluer l'impact ou le risque, et communiquer la manière dont l'équipe absorbera les changements pour mener à bien le projet ou l'initiative dans les délais et le budget impartis. Combien de fois êtes-vous allé à une réunion post-mortem et l'une des conclusions tournait autour de ressources déplacées sans aucune concession pour soutenir une exécution réussie ?
La mise en œuvre réussie de ces principes nécessite la communication de données en temps réel, sinon la conversation devient rapidement subjective ou politique. De nombreuses solutions logicielles peuvent vous aider à gérer les données en temps réel. Si vous en recherchez une, assurez-vous qu'elle possède les capacités suivantes :
- Demande de flux de travail pour instaurer une gouvernance des ressources
- Workbench pour la standardisation des approbations et allocations de ressources
- Les planificateurs de scénarios "What-If" pour ajuster les ressources lorsque les choses changent
Au départ, l'ajout d'un autre outil logiciel peut sembler décourageant ou même irréalisable dans votre organisation en raison des budgets, du manque d'adhésion de la direction ou simplement parce que vous êtes trop occupé. Une question simple à se poser est "quel est le coût de NE PAS faire de gestion des ressources ?"
Pour en savoir plus sur la gestion des ressources de l'entreprise, téléchargez le livre blanc Vos ressources passent à travers les mailles du filet : Une approche plus intelligente de la prévision, de la gestion et de la responsabilité des ressources.
