Ressourcen sind das wertvollste Kapital eines Unternehmens, aber ich würde wetten, dass Ihr Ansatz zur Ressourcenverwaltung nicht funktioniert. Wenn Sie über Ihre Ressourcen oder Mitarbeiter nachdenken, können Sie diese Fragen sicher und genau beantworten?
- Ich weiß, woran sie arbeiten
- Sie arbeiten an den richtigen Dingen, zur richtigen Zeit
- Ihre Auslastung ist optimiert und sie werden mit höchster Effizienz ausgeführt
- Ich habe genügend Kapazitäten und die richtige Mischung von Fähigkeiten, um die angeforderte Arbeit auszuführen
- Ich kann meinen Ressourcenbedarf und Lücken 12 Monate im Voraus abschätzen
Ich vermute, dass Sie wahrscheinlich nicht alle diese Fragen beantworten können. In dieser Blogserie werden wir uns damit befassen, warum Ihr Ansatz zur Verwaltung von Ressourcen fehlerhaft ist und wie Sie sicherstellen können, dass sie nicht durch die Maschen fallen. Bei echtem Ressourcenmanagement geht es darum, Ihre Mitarbeiter durch den gesamten Lebenszyklus der Arbeit zu führen - von der Ideenfindung und Priorisierung über die Ausführung bis hin zur Messung des ROI. Sie müssen Tools einsetzen, die jede dieser Phasen unterstützen. Die meisten Unternehmen kommen mit einigen der Phasen gut zurecht, aber nicht mit allen von ihnen. Alles beginnt mit der Ressourcenplanung.
Das Hauptziel der Ressourcenplanung besteht darin, Prioritäten zu setzen und die Mitarbeiter so einzuteilen, dass sie zur richtigen Zeit an den richtigen Projekten arbeiten. Ohne die richtige Lösung oder den richtigen Prozess lassen sich Unternehmen von Politik, Meinungen und der "lautesten Stimme im Raum" beeinflussen, anstatt datengestützte Entscheidungen zu treffen. Ein datengesteuerter Ansatz erfordert manuelle Berechnungen, die durch Tabellenkalkulationen, zahlreiche Meetings und langwierige Analysen unterstützt werden, was ineffizient ist. Da dieser manuelle Aufwand eine Herausforderung darstellt, scheitern die meisten Unternehmen bei der effektiven Ressourcenplanung.
Ein weiteres Ziel der Ressourcenplanung sollte die Identifizierung und Prognose von Ressourcenlücken zur Erreichung der Unternehmensziele sein. Wenn Sie es richtig anstellen, sollten Sie in der Lage sein, proaktiv Budget- und Einstellungsanforderungen zu kommunizieren, die eine erfolgreiche Umsetzung genehmigter oder anstehender Projekte gewährleisten. Dies erfordert genaue Echtzeitdaten über den eingehenden Arbeitsbedarf und die zukünftige Ressourcenkapazität. Diese dynamischen Elemente ändern sich ständig und die meisten Unternehmen haben Probleme mit dem Zugang zu genauen Daten. Das Ergebnis ist, dass die Prognosen weniger vorhersehbar sind und mehr auf einem "Bauchgefühl" als auf umsetzbaren Informationen basieren.
Was ist also die Lösung?
Eine effektive Ressourcenplanung erfordert einen Echtzeit-Zugriff auf Daten, und die optimale Lösung sollte einen Teil des Prozesses automatisieren. Unternehmen, die eine Lösung implementieren möchten, sollten sich die Software project portfolio management (PPM) mit den folgenden Funktionen ansehen:
- Prädiktive Analytik für die Optimierung
- Dashboards für Ressourcenkapazität und -bedarf
- Sichtbarkeit der Ressourcen im gesamten Portfolio
Diese drei Hauptfunktionen helfen Ihnen dabei, einen effizienten Planungsprozess mit einem hohen Maß an Genauigkeit zu gewährleisten, eine angemessene Kommunikation auf allen Ebenen der Organisation zu ermöglichen (von der Geschäftsleitung bis hinunter zum PMO und den einzelnen Teammitgliedern) und schließlich eine unternehmensweite Sicht zu bieten, so dass keine Ressourcen unberücksichtigt bleiben.
Mit einem geeigneten Ressourcenplanungsprozess und einer entsprechenden Lösung sollten Unternehmen die folgenden gewünschten Ergebnisse anstreben:
- Erstellen Sie eine auf die Unternehmensziele abgestimmte Roadmap für Ihr Projektportfolio
- Maximierung der Ressourcen auf der Grundlage von Kapazitätsbeschränkungen
- Verbessern Sie die Beziehungen zu Ihren Geschäftspartnern und Ihre Glaubwürdigkeit
- Steigern Sie die geschäftliche Agilität und die Fähigkeit zur Lieferung
Sobald Ihr Unternehmen die oben genannten Ergebnisse erreicht hat, können Sie sicher sein, dass Sie die Ressourcen in die richtigen Bahnen lenken, so dass sie an den Geschäftszielen ausgerichtet bleiben vor sie mit der Ausführung beginnen.
Wenn Sie mehr über Enterprise Resource Management erfahren möchten, lesen Sie das Whitepaper Your Resources Are Falling Through The Cracks: Ein intelligenter Ansatz für Ressourcenprognose, -management und -verantwortung
Im nächsten Teil dieser Blogserie werden wir die Ausführung von Ressourcen und die Anpassung an Veränderungen behandeln.
