Les ressources sont l'atout le plus précieux d'une organisation, mais je parierais que votre approche de la gestion des ressources est défaillante. Lorsque vous pensez à vos ressources ou à votre personnel, pouvez-vous répondre avec confiance et précision à ces questions ?
- Je sais sur quoi ils travaillent
- Ils travaillent sur les bonnes choses, au bon moment.
- Leur utilisation est optimisée et ils s'exécutent avec la plus grande efficacité.
- J'ai la capacité suffisante et la bonne combinaison de compétences pour exécuter le travail demandé.
- Je peux prévoir mes besoins et lacunes en ressources 12 mois à l'avance
À mon avis, vous ne pouvez probablement pas répondre à toutes ces questions. Dans cette série de blogs, nous verrons pourquoi votre approche de la gestion des ressources est défaillante et comment faire en sorte qu'elles ne passent pas entre les mailles du filet. La véritable gestion des ressources consiste à gérer votre personnel tout au long du cycle de vie du travail - de la conception de l'idée et de la définition des priorités à l'exécution et à la mesure du retour sur investissement. Vous devez déployer des outils pour prendre en charge chacune de ces étapes. La plupart des organisations se débrouillent bien avec certaines des étapes, mais pas toutes. Tout commence par la planification des ressources.
L'objectif principal de la planification des ressources est d'établir des priorités et de programmer les personnes pour s'assurer qu'elles travaillent sur les bons projets au bon moment. Sans la solution ou le processus approprié, les organisations sont influencées par la politique, les opinions et la "voix la plus forte dans la pièce" plutôt que de prendre des décisions fondées sur des données. Adopter une approche axée sur les données nécessite de passer par des calculs manuels étayés par des feuilles de calcul, de nombreuses réunions et des analyses fastidieuses, ce qui est inefficace. Parce que cet effort manuel est difficile, la plupart des organisations ne parviennent pas à planifier efficacement leurs ressources.
Un autre objectif de la planification des ressources devrait être d'identifier et de prévoir les manques de ressources pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Si cela est bien fait, vous devriez être en mesure de communiquer de manière proactive les besoins en matière de budget et d'embauche, ce qui garantirait la bonne exécution des projets approuvés ou à venir. Cela nécessite des données précises et en temps réel de votre demande de travail entrant et de la capacité future des ressources. Ces éléments dynamiques changent constamment et la plupart des organisations ont du mal à accéder à des données précises. Il en résulte que les prévisions sont moins prévisibles et reposent davantage sur des "intuitions" que sur des informations exploitables.
Alors quelle est la solution ?
Une planification efficace des ressources nécessite un accès en temps réel aux données et la solution optimale devrait automatiser une partie du processus. Les organisations qui cherchent à mettre en œuvre une solution devraient s'intéresser à . Les logiciels de gestion de portefeuille de projets (PPM) offrent les fonctionnalités suivantes :
- Analyse prédictive pour l'optimisation
- Tableaux de bord pour la capacité et la demande de ressources
- Visibilité des ressources sur l'ensemble du portefeuille
Ces trois capacités principales vous aideront à garantir un processus de planification efficace avec des niveaux de précision élevés, à permettre une communication adéquate à tous les niveaux de l'organisation (de la direction générale au PMO et aux membres individuels de l'équipe), et enfin à fournir une vue d'ensemble de l'entreprise, de sorte qu'aucune ressource ne soit laissée de côté.
Avec un processus et une solution de planification des ressources appropriés, les organisations devraient s'efforcer d'atteindre les résultats souhaités suivants :
- Établir une feuille de route du portefeuille de projets alignée sur les objectifs de l'entreprise.
- Maximiser les ressources en fonction des contraintes de capacité
- Améliorer les relations avec les parties prenantes et la crédibilité de l'entreprise
- Augmenter l'agilité de l'entreprise et sa capacité de livraison
Une fois que votre organisation a atteint les résultats ci-dessus, vous pouvez être sûr que vous dirigez les ressources dans la bonne direction afin qu'elles restent alignées sur les objectifs de l'entreprise avant de commencer l'exécution .
Pour en savoir plus sur la gestion des ressources de l'entreprise, consultez le livre blanc Vos ressources passent à travers les mailles du filet : Une approche plus intelligente de la prévision, de la gestion et de la responsabilité des ressources
Dans la prochaine partie de cette série de blogs, nous couvrirons l'exécution des ressources et l'adaptation au changement.
