In den ersten beiden Beiträgen dieser Blogserie haben wir Ihnen gezeigt, wie ein großes Biotech-Unternehmen seine Schmerzpunkte und Geschäftsziele für seinen PPM-Umwandlungsprozess definiert hat und welche fünf Schritte es unternommen hat, um die Chancen der Umwandlung zu übertreffen. (Wenn Sie gerade erst einsteigen wollen, lesen Sie zuerst Teil eins und Teil zwei der Geschichte).
In diesem Beitrag gehen wir auf die unvorhergesehenen Herausforderungen ein, mit denen das PPM Transformation Team konfrontiert wurde, und wie es diese bewältigt hat.
Die größten Herausforderungen für das PPM Transformationsteam
Anfangs hatten die Teams das Gefühl, dass sie bereit waren und alle Vorbereitungskästchen abgehakt hatten - dann kam die Realität der Veränderung. Das PPM Transformationsteam hatte nicht damit gerechnet, wie viel Zeit das Implementierungsteam benötigen würde, um die Zusammenarbeit zu erlernen.
Am Anfang wurde viel "gestürmt". Es wurde deutlich, dass das Implementierungsteam zunächst organisatorisches Change Management benötigte, bevor der Wandel in der Organisation umgesetzt werden konnte.
Das PPM-Transformationsteam hat einige Vorarbeiten geleistet, um die Teams über organisatorisches Veränderungsmanagement zu informieren und so den Startschuss für die Nachrichtenübermittlung zu geben. Die Umsetzung zeigte eine Arbeitsweise auf und verdeutlichte das "Warum" und "Wie", mit dem sie diesen Wandel vollziehen würden. Von da an war das Implementierungsteam bereit, sich den Herausforderungen zu stellen, die mit der Umsetzung der Änderungen im gesamten Unternehmen verbunden waren.
Die meisten Veränderungen in Unternehmen gehen langsam vonstatten und bedürfen einer sorgfältigen Anleitung und einer umsichtigen, konsequenten Führung, um sich durchzusetzen.
Herausforderung: Fehlende Unterstützung durch die Geschäftsleitung
Ein großes Manko war, dass das Unternehmen anfangs nur begrenzte Unterstützung durch die Geschäftsleitung hatte, was zu interner Verwirrung im Unternehmen führte. Das PPM-Transformationsteam musste direkt um Unterstützung bitten, um die Zustimmung der Führungsebene zu erhalten; das wurde nicht vorausgesetzt!
Lösung: Die Schmerzpunkte der Stakeholder mit dem Transformationsprogramm in Einklang bringen
Das Transformationsteam verbrachte einige Zeit damit, die Geschäftsvision zu klären und mit den Führungskräften abzustimmen, indem es die Schmerzpunkte der Stakeholder mit dem Transformationsprogramm in Einklang brachte.
Es war besonders wichtig, die Ausrichtung der Geschäftswachstumsmodelle des Unternehmens auf die Transformation hervorzuheben. Das Hauptziel dieser Umstrukturierung war die Beseitigung von Silos: Das Aufbrechen funktionaler Silos, um die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern und die Sichtbarkeit zu erhöhen, indem gezeigt wurde, wie der neue PPM-Prozess und die Tools eine gemeinsame Technologieorganisation fördern würden.
Das PPM-Transformationsteam hatte auch noch nicht klar umrissen, wie es die Ergebnisse der Umstellung messen wollte. Daher arbeitete es mit den Führungskräften zusammen, um zu verstehen, wie diese Initiative mit anderen technologischen Messungen zusammenpasst.
Herausforderung: Der Bedarf an mehr Training
Eine weitere Herausforderung war das mangelnde Verständnis für die Ausbildung. Es wurde davon ausgegangen, dass das PPM Transformationsteam die Teams schulen würde und dass die Teams verstehen würden, wie man das System benutzt. Die Personalverantwortlichen wehrten sich und sagten, dass ihre Teams nicht genug geschult wurden und nicht genug verstanden, was für mich dabei herausspringt, um voll einzusteigen.
Lösung: Lunch & Learn-Sitzungen
Das PPM Transformationsteam begann, "Lunch & Learn"-Sitzungen zu veranstalten, in denen Themen/Schulungen/Prozesse vertieft wurden, die von der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern in den Umfragen zur Veränderung angesprochen wurden. Diese Übung war ursprünglich nicht als Veränderungstechnik geplant, aber sie wurde ein echter Gewinn! Es war eine kluge Entscheidung in der späten Phase der Implementierung, die für das PPM Transformationsteam auch nach der Implementierung zu einem regelmäßigen Rhythmus wurde.
Herausforderung: Fehlen spezifischer Anleitungen für den Übergang
Die nächste Herausforderung bestand darin, dass die Teams mehr Anleitung als erwartet benötigten, um zu wissen, wie der Übergang vom alten zum neuen System erfolgen sollte. Obwohl die geplante Schulung umfassend über die neue Arbeitsweise informierte, enthielt sie keine Hinweise auf individueller Ebene, wie die Umstellung zu bewerkstelligen war und wie sich die Veränderungen auf die tägliche Arbeit der einzelnen Personen auswirken würden.
Lösung: "Bürostunden" Sitzungen
Die Benutzerbasis umfasste mehr als 200 Personen, so dass dies nicht durch eine einfache E-Mail kommuniziert werden konnte. Das PPM Transformationsteam musste zusätzliche Sitzungen einplanen, um das "Warum" und "Wie" der Änderungen genauer zu erläutern. Diese Sitzungen konzentrierten sich auf den Aspekt des menschlichen Wandels, mit enger Interaktion mit den Personalmanagern.
Das PPM-Transformationsteam veranstaltete "Office Hour"-Sitzungen, in denen die Teilnehmer Fragen stellen und Bedenken bezüglich der Mitarbeiter, der Prozesse und der Technologie äußern konnten. Die Umsetzung wurde um einige Monate verschoben, so dass man sich erneut auf den Personalwechsel konzentrieren konnte. Das Team nutzte Umfragen, um besser zu verstehen, wann die Menschen bereit sein würden, die Änderungen in Betrieb zu nehmen.
Veränderung ist ein Prozess, und dieser Prozess hört nicht auf, wenn das System in Betrieb geht.
Einsicht ist 20/20
Andere kleinere Herausforderungen während der Umsetzung standen im Zusammenhang mit dem Wandel der Menschen und erforderten Aufmerksamkeit, um die Auswirkungen des Wandels zu bewältigen. Insgesamt wurden diese kleineren organisatorischen Herausforderungen schnell und mit der Unterstützung des Managements gemeistert.
Im Nachhinein konnte das Team feststellen, dass es auf seinen Instinkt hätte hören sollen und eine Empfehlung für die Auswirkungen der Änderungen auf die Mitarbeiter, die Prozesse oder die Technologie hätte abgeben sollen. Veränderung ist ein Prozess, der nicht aufhört, wenn das System in Betrieb geht.
Ergebnisse des organisatorischen Veränderungsmanagements
Als das Team bewies, dass die Leute bereit waren, gingen sie live! Es ging nicht darum, dass die Technologie oder der Prozess bereit waren, sondern darum, dass sie einstimmig (durch Umfragen belegt) bereit waren!
Die Ergebnisse für das organisatorische Veränderungsmanagement waren, dass wir langsam und beständig vorgingen, zuhörten und bei Bedarf nacharbeiteten. Das Implementierungsteam war sich darüber im Klaren, dass die Einführung nur langsam oder gar nicht vonstatten gehen würde, wenn wir den Wandel bei den Mitarbeitern nicht etabliert hätten.
Das PPM-Transformationsteam hat schon früh bei der Implementierung gezeigt, dass es uns gelingen muss, die Akzeptanz der Mitarbeiter und des Senior Managements zu erreichen, sonst würde es als Misserfolg gewertet. Das Biotech-Unternehmen erkannte vom ersten Tag an den Wert, weil es sowohl das Geschäft als auch die Technologie in das Gespräch einbezog, um die Vorteile der Transformation zu erkennen:
Beschleunigte Lieferung
Zweckmäßige, wiederholbare Projektmanagement-Lebenszyklusprozesse, die eine kontrollierte und effiziente Lieferung und die Anpassung an die Geschäftserwartungen fördern
Entscheidungen fast in Echtzeit
Eine einzige Quelle der Wahrheit für das Unternehmensportfolio und ganzheitliche Analysen mit Einblicken in alle Geschäftsbereiche, die schnelle, fundierte Entscheidungen ermöglichen
Gemeinsame Business & Technology Governance
Frühzeitiger Einblick in den Bedarf an Kommentaren und Planung sowie Ausrichtung und Priorisierung von Investitionen, um sicherzustellen, dass die Technologie-Teams zur richtigen Zeit an den richtigen Dingen arbeiten
Bessere Ergebnisse
Bessere Konzentration auf die Bereitstellung von Werten, wie sie von den Geschäftseinheiten wahrgenommen werden
Fundamente für die Zukunft
Vollständig integrierte Geschäftsprozesse und technisches Design, die bewiesen haben, dass ihr Ökosystem in der Lage ist, mit der Zeit zu expandieren und zu reifen. Das ultimative Ziel war eine interne Community of Practice als ein Technologieteam!
Die Strategie des Siegers: Ein Ansatz, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht
Bei einer perfekten Implementierung wird davon ausgegangen, dass die Menschen und die von ihnen genutzten Prozesse mit den technologischen Veränderungen Schritt halten - die Schulungen werden verstanden und die neuen Prozesse machen für die Menschen Sinn.
Die Realität sieht so aus, dass die meisten Veränderungen in Unternehmen langsam vonstatten gehen und eine sorgfältige Anleitung und eine durchdachte, konsequente Führung erfordern, damit sie sich durchsetzen. Es ist eine ständige Erinnerung daran, dass sich Organisationen nicht ändern - Menschen schon!
Rückblickend war das PPM Transformationsteam froh, dass es sich im Vorfeld die Zeit genommen hatte, über den Wandel der Mitarbeiter nachzudenken. Sie konzentrierten sich auf die Kommunikation, das Sponsoring durch die Geschäftsleitung, die Schulung der Personalmanager über ihre Rolle und die Unterstützung der einzelnen Mitarbeiter bei der Bewältigung der Veränderungen.
Es braucht Kreativität und Neugier, um den organisatorischen Wandel in jedem Unternehmen voranzutreiben, damit sich die Menschen wertgeschätzt fühlen und sich selbständig und in ihrer eigenen Zeit verändern können. Das ist es, was Sie brauchen, um die Chancen der Transformation zu übertreffen!
