In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit ist der Wert des PMO entscheidend.
PMOs sorgen nicht nur dafür, dass die laufenden Arbeiten und Projekte abgeschlossen werden, sondern sie operationalisieren auch den strategischen Plan. Maximaler PMO-Wert stellt sicher, dass die geleistete Arbeit mit der Unternehmensstrategie übereinstimmt. Dies hilft der Organisation, ihre gewünschten Ergebnisse und Initiativen zu erreichen.
Wenn Unternehmen den Stress des aktuellen Finanzklimas zu spüren bekommen, schauen sich die Führungskräfte die Ausgaben genau an. Selbst einst geschätzte Abteilungen können von Budgetkürzungen, aufgegebenen Projekten und Entlassungen bedroht sein.
Natürlich ist auch das PMO nicht immun. Aus diesem Grund muss das Unternehmen die Vorteile eines effektiven, modernen PMOs verstehen, das auch in schwierigen Zeiten einen Mehrwert erbringen kann.
Ein wirtschaftlicher Abschwung bedeutet nicht, dass es Zeit ist, in Panik zu verfallen. Das PMO ist ein wertvoller Aktivposten bei der Planung und Ausführung fundierter Entscheidungen in einem unberechenbaren Markt.
Wir zeigen Ihnen, warum Technologie wichtiger denn je ist, um Ihrem Unternehmen zu helfen, die wirtschaftliche Unsicherheit zu überstehen - und wie Sie den Wert des PMO und die Vorteile des Projektportfoliomanagements (PPM) maximieren können.
Befähigen Sie das PMO, einen größeren Wert für die Organisation zu schaffen
Es ist nicht immer offensichtlich, aber gerade in Krisenzeiten wird der Wert Ihres PMO deutlich.
Stellen Sie sich eine Zukunft in der Wirtschaft vor, in der es das PMO nicht mehr gibt. Die Auswirkungen wären unvorstellbar. Das liegt daran, dass die Stärken des PMO darin liegen, eine einheitliche Sichtlinie zu schaffen und die Realisierung von Vorteilen zu beschleunigen.
Mit anderen Worten: Moderne PMOs helfen dabei, turbulente Situationen zu meistern, in denen eine schnelle Entscheidungsfindung entscheidend ist.
Je nachdem, wie Ihr PMO funktioniert, könnten Sie immer noch in einem reaktiven Zustand feststecken. Aber mit der richtigen PPM-Lösung können Sie bequem in eine proaktivere Rolle wechseln. Auf diese Weise können Sie Unternehmensleitern aktuelle Einblicke und Szenarien liefern, die sie benötigen, um fundierte strategische Entscheidungen zu treffen die das Unternehmen voranbringen.
Nachfolgend finden Sie drei Möglichkeiten, wie Sie den Wert Ihres PMOs unter Beweis stellen können, auch bei wirtschaftlicher Unsicherheit.
Und alles beginnt damit, dass Sie Ihre Denkweise ändern.
1. Eine moderne Denkweise annehmen
Der erste Schritt zum Aufbau Ihres Rufs als wertvoller strategischer Partner ist eine flexible Einstellung und kontinuierliche Weiterentwicklung.
Das kann sich überwältigend anfühlen - vor allem, wenn Sie daran gewöhnt sind, auf eine bestimmte Art und Weise zu arbeiten, die auf Strenge und Kontrolle angewiesen ist, um Erfolg zu haben.
Aber wenn Sie Flexibilität einführen, schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, dass Ihr Team bessere Arbeit leistet - und zwar schneller als zuvor.
Lösen Sie sich von einem Führungsstil, bei dem die Teammitglieder ständig um die Genehmigung von Ergebnissen bemüht sind. Versuchen Sie stattdessen, „gerade genug“ Struktur zu schaffen und die Governance zu straffen, damit Teams und „Teams of Team“ ihre Arbeit effizient erledigen können.
Wichtig ist auch, dass Sie Ihre Beziehungen außerhalb von PMO anpassen. Stellen Sie sicher, dass Sie starke Partnerschaften mit internen und externen Interessengruppen aufbauen. Der Schlüssel zu diesen Partnerschaften liegt darin, ein tiefes Verständnis für die Ziele der Interessengruppen und ihre Gesamtvision zu entwickeln.
Auf diese Weise können Sie selbstbewusst in Echtzeit auf die Bedürfnisse des Unternehmens reagieren - auch wenn sich diese Bedürfnisse und Prioritäten ändern.
Dieses Maß an Anpassungsfähigkeit ist unerlässlich, um mit der Geschwindigkeit des Geschäftslebens Schritt zu halten, insbesondere wenn die Branchen unter wirtschaftlichem Druck stehen.
2. Werden Sie ein agiles PMO (wie in... Business Agility!)
Dies ist wichtig, um den Wert des PMO zu maximieren. Die Einführung agiler Methoden für eine größere Anpassungsfähigkeit im Portfoliomanagement (nicht nur bei der Arbeitsausführung) ermöglicht es Ihrem Unternehmen, durch Zeiten der Unsicherheit zu navigieren. Dies sind Zeiten, in denen sich die Anforderungen der Industrie und des Unternehmens ständig ändern.
- Verzichten Sie auf die jährliche Planung zugunsten kürzerer Planungs- und Ausführungszyklen
- Überdenken Sie bestehende Prozesse, die zu starr sind und wenig Raum für Flexibilität lassen
- Geben Sie den Teams die Freiheit, so zu arbeiten, dass sie schnell und konsistent Ergebnisse liefern können.
Ein PMO, das agil denkt, wird kurze Sprints der Jahresplanung vorziehen. Diese Sprints dauern in der Regel zwischen zwei Wochen und ein paar Monaten.
Sprints geben Ihnen die Flexibilität, sich zu drehen und schnelle Entscheidungen zu treffen, um Änderungen von der Lieferungsebene aus, aber auch von oben nach unten durch strategische Drehungen zu berücksichtigen.
Dasselbe gilt für die Unterstützung verschiedener Arbeitsleistungen. Hybride, agile und iterative Arbeitsmethoden verhindern, dass Teams in festen Plänen gefangen sind.
Die agile Denkweise ist besonders wichtig in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit, wenn Pläne geändert werden müssen, um sie an die aktuelle Realität anzupassen.
3. Werden Sie der strategische Berater Ihrer Organisation
Der nächste Schritt zur Maximierung des PMO-Wertes besteht darin, dass Sie zum strategischen Motor Ihres Unternehmens werden.
Das PMO sollte eine wesentliche Rolle dabei spielen, den Erfolg des Change Managements in Ihrem Unternehmen zu sicherzustellen. Sie leisten einen wertvollen Beitrag, indem sie Teams schulen, coachen und anleiten, so dass sie besser in der Lage sind, sich an rasche Veränderungen im Unternehmen anzupassen - vor allem, wenn das Unternehmen auf die wirtschaftliche Lage reagiert.
Sobald Sie moderne und agile Arbeitsmethoden eingeführt haben, werden Sie Ihre laufende Arbeit mit der übergeordneten Vision und Strategie Ihres Unternehmens verbinden wollen. Tun Sie dies, indem Sie:
- Verfolgen Sie jedes Ihrer Programme, Projekte und Arbeiten im Hinblick auf die wichtigsten Ziele des Unternehmens. Messen Sie dann Ihre Fortschritte an den Ergebnissen, die Sie zu erreichen hofften
- Nutzung von Just-in-Time-Entscheidungen durch Rationalisierung der Methoden zur Erfassung, Verarbeitung und Übermittlung genauer und aktueller Daten und Erkenntnisse über Ihre Portfolios
- Die Suche nach der richtigen PPM-Lösung, die Ihnen hilft, den Fortschritt Ihrer Arbeit sowie Risiken und Abhängigkeiten, die den Fortschritt blockieren könnten, in Echtzeit zu verstehen
Dies wird den Wert Ihres PMOs erhöhen, da Sie in der Lage sind, die Bedürfnisse der Geschäftsleitung besser zu erkennen. Wenn Sie die Berichte und Analysen verstehen, können Sie Szenarien und Einblicke erstellen, die für die Anpassung an veränderte Pläne und Störungen erforderlich sind. Dies wird den Führungskräften helfen, besser informierte Entscheidungen zu treffen.
Eine effektive PPM-Lösung ( ) steigert den Wert Ihres PMO. Führen Sie die Führungskräfte durch eine Bewertung Ihrer Projekte und Portfolios und setzen Sie Prioritäten für die laufende Arbeit auf der Grundlage des Wertes, den sie für das Unternehmen hat.
Lassen Sie uns den Wert des PMO in der realen Welt betrachten. Ein führendes Cloud Computing-Unternehmen hat sich von unflexiblen Produktivitätswerkzeugen wie Tabellenkalkulationen und Präsentationsfolien für die Berichterstattung verabschiedet.
Sie optimierten ihre Nutzung der marktführenden PPM-Lösung von Planview, um eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen. Dies verbesserte die Entscheidungsfindung der Führungskräfte und half den Führungskräften dabei, Herausforderungen zu erkennen und zu überwinden, die ihre Werterbringung beeinträchtigen.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um den größten Nutzen aus dem PMO zu ziehen
In Zeiten der Ungewissheit sollte das Leistungsversprechen Ihres PMO am deutlichsten sein.
Kosten zu senken, um heute zu sparen, mag zwar eine gute Idee sein, aber es könnte Sie später teuer zu stehen kommen. Das PMO aufzulösen oder kritische Technologien wie Projektportfoliomanagementlösungen zu streichen, ist eine kurzsichtige Lösung. Eine, die sich in unvorstellbarer Weise negativ auf Ihr Unternehmen auswirken könnte.
Jetzt ist der Zeitpunkt, an dem Ihr PMO die größte Chance hat, sich zum strategischen Werttreiber in Ihrem Unternehmen zu entwickeln. Indem Sie sich schnell an Veränderungen anpassen und Projekte an der Unternehmensvision und den Unternehmenszielen ausrichten, beweisen Sie den Wert des PMO und helfen Ihrem Unternehmen, den Sturm zu überstehen.
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