Dans de nombreuses entreprises, les chefs de projet et les gestionnaires de ressources s'assoient chaque semaine dans un... ennuyeux réunion productive pour discuter des ressources nécessaires aux différents projets, et obtenir un accord sur l'affectation des ressources. Cela se fait généralement sur la base des informations recueillies dans les feuilles de calcul que les chefs de projet et les gestionnaires de ressources établissent et partagent. Bien entendu, si les chefs de projet disposent d'un système de gestion de projet, ils saisissent alors dans ce système toutes les informations sur lesquelles ils se sont mis d'accord. Du moins, c'est la théorie.
Cependant, dans ce modèle, les risques d'erreurs sont nombreux et, bien entendu, il n'est pas "gouvernable". Il est très difficile de s'assurer que les règles et les politiques de l'entreprise sont réellement suivies puisque tout se fait par le biais de feuilles de calcul, de conversations et d'appels téléphoniques, le tout en dehors du système. Ce type de gouvernance repose sur la confiance que les gestionnaires de ressources ont dans les gestionnaires de projet pour faire ce qu'il faut.
Mais lorsque les gestionnaires de ressources ont besoin de savoir où leurs ressources sont affectées, pour des raisons de budget, d'efficacité ou d'agilité, il faut regarder dans chaque projet pour voir les affectations. En résumé, si vous êtes un gestionnaire de ressources, il est assez facile de perdre le fil de ce sur quoi vos ressources travaillent. En fait, nous l'entendons fréquemment de la part de nos clients. Les chefs de projet ont besoin de ressources pour exécuter leurs projets, mais les ressources travaillent pour d'autres personnes, qui n'ont pas besoin de connaître tous les détails des projets, juste ce sur quoi leurs collaborateurs travaillent.
Nous sommes heureux de présenter une version révisée de l'atelier des ressources qui permet aux gestionnaires de ressources de voir non seulement ce sur quoi leurs ressources travaillent, mais aussi à quel point elles sont utilisées. Ainsi, toutes les parties prenantes du projet - chefs de projet, gestionnaires de ressources et direction - peuvent voir et communiquer des informations basées sur les mêmes données. Cela permet également aux gestionnaires de ressources d'aider directement à doter les projets en fonction des ressources dont ils disposent, et d'utiliser les demandes des gestionnaires de projets pour affecter les ressources en conséquence. Gagnant-gagnant.
En fin de compte, cela signifie non seulement moins de ces réunions hebdomadaires tant appréciées où les chefs de projet et les gestionnaires de ressources doivent se réunir et comparer des feuilles de calcul, mais tout est accessible au sein de l'outil - dans notre cas, le système de gestion de projet Innotas - de sorte que les risques d'erreurs sont considérablement réduits, et le niveau de transparence et de gouvernance est beaucoup plus élevé.
