Der folgende Inhalt basiert auf dem Whitepaper "Bigger Than a Breadbox: 10 Tips for Better Project Estimates, Part 2," geschrieben von Jerry Manas. Damit Sie es bequem lesen können, haben wir beschlossen, ihm hier im Blog ewiges Leben einzuhauchen.
In den ersten drei Teilen dieser Serie haben wir die negativen Auswirkungen von Problemen bei der Projektkalkulation erörtert, ein Problem, das so gut wie jedes Unternehmen unabhängig von seiner Größe oder seinem Reifegrad betrifft, wie z.B. verpasste Marktfenster, Gewinneinbußen und "unsichtbare Killer" wie Apathie und Stress der Mitarbeiter.
Diese Probleme sind oft nicht darauf zurückzuführen, dass die Projektmanager nicht in der Lage sind, Schätzungen vorzunehmen - es handelt sich in der Regel um ein Problem des zugrunde liegenden Prozesses. Wenn Ihr Prozess fehlerhaft ist, ist es schwer, voranzukommen und die notwendigen Änderungen vorzunehmen, die die unmittelbaren Auswirkungen einer schlechten Schätzung ausgleichen: Umfangsvergrößerung, Meilensteinverschiebung, Unter- und Überauslastung von Ressourcen und ähnliches.
In den Teilen 1-3 dieser Serie haben wir die folgenden Themen behandelt:
- Genauigkeit versus Timing
- Umgang mit Unsicherheit - Traditionelle und agile Ansätze
- Überlegungen zur Kapitalplanung
- Verschiedene Methoden für die Erstellung von Schätzungen
- Schätzungen der Mitwirkenden, Earned Value und Earned Schedule
Bevor wir fortfahren, können Sie die Themen nachholen, die Sie vielleicht verpasst haben, indem Sie auf die Links oben klicken oder die Liste der Serien durchgehen:
- Teil 1: Verbessern Sie Ihre Projektschätzungen und entkommen Sie dem Krisenmodus
- Teil 2: Bei der Verbesserung von Projektschätzungen geht es um die Richtung
- Teil 3: Methoden der Projektabschätzung
In den verbleibenden Teilen dieser Serie werden wir uns mit folgenden Themen befassen:
- Planung für Ressourcen
- Schätzungen, die das Risiko mindern
- Das Megaprojekt
- Verwendung von Mehrpunkt-Schätzungen
- Wenn trotzdem schlimme Dinge passieren (und das tun sie)
Und mehr...
Mit den Werkzeugen, Überlegungen und Prozessrichtlinien, die in dieser Serie vorgestellt werden, kann Ihr Unternehmen damit beginnen, einen immerwährenden und schwerwiegenden Schmerzpunkt ganzheitlich anzugehen und sollte einen positiven Welleneffekt bemerken, da die Arbeit zielgerichteter und zielorientierter wird. Lassen Sie uns mit Tipp Nummer sechs beginnen: Planung der Ressourcen.
Tipp 6: It's the People, Stupid (Schätzungen und Ressourcenverfügbarkeit)
"Viele Unternehmen denken, dass sie ein Problem mit der Ressourcenverwaltung haben, während sie in Wirklichkeit ein Problem mit der Priorisierung der Nachfrage haben.
Unabhängig von der Strenge Ihrer Schätzungsmethode oder Ihres Ansatzes wird sich Ihre Schätzung als ungenau erweisen, wenn Ressourcen unerwartet von Projekten abgezogen werden oder aus irgendeinem Grund nicht verfügbar sind. Aus diesem Grund ist es wichtig, bei der Schätzung der Dauer die Verfügbarkeit von Ressourcen zu berücksichtigen.
Ein Projektmanager kann sicherlich eine anfängliche "beste Schätzung" der Aufgabendauer eingeben, aber nach der Zuweisung von Ressourcen muss die Dauer auf der Grundlage des geschätzten Aufwands und der Verfügbarkeit der Ressourcen überprüft werden. Wie bereits erwähnt, erfordert dies die Zusammenarbeit zwischen Projekt- und Ressourcenmanagern. Es könnte auch bedeuten, dass alternative Ressourcen benötigt werden. Diese alternativen Ressourcen können teurer, weniger kompetent oder beides sein, so dass eine negative Auswirkung auf den Zeitplan und/oder das Budget in jedem Fall möglich ist.
Wenn das Projekt aufgrund mangelnder Ressourcenverfügbarkeit ins Stocken gerät, kann dies auch andere Auswirkungen auf das Budget haben, z. B. höhere Lieferantenpreise oder Vertragsstrafen.
Es gibt auch Projekte, die man nicht verpassen darf: Projekte, deren Abgabetermin aufgrund von Marktanforderungen, Vorschriften oder anderen Gründen ein fester Termin ist, der nicht verpasst werden darf. In diesem Fall besteht das Ressourcenproblem oft darin, dass Mitarbeiter von anderen Projekten auf dieses Projekt umgeschichtet werden, und diese Projekte werden dann in den Mittelpunkt dieser Prüfung gestellt.
Es ist klar, dass die Verfügbarkeit von Ressourcen und ihre Auswirkungen bei der Schätzung der Dauer berücksichtigt werden müssen. Auf Vorbehalte und Risiken sollte deutlich hingewiesen werden. Auch die richtigen Ressourcen sollten Sie in Betracht ziehen, denn nicht alle Ressourcen sind gleich.
Und wenn Aufgaben aufgrund von Problemen mit der Ressourcenverfügbarkeit ins Stocken geraten und verschoben werden müssen, wird es wahrscheinlich zu Konflikten mit anderen Projekten kommen, die dieselben Ressourcen zu dem Zeitpunkt benötigen, zu dem Sie sie brauchen. Das Risiko, sich aufgrund falscher Annahmen über die Verfügbarkeit von Ressourcen zu irren, besteht also nicht nur darin, dass sich ein Projekt verzögert, sondern dass möglicherweise ein ganzes Portfolio ins Chaos gestürzt wird.
Deshalb ist die Priorisierung der Nachfrage so wichtig, um zu verhindern, dass die Ressourcen ständig umgeschichtet werden. Die Priorisierung der Nachfrage hat einen tiefgreifenden Einfluss auf die Projektkalkulationen, und dieser Zusammenhang wird oft zu wenig beachtet. Viele Unternehmen denken, dass sie ein Problem mit der Ressourcenverwaltung haben, während sie in Wirklichkeit ein Problem mit der Priorisierung der Nachfrage haben.
Fortsetzung folgt...
Im nächsten Teil dieser Serie werden wir uns mit den Tipps 7-9 befassen: Schätzungen, die das Risiko mindern, das Megaprojekt und die Verwendung von Mehrpunktschätzungen. Besuchen Sie auch www.planview.com und erfahren Sie mehr darüber, wie unsere Lösungen Ihnen helfen können, Ihre Projektkalkulationen zu verbessern.
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