In den letzten Jahren haben Project Management Offices (PMOs) intern eine schlechte Presse bekommen.
Viele Mitarbeiter betrachten PMOs mit Verachtung, da sie sie für unnötige Aufblähung halten. Für sie scheint das PMO nur eine endlose Anzahl von Diashows zu erstellen, in denen über die Geschäftsstrategie gesprochen wird und die Schritte beschrieben werden, die das Unternehmen unternehmen wird, um seine Ziele zu erreichen. Der Zweck, so scheint es, endet hier.
Aus diesem Grund bezeichnen immer mehr Unternehmen die PMOs nicht mehr als PMOs. Zu den Ersatzmarken, die in den letzten Jahren entstanden sind, gehören die Büro für Unternehmensumwandlung und das Büro für Strategieplanung.
Warum PMOs einen schlechten Ruf haben
PMOs haben oft einen schlechten Ruf, weil sie eine für die Organisation nicht greifbare Unterstützung bieten. Viele Führungskräfte sind der Meinung, dass PMOs viel Zeit und Budget verschlingen und dass es viel zu lange dauert, bis sie einen echten Nutzen bringen.
Darüber hinaus gibt es noch eine Reihe anderer vermeintlicher Probleme, die den Ruf vieler PMOs trüben. Lassen Sie uns sechs von ihnen kurz betrachten.
1. Ein übermäßig aufwändiger Prozess
Es ist nicht ungewöhnlich, dass PMOs von jedem Projekt - selbst von den einfachsten - verlangen, dass es einem präzisen Plan folgt und umfangreiche Berichte erstellt werden, auch wenn beides für den Erfolg nicht wirklich erforderlich ist. In vielen Fällen kann die Nichteinhaltung dieser Richtlinien ein Projekt von vornherein zum Scheitern bringen oder zumindest die Beteiligten dazu verpflichten, zusätzliche Unterlagen einzureichen.
2. Keine Verbindung zur Strategie
Oft ist es scheinbar unmöglich, eine Verbindung zwischen den Aktionen des PMO und der allgemeinen Unternehmensstrategie herzustellen. Aus diesem Grund wandeln immer mehr Unternehmen ihre PMOs in strategische Führungsabteilungen um, die die Unternehmensziele klar formulieren, damit alle Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird und warum.
3. Unzureichende Werkzeuge
Wenn sich ein Unternehmen für das falsche Tool entscheidet und es die Dinge verkompliziert - oder wenn sich das Unternehmen für das richtige Tool entscheidet und das Tool im Unternehmen keine breite Akzeptanz findet, weil es intern nicht gut verkauft wird - dann wird das PMO möglicherweise eher als Feind und weniger als Freund angesehen.
4. Eine Führungskraft, die Lippenbekenntnisse abgibt, anstatt zu führen
Ein PMO-Leiter ist mehr als ein glorifizierter Projektmanager. Ohne die richtige Führungspersönlichkeit an der Spitze des PMO wird die Einheit ihr volles Potenzial mit ziemlicher Sicherheit nicht ausschöpfen können und stattdessen als eine zusätzliche Ebene der Bürokratie angesehen werden.
5. Eine Kultur, die sich dem Wandel widersetzt
Viele Mitarbeiter sind auf ihre Gewohnheiten festgelegt. Das ist kein Geheimnis. Wenn sich die Kultur dem Wandel widersetzt und es dem Management nicht gelingt, ein PMO intern zu vermarkten, wird die Einführung verzögert.
6. Mangelnde Sichtbarkeit innerhalb des definierten Geltungsbereichs der Einbeziehung
PMOs, die keinen Einblick von oben nach unten in die von ihnen betreuten Projekte gewähren, erweisen sich selbst einen Bärendienst. Wie können Sie erwarten, dass die Teammitglieder das Versprechen eines PMOs annehmen, wenn sie im Dunkeln gelassen werden?
Da Sie nun einige der Hauptgründe kennen, warum der Begriff "PMO" in den letzten Jahren zu einem Schimpfwort geworden ist, wollen wir uns nun der Frage zuwenden, wie Software den PMOs helfen kann, sich neu zu positionieren und zu einem wichtigen Bestandteil des Unternehmens zu werden.
Wie Software PMOs helfen kann, ihr volles Potenzial auszuschöpfen
Die gute Nachricht ist, dass PMOs durch Investitionen in die richtigen Softwarelösungen diese Hindernisse umgehen und sich als hilfreicher und unverzichtbarer Teil der Organisation etablieren können.
Zum Beispiel, Daptiv PPM ermöglicht es PMOs, mit anpassbaren Projektarbeitsbereichen mehrere Arten von Arbeiten zu verwalten und zu überwachen und gleichzeitig alle PPM-Daten in einer einzigen Wahrheitsquelle zusammenzuführen. Mit Daptiv können Sie Ihre PPM-Prozesse dank der integrierten Flexibilität und Konfigurierbarkeit des Tools anpassen und weiterentwickeln.
Werfen wir einen Blick auf einige der Möglichkeiten, wie Daptiv PMOs dabei hilft, die Herausforderungen zu meistern, die einige der anderen Abteilungen behindern.
1. Strategie und Ausführung aufeinander abstimmen
Wenn Sie mehr Einblick in Ihr Portfolio haben, ist es einfacher, Projektideen danach auszuwählen, wie sie mit Ihrer Geschäftsstrategie übereinstimmen und welche Auswirkungen sie auf Ihren Betrieb haben werden. Daptiv bietet Ihnen einen vollständigen Überblick über die Ressourcen Ihres Unternehmens und die nötige Anpassungsfähigkeit, um ein Portfolio aufzubauen, das auf Ihre Ziele abgestimmt ist und Ihnen hilft, diese zu erreichen.
2. Sehen Sie alle Arten von Arbeiten an einem Ort
Im Zeitalter verteilter Teams, SaaS-Lösungen und Datensilos ist es für ein durchschnittliches Unternehmen schwieriger denn je, einen umfassenden Einblick in alle Daten und Projekte zu erhalten, die gleichzeitig laufen. Mit dem richtigen Tool erhält Ihr Team einen vollständigen Überblick über jedes Projekt, das Ihr PMO betreut. So können Sie noch leichter sicherstellen, dass die Ressourcen effektiv zugewiesen und die Projekte richtig priorisiert werden.
3. Agil agieren
In der Welt des PMO ist Agilität wichtiger als je zuvor. Mit einem Tool wie Daptiv, das Ihr PMO antreibt, agil zu werden ist einfacher als Sie vielleicht denken. Die Teams sind in der Lage, die benötigten Informationen zu finden und auf Veränderungen zu reagieren, sobald diese eintreten. So kann Ihr Team seine PPM-Prozesse weiterentwickeln und anpassen, um die von Ihnen gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Ist Ihr PMO so produktiv und gut angenommen, wie es sein sollte?
Wenn nicht, ist es vielleicht an der Zeit, darüber nachzudenken, wie taktische Softwarelösungen Ihrem Unternehmen helfen können, Ihr PMO in einem positiven Licht zu sehen. Um mehr darüber zu erfahren, wie Software Ihr PMO verändern kann, Sehen Sie sich das an.
