Software für die Nachfragesteuerung hilft Unternehmen, die Produktivität zu steigern, Engpässe zu verringern und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Es kann die Art und Weise verändern, wie Unternehmen Projekte planen und durchführen.
Aber die Sache hat einen Haken. Wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie diese Technologie nutzen können, hat es keinen Sinn, sie zu implementieren. Bei all der Zeit und den Ressourcen, die Unternehmen in neue Software investieren, stoßen sie oft auf eine ähnliche Herausforderung - den Widerstand gegen Veränderungen von innen.
Wir werden uns ansehen, wie der PMO Delivery Lead eines globalen Telekommunikationsunternehmens erfolgreich eine Demand Management Software implementiert hat. Sie lernen drei Best Practices kennen, mit denen Sie den Erfolg Ihrer Change Management-Reise verbessern können.
Der Weg zur erfolgreichen Implementierung
This leading telecommunications company has more than 105.000 employees and contractors, which are operating across 21 different countries. Members of the Group IT Service and Technology department respond to around 134 monthly demands – and can have up to 250 active projects at any given time.
Abgesehen von Tabellenkalkulationen, Notizen und E-Mails verfügten ihre Teams über keine standardisierte Lösung zur Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe.
Wir brauchten eine Möglichkeit, die Nachfrage während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten und transparent zu machen", erinnert sich der PMO Delivery Lead für Group IT Services and Technology. Wir wollten auch die Vereinfachung und Produktivität vorantreiben, indem wir den Zeitaufwand für Berichterstattungsbesprechungen und für die Ausarbeitung der Projektabläufe reduzieren.
PMO Delivery Lead, Global Telecom Leader
Das Unternehmen wandte sich an Planview Planview AdaptiveWorkTM auf der Suche nach einer Software für das Bedarfsmanagement, die die Verwaltung des Projektportfolios verbessern würde. Doch zunächst mussten sie bei der Einführung der Lösung eine große Hürde überwinden. Sie mussten die Teams davon überzeugen, es zu übernehmen.
Laut der Harvard Business Review scheitern etwa drei Viertel der Bemühungen um organisatorische Veränderungen. Einer der häufigsten Faktoren für das Scheitern von Veränderungsbemühungen ist das Versäumnis, sich zu beteiligen.
Der Leiter des PMO erkannte die Notwendigkeit, dass die Mitarbeiter die entscheidenden Änderungen in der Arbeitsweise des Unternehmens mittragen. Wenn Sie sich in diesem Punkt irren, könnte dies zu einer Welle der Ablehnung oder Skepsis gegenüber der Änderung und ihrem Wert führen.
Hier erfahren Sie, wie sie die Teams im gesamten Unternehmen dazu gebracht hat, in die Bedarfsmanagement-Software zu investieren.
1. Demonstrieren Sie den Wert der Lösung
Nein zur Veränderung zu sagen ist einfach.
Die Zustimmung zu einer Veränderung bedeutet mehr Arbeit. Deshalb sträuben sich so viele in einer Organisation gegen Veränderungen, selbst wenn es sich um eine großartige Initiative oder eine innovative Idee handelt.
Wenn Sie den Wandel vorantreiben, ist es wichtig, dass Ihre Zielgruppe weiß, warum sie sich für Ihr Angebot interessieren sollte. Das PMO hat sich die Zeit genommen, den Teams die Vorteile dieser Änderung zu vermitteln und diese Vorteile auf ihre jeweiligen Rollen zuzuschneiden.
"Wir haben Schulungssitzungen auf der Grundlage der verschiedenen Aufgabenbereiche zusammengestellt, um die Benutzer einzuführen und sie durch die Funktionen zu führen", so der PMO Delivery Lead.
Sie und ihr Team haben auch kurze Videos mit Anleitungen zur Durchführung bestimmter Aktivitäten erstellt. In diesen Videos geht es darum, wie Sie Kapazitäten effektiv verwalten und den Lebenszyklus der Nachfrage besser verfolgen.
Diese Ressourcen halfen den Teammitgliedern, sich an die Verwendung der Bedarfsmanagement-Software zu gewöhnen, und zeigten gleichzeitig, welchen Wert Planview Planview AdaptiveWork für das Unternehmen hat.
Der Hauptnutzen bestand darin, die Transparenz zu verbessern und die Entscheidungsfindung innerhalb des Unternehmens zu fördern - insbesondere im Hinblick auf das Verständnis der wichtigsten Risiken und Probleme sowie die Priorisierung der Arbeit für die technischen Teams.
PMO Delivery Lead, Global Telecom Leader
2. Holen Sie sich Unterstützung in der gesamten Organisation
Als Nächstes rekrutierte die Abteilung Freiwillige aus jedem Geschäftsbereich und bat sie, einen Befürworter für die Lösung zu stellen. Diese Champions waren verantwortlich für:
- Schaffung offener Kommunikationswege zwischen Group IT Service and Technology und anderen Abteilungen.
- Bereitstellung von Updates und Weitergabe von Informationen an ihre Kollegen.
- Übermittlung von Feedback, Fragen und Anliegen aus ihren Abteilungen an Group IT Service and Technology.
Wir haben festgestellt, dass es wichtig ist, frühzeitig die Meinung der Hauptnutzer einzuholen. Also baten wir sie, den Teams Informationen über einige der Fähigkeiten und Funktionen zu geben, die das Tool bieten würde. Und sie sollten uns auch Feedback geben, um sicherzustellen, dass wir die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllen.
PMO Delivery Lead, Global Telecom Leader
Die Strategie, Champions zu rekrutieren , hat außerordentlich gut funktioniert. Die Champions sorgten dafür, dass ihre Teams den Wert der Bedarfsmanagement-Software verstanden und sich bei der Nutzung wohl fühlten.
3. Incentivieren Sie Ihre Change Management-Reise
Eine natürliche Reaktion auf den Widerstand der Mitarbeiter ist es, einfach neue Regeln und Strafen zu verhängen. Diese Strategie birgt jedoch die Gefahr, eine falsche Botschaft zu vermitteln und dadurch langfristige Reibungsverluste zu verursachen.
Der PMO Delivery Lead hat verstanden, dass es effektiver ist, einen Anreiz zu schaffen, den Veränderungsprozess zu unterstützen, als starre Regeln aufrechtzuerhalten und diejenigen zu bestrafen, die sich widersetzen. Also führte sie Marketingkampagnen durch, um über die Implementierung von Planview AdaptiveWork zu informieren. Sie verteilte sogar Aufkleber, Schlüsselbänder und Informationsbroschüren im gesamten Unternehmen, um die Mitarbeiter zu ermutigen, an den vom Unternehmen gesponserten Informationsveranstaltungen zum Mittagessen teilzunehmen.
"Wir haben während des gesamten Prozesses ein Gewinnspiel mit Preisen veranstaltet, um die Leute zur Teilnahme an den Anrufen zu bewegen. Wir haben ihnen zusätzliche Preise gegeben, wenn sie in ihren monatlichen Teambesprechungen eine Präsentation über das Kommende hielten", sagte der PMO Delivery Lead. "Ich denke, das war das Effektivste, was wir getan haben, um allen Nutzern zu helfen, die Reise zu begleiten und zu verstehen, was vor sich geht."
Anreize sind eine der wichtigsten Verbindungen zwischen Menschen und Veränderungen. Das Ziel bestand nicht darin, die Einhaltung von Vorschriften zu erzwingen, sondern die Mitarbeiter zu neuen Erfahrungen zu bewegen, die das Interesse und die Begeisterung für das Neue fördern.
Planview Planview AdaptiveWork ist definitiv zum Zentrum unserer Organisation geworden. Und dieser Erfolg wäre ohne die Zustimmung der Bevölkerung nicht möglich gewesen.
PMO Delivery Lead, Global Telecom Leader
Haben Sie einen Plan für Ihre Change Management-Reise
Dieses führende Telekommunikationsunternehmen bemühte sich, Teams zu schulen und die Vorteile der Einführung von Planview Planview AdaptiveWork als Software für das Nachfragemanagement zu demonstrieren.
Das Ergebnis? Ein gestraffter Bedarfslebenszyklus mit erhöhter Transparenz, besserer Berichterstattung über Ressourcen und Kapazitäten und verbesserter Entscheidungsfindung bei der Priorisierung der Arbeit. Wenn Sie einen ähnlichen Prozess befolgen, können Sie die Unterstützung erhalten, die Sie für die Umsetzung von Veränderungen in Ihrem Unternehmen benötigen.
Sehen Sie sich unsere On-Demand-Demo an und erfahren Sie, wie Planview Planview AdaptiveWork Ihrem Unternehmen helfen kann, die Projektergebnisse zu maximieren.
