Die Visualisierung dessen, was Sie jetzt tun, wird weitgehend als einer der ersten Schritte auf dem Weg zu Kanban oder Lean angesehen. Selbst der Beginn mit einfachen To Do, Doing und Done Lanes auf einem Planview AgilePlace Board wirkt Wunder. Die Leute wissen, welche Arbeit gerade "passiert" und wie der aktuelle Stand ist. Sie verstehen die Arbeitsabläufe und die Reihenfolge der Aktionen, um die Dinge zu erledigen.
Diese Transparenz - ein wichtiges Ergebnis der Visualisierung von Arbeit - ist jedoch nur der Ausgangspunkt.
Was die meisten Teams wirklich anstreben, ist Geschwindigkeit. Es stellt sich also die Frage: Welche Schritte muss ein Team unternehmen, um von einer einfachen Visualisierung zu einer kontinuierlichen, schnellen Wertschöpfung zu gelangen?
Tipps für die Gestaltung Ihres Planview AgilePlace Boards für Geschwindigkeit
Verstehen Sie Ihr "Was" und "Wie"
Ob Sie ein neues Planview AgilePlace-Board erstellen oder Änderungen an einem bestehenden Board vornehmen, werfen Sie einen Blick auf das "Wie" und das "Was". Es ist wichtig, diese im Vorfeld zu unterscheiden, damit Sie, wenn es an der Zeit ist, nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen, auch die richtigen Inputs berücksichtigen können.
Wenn Sie ein Planview AgilePlace-Board konfigurieren, stellt das Wie - oder die Aktionen - die Lanes oder Prozessschritte in Ihrem Fluss dar, z.B. Erstellen, Prüfen, Zusammenführen, Bereitstellen, Freigeben. Es kann schwierig sein, sicherzustellen, dass kein Schritt unbemerkt bleibt, aber wenn Sie etwas wie eine Übergabe zwischen Personen oder Teams erkennen, können Sie sich über Bereiche informieren, die auf dem Weg zur Vereinfachung liegen. Wenn Sie feststellen, dass es verschiedene Schritte für verschiedene Arten von Arbeit gibt, ist es an der Zeit, horizontale Swimlanes zu verwenden, um die Abläufe zu unterscheiden.
Das Was - oder die Ergebnisse - stellen die Arten von Arbeit dar, die die einzelnen Schritte durchlaufen, um zum Abschluss zu gelangen. Dabei kann es sich um große Aufgaben handeln, z.B. einen Vertrag, ein Feature oder eine Kampagne, oder um kleinere Aufgaben, z.B. einen Auftrag. eine Systemfehlermeldung oder das Bild einer Webseite ändern. Um Muster zu verstehen und aus ihnen zu lernen, ist es wichtig, zwischen verschiedenen Arten von Arbeit zu unterscheiden.
Wenn für etwas Zeit aufgewendet wird, sollte es auf der Tafel dargestellt werden. Das Verstecken von Arbeit im Prozess, egal wie "besonders" sie ist, schadet weit mehr, als es jemals hilft. Ihr Board sollte immer die Realität abbilden und nicht das, was als Idealzustand angesehen wird.
Schaffen Sie eine gemeinsame Sprache
Sobald die Grundstruktur Ihres Planview AgilePlace Boards eingerichtet ist und die Karten durch Ihren Prozess fließen, sollten Sie sich überlegen, wie Sie sicherstellen können, dass Ihr Team das Board konsequent nutzt. Es gibt drei Dinge, die Sie beachten sollten, um ein erstes gemeinsames Verständnis für die "Regeln der Straße" zu schaffen.
Lane Policies beibehalten
Diese Leitprinzipien helfen dabei, den Prozess zu klären, z.B. wann Arbeit von einer Spur abgezogen oder in eine Spur aufgenommen werden kann.
Priorisieren Sie Ihre Arbeit
Nehmen Sie sich die Zeit, Regeln dafür aufzustellen, was Ihr Team als kritische, hoch-, normal- und niedrig priorisierte Arbeit einstuft. Diese Bezeichnungen werden oft verwendet, um Opportunitätskosten oder Risiken widerzuspiegeln.
Bereitwillig das Schlechte aufdecken
Das Sichtbarmachen der Arbeit hilft auch dabei, Probleme aufzudecken. Melden Sie blockierte Arbeit und Engpässe, damit das gesamte Team auf dem Laufenden ist und Muster erkennen kann. Schließlich ist es schwer, sich zu verbessern, wenn man die Probleme nicht sehen kann.
Bauen Sie um Beschränkungen herum
Alle Systeme haben irgendeinen Engpass oder eine Einschränkung, die den Output bestimmt - ob wir uns dessen bewusst sind oder nicht. Wenn Sie nicht wissen, wo der Engpass in Ihrem Prozess liegt, machen Sie sich keine Sorgen... Die Visualisierung der Arbeit ist eine Möglichkeit, schnell zu lernen. Und wenn Sie wissen, was die Leistung Ihres Teams einschränkt, dann sind Sie dem Spiel einen Schritt voraus und können die Abläufe entsprechend anpassen. Das Erkennen und Verwalten von Einschränkungen hilft, eine solide Basis zu schaffen, um Geschwindigkeit zu erreichen.
Identifizieren Sie Engpässe
Eine Methode, um Engpässe in Ihrem System aufzudecken, ist das Hinzufügen von "Warteschlangen"-Spuren zu Ihrem Planview AgilePlace-Board . Warteschleifen stellen einen Schritt im Arbeitsfluss dar, bei dem auf eine Übergabe gewartet wird, um den Prozess fortzusetzen/abzuschließen. Denken Sie zum Beispiel an eine Übergabe, die stattfindet, wenn ein Proof/Prototyp der Arbeit zur Überprüfung durch eine andere Person bereitsteht. Der Schritt "Prototyp" ist "erledigt", aber der Prüfer hat noch nicht mit dem Schritt "Überprüfung" begonnen. Wenn mehr Arbeit zur Lane Prototyp - Fertig hinzugefügt wird, aber keine Arbeit in die Review gezogen wird, ist es klar, dass das Team einen Engpass im Review-Schritt des Prozesses hat.
Zeit für die Arbeit und Wartezeit sichtbar.
Die Kenntnis der durchschnittlichen Zeit, die die Arbeit in jedem Teil des Prozesses verbringt, kann helfen zu verstehen, wo der Fluss verbessert werden kann. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, die Anzahl der Artikel zu berechnen, die jeden Tag im Laufe einiger Wochen jeden Teil des Prozesses durchlaufen. Wenn Sie Steigungen einzeichnen, um die durchschnittliche Ankunft (Start) und den durchschnittlichen Abflug (Ziel) darzustellen, können Sie den Verkehrsfluss anhand der Steigungen im Vergleich zueinander bewerten. Wenn die Steigung der Linien zwischen den Prozessschritten divergiert, gibt es zu viel Arbeit im Prozess, wodurch die Zeit, die in einem Teil des Prozesses verbracht wird, steigt. Sie können die Menge der Arbeit, die in diesen Teil des Prozesses fließt, kontrollieren, um den Fluss zu verbessern.
Steigungen divergieren: Zeit für eine Anpassung der WIP-Grenzen
Parallele Pisten: Sieht gut aus!
Führen Sie WIP-Limits ein, um den Warenfluss zu fördern
Ein Fluss - definiert als ein gleichmäßiger, kontinuierlicher Strom - kann ohne Kontrollen nicht entstehen. Die Kontrollmechanismen in Kanban sind WIP (work in process) Limits. WIP-Limits steuern, wie viel Arbeit in bestimmte Teile des Prozesses gezogen werden kann/sollte, um sicherzustellen, dass der Prozess als Ganzes nicht überlastet wird. Wenn es zu viel WIP gibt, wird die Arbeit entweder langsamer oder kommt ganz zum Stillstand.
Ein gängiger Ausgangspunkt ist, das WIP-Limit auf die Anzahl der Teammitglieder plus eins festzulegen. Wenn Sie in einem sechsköpfigen Team arbeiten, liegt die anfängliche WIP-Grenze für die Erstellung des Proofs/Prototyps bei sieben. Beachten Sie, dass dies nur ein Ausgangspunkt ist und einige Anpassungen im Laufe der Zeit erwartet/gewünscht werden sollten. Wenn sich die Teams weiterentwickeln und sich die Zusammensetzung oder der Schwerpunkt der Arbeit ändert, müssen diese Grenzen ebenfalls angepasst werden, um einen optimalen Arbeitsfluss zu gewährleisten. Der Schlüssel liegt darin, irgendwo anzufangen und auf dem Weg zu messen.
Erste Schritte
Der erste Schritt zu einer nachhaltig schnellen Wertschöpfung besteht darin, ein Board zu erstellen, das Ihren Prozess genau widerspiegelt. Nutzen Sie dann diese Tipps, um die Geschwindigkeit zu optimieren. Nehmen Sie kleine, schrittweise Änderungen vor, damit Ihre Arbeit nicht durch Ihre Verbesserungsbemühungen unterbrochen wird. Verwenden Sie die Planview AgilePlace Board-Metriken, um Ihre Baseline zu bestimmen und dann Ihre Verbesserungen im Laufe der Zeit zu analysieren. Denken Sie daran - bei Lean geht es um kontinuierliche Verbesserung - Sie müssen nicht mit einem Idealzustand beginnen. Beginnen Sie dort, wo Sie gerade sind, und nutzen Sie Ihr Board als Hilfsmittel, das Sie zu einem schnelleren, gesünderen System führt.
Weitere Informationen
Um mehr über die in diesem Beitrag behandelten Themen zu erfahren, empfehlen wir Ihnen die folgenden Ressourcen:
![Ein globaler Plan für kollaboratives Arbeitsmanagement [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
