Kein Mensch ist eine Insel, und schon der Titel "Projektmanager" deutet darauf hin, dass Sie für die Verwaltung von mehr als nur sich selbst zuständig sind. Warum also fällt es Managern oft so schwer, Aufgaben an den Rest des Teams abzugeben? Arbeitsüberlastung ist ein weit verbreitetes Phänomen, vor allem bei Führungskräften. Dennoch bieten nur 28% der Unternehmen Unterstützung zur Verbesserung der Projektmanagementfähigkeiten bei der Delegation.
Die Bedeutung der Projektdelegation für einen beständigen Erfolg, ohne dass Sie als Manager ausbrennen, sollte offensichtlich sein, aber viele finden es immer noch schwierig, ihre Rolle zu meistern. Wenn Sie Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten verbessern möchten, indem Sie Ihre Delegationsfähigkeiten stärken, können Sie damit beginnen.
Wie Sie feststellen, was Sie delegieren sollten
Bei praktisch jedem Projekt, das Sie als PM in Angriff nehmen, werden Sie ein Team von Mitarbeitern haben, denen Sie auf die eine oder andere Weise vorschreiben, wie sie arbeiten sollen. Daher erfolgt die Projektdelegation bereits ohne großen Aufwand. Das einzige Problem ist, es absichtlicher zu gestalten.
Eine gute Methode, um herauszufinden, was Sie delegieren sollten, ist, Ihre Aufgabenliste aufzuschreiben und sich für jede Aufgabe die folgenden Fragen zu stellen:
Könnte jemand anderes dies tun?
Auch wenn Sie in Ihrer Rolle sehr geschickt sind, liegt der Unterschied zwischen Ihnen und der nächsten Person wahrscheinlich im unteren zweistelligen Prozentbereich, was bedeutet, dass die meisten Aufgaben, die Sie erledigen, auch von jemand anderem erledigt werden können.
Ist dies eine sich wiederholende Aufgabe, die ich jemand anderem beibringen könnte?
Ein häufiger Ausspruch von Managern, die nicht delegieren , ist: "Es würde länger dauern, jemandem zu zeigen, wie man das macht, als es selbst zu tun." Das mag zwar beim ersten Mal so sein, aber wenn das Problem regelmäßig auftaucht, sollten Sie sich die Zeit nehmen, es jemand anderem zu zeigen, damit Sie es dauerhaft loswerden können.
Muss ich alle diese Aufgaben erledigen?
Auch wenn Sie aufgrund Ihrer Erfahrung und Ihrer Fähigkeiten besser in der Lage sind, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, bedeutet dies nicht, dass Sie Ihre Zeit am besten damit verbringen, alle Aufgaben zu erledigen. Oft ist es nur notwendig, ein Drittel der Arbeit zu leisten, während ein Bericht den größten Teil der schweren Arbeit erledigt.
Stellen Sie sich einen Bäckermeister vor, der einer Hochzeitstorte den letzten Schliff gibt, auch wenn der Großteil der Torte von Assistenten gebacken wurde. Das Ergebnis ist dasselbe, aber der geschickteste Handwerker schafft drei Torten in der Zeit, die er für eine allein benötigt hätte.
Wird das Warten darauf, dies selbst zu tun, das Projekt unnötig verzögern?
Zeit ist eine endliche Ressource im Projektmanagement. In einer perfekten Welt würden wir alle die notwendigen Aufgaben genau so erledigen, wie wir es gerne hätten, aber das kann nicht immer passieren.
Die alte Maxime "Geschehen ist besser als perfekt" gilt auch für die Delegation. Wenn das Warten darauf, etwas selbst zu tun, zu einer Verzögerung des Projekts führen würde, ist es am besten, es an jemand anderen zu übergeben.
Delegieren auf die richtige Art
Vertrauen Sie Ihrem Team
Mikro-Manager oder "Helikopter-Manager" stressen nicht nur sich selbst, indem sie sich um Kleinigkeiten kümmern - sie verunsichern und untergraben auch den Rest des Teams. Das Beste, was Sie als Manager tun können, ist, einen Vertrauensvorschuss zu geben und darauf zu vertrauen, dass die Menschen um Sie herum ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen, während Sie sich darauf konzentrieren, in Ihrer eigenen Rolle den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.
Machen Sie Ausbildung zu einer hohen Priorität
Wenn einer der Gründe, die Sie davon abhalten, mehr zu delegieren, darin besteht, dass "niemand das tun kann, was ich tue", dann müssen Sie sich fragen, warum nicht? Als Teamleiter obliegt es den PMs auch, dafür zu sorgen, dass die Mitglieder ihres Teams ihre Fähigkeiten ständig verbessern und so in der Lage sind, ein breiteres Spektrum an Aufgaben zu übernehmen. Wenn Sie der Fortbildung und der rollenspezifischen Ausbildung Priorität einräumen, sollte es einfach sein, herauszufinden, was genau verbessert werden muss, um Ihre Delegationsbemühungen zu unterstützen.
Machen Sie den Weg frei für volle Sichtbarkeit
Ein großes Hindernis für die Delegation ist es, nicht genau zu wissen, an wen man sich im Notfall wenden kann und wie sich das auf die gesamte Projektabwicklung auswirken wird. Doch mit und den richtigen Projektmanagement-Tools ist es jetzt möglich, eine unglaubliche Transparenz sowohl über die Verfügbarkeit von Ressourcen als auch über den Fortschritt der Aufgaben zu erhalten. Auf diese Weise können Sie sich besser darauf verlassen, wo Sie die Aufgabe neu zuweisen, und den Fortschritt direkt überwachen.
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