Effektive Zeiteinteilung bedeutet nicht unbedingt, mehr Zeit zu investieren, sondern es geht darum, dass die bereits zur Verfügung stehende Zeit optimal nutzt und das kann oft den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg eines Projekts ausmachen.
Der Einsatz von Zeitmanagement-Fähigkeiten wirkt sich auf alle Aspekte eines Projekts aus, einschließlich:
- Schätzung der Ressourcennutzung
- Planung von Leistungen und Einhaltung von Fristen
- Reihenfolge der Aufgaben und Auswahl des kritischen Pfades
- Koordinierung mit Auftragnehmern
- Erstellung eines genauen Projektplans
- Vorhersage der angemessenen Zeiteinteilung für Aufgaben und Teammitglieder
Natürlich ist es eine Sache, über die Bedeutung eines guten Zeitmanagements zu reden, und eine andere, es tatsächlich zu besitzen oder zu entwickeln. Zum Glück gibt es für moderne Projektmanager jetzt viel mehr Möglichkeiten, die Effektivität der Zeitverwendung in ihren Projekten zu erfassen und zu überprüfen und sich weniger auf ihr Bauchgefühl zu verlassen.
Wenn Sie Ihre eigene Zeiteinteilung verbessern möchten, finden Sie hier einige gute Anhaltspunkte.
Verwenden Sie eine Methodik, die funktioniert
Um die Zeiteinteilung richtig zu gestalten, ist es wichtig, dass einen Plan hat, wie die Zeit gemessen und wie Aufgaben delegiert werden. Es gibt eine Vielzahl gängiger Techniken, die von der relativ einfachen Pomodoro-Methode (d.h.. alles in Abschnitten von 25 Minuten zu tun, gefolgt von einer fünfminütigen Pause) bis hin zu Laura Vanderkams "168" Stunden, einem eher theoretischen Ansatz, der sich auf das Ideal konzentriert, dass wir tatsächlich alle Zeit haben, die wir brauchen, um alles zu tun, was wir wirklich wollen.
Die Aufteilung der Aufgaben und Zeitpläne Ihres Teams in ein System kann auch so einfach sein, dass sie sich selbst melden. Wichtig für einen Projektmanager ist jedoch, dass er in der Lage ist, die Zeiteinteilung zu bewerten und zu analysieren, um herauszufinden, was funktioniert, was nicht funktioniert und wo schrittweise Änderungen vorgenommen werden können.
Seien Sie konsequent
Sobald Sie entschieden haben, wie die Zeiteinteilung erfolgen soll, ist es wichtig, dass Sie sich daran halten und während des gesamten Projekts konsequent bleiben. Es ist unwahrscheinlich, dass ein bestimmtes System verheerend ineffizient ist. Was aber definitiv die Erfolgschancen schmälert und die Verwirrung erhöht, ist der Versuch, jede Woche zu etwas anderem zu wechseln.
Bauen Sie Flexibilität in das System ein
Flexibilität ist eine der Fähigkeiten des Zeitmanagements, über die jedoch weniger gesprochen wird. Wenn Sie nicht ausschließlich mit Maschinen arbeiten, ist es wichtig, daran zu denken, dass Menschen nicht einfach von einer Aufgabe oder einem Modus in einen anderen geschaltet werden können. Diese kognitiven Veränderungen brauchen Zeit, die Sie einplanen sollten.
Überprüfen Sie Ihre Genauigkeit und lernen Sie aus Fehlern
Wie bereits erwähnt, ist einer der großen Vorteile moderner Projektmanagement-Software die Tatsache, dass im Grunde alle Daten, die im Zusammenhang mit Ihrem Projekt anfallen, einschließlich der Zeiteinteilung, an einem Punkt gesammelt und analysiert werden können. Auf diese Weise erhalten die Projektmanager unter echte Einblicke in das Geschehen auf ihrem Projekt und in die Effektivität ihrer Zeitmanagementfähigkeiten.
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