Effektiv tidsfördelning innebär inte nödvändigtvis att man lägger mer tid på det, utan handlar om att på bästa sätt utnyttja den tid som redan har lagts ner på något, och det kan ofta vara skillnaden mellan framgång och misslyckande i ett projekt.
Att använda sig av färdigheter i tidshantering har effekter på alla aspekter av ett projekt, bland annat:
- Uppskattning av resursanvändning
- Planering av leveranser och iakttagande av tidsfrister
- Beställning av uppgifter och val av kritisk väg
- Samordning med entreprenörer
- Skapa en exakt projektplan
- Förutsägelse av lämplig tidsåtgång för uppgifter och gruppmedlemmar
Naturligtvis är det en sak att tala om vikten av bra tidshantering och en annan sak att faktiskt ha eller utveckla dem. Lyckligtvis finns det nu mycket större möjligheter för moderna projektledare att sammanställa och granska effektiviteten i tidsanvändningen i deras projekt och mindre tillit till magkänslan.
Om du vill börja förbättra din egen förmåga att fördela din tid, finns det några bra ställen att börja på.
Använd en metod som fungerar
För att få en bra tidsfördelning är det viktigt att ha en plan för hur tiden ska mätas och hur uppgifterna ska delegeras. Det finns en mängd olika tekniker som används, från den relativt enkla Pomodoro-metoden (dvs. att göra allting i bitar på 25 minuter, följt av en fem minuters paus) till Laura Vanderkams "168" timmar, en mer teoretisk strategi som fokuserar på idealet att vi faktiskt har all tid vi behöver för att göra allt vi verkligen vill.
Att dela upp teamets uppgifter och scheman i ett system kan också vara så enkelt som att de helt enkelt rapporterar själva, men det viktiga för en projektledare är att kunna bedöma och analysera tidsfördelningen för att upptäcka vad som fungerar, vad som inte fungerar och var progressiva förändringar kan göras.
Var konsekvent
När du väl har bestämt hur tidsåtgången ska bedömas är det viktigt att du håller dig till det och att du är konsekvent under hela projektet. Det är osannolikt att ett visst system kommer att vara förödande ineffektivt, men det som definitivt kommer att försämra chanserna till framgång och öka förvirringen är att försöka byta till något annat varje vecka.
Bygg in flexibilitet i systemet
Flexibilitet är en av färdigheterna i tidshantering, men en som det pratas mindre om. Om du inte arbetar enbart med maskiner är det viktigt att komma ihåg att människor inte bara kan slussas från en uppgift eller ett läge till ett annat. Dessa kognitiva förändringar tar tid och bör planeras.
Granska din noggrannhet och lär dig av dina misstag
En av de stora fördelarna med moderna projektstyrningsprogram är som sagt att i princip all data som skapas från ditt projekt, inklusive tidsåtgång, kan samlas på ett ställe och analyseras. Detta gör det möjligt för projektledare att få verkliga insikter om vad som händer i deras projekt och hur effektiv deras tidshantering är.
Planview AdaptiveWork är en av de världsledande leverantörerna av programvara för projektledning som skapar konsekventa framgångar och kan därför användas för att förbättra tidshanteringsprogrammen, oavsett var de används. Ta kontakt med oss idag för att ta reda på hur vi kan hjälpa dig att ta din tidshantering till nästa nivå.
