Könnten Sie Ihre Prozesse für die Arbeitsaufnahme und das Nachfragemanagement etwas aufpolieren? Keine Angst, das Savvy PMO ist da! Diese Blogserie richtet sich an Sie, egal ob Sie mit Arbeitsanfragen überhäuft werden, einen strafferen Prozess benötigen, eine bessere Bewertung und Priorisierung benötigen oder andere Herausforderungen beim Nachfragemanagement haben.
Mithilfe eines formalisierten Bedarfsmanagementprozesses kann Ihr Unternehmen Arbeitsanfragen konsistent und transparent erfassen und bewerten. Ihr Expertenteam kann alle eingehenden Arbeiten objektiv auf die Ausrichtung an der Strategie, die Risikominderung, die Auswirkungen auf die Kunden, die Gesamtverbesserung, den finanziellen Nutzen, die Kapazität und mehr bewerten. So können Sie besser die Initiativen auswählen, die mit Ihren Geschäftszielen und -strategien übereinstimmen und kontinuierlich Mehrwert liefern.
In dieser Blogserie erörtern wir vier Möglichkeiten, wie Sie das Nachfragemanagement in Ihrem Unternehmen verbessern können. Dieser Beitrag behandelt die Richtlinien eins und zwei.
1. Erfassen Sie erste Arbeitsanfragen
Das Savvy PMO weiß, dass die Mitarbeiter eine großartige Quelle für Ideen sind, aber sie brauchen eine einfache Möglichkeit, sie einzureichen. Die Herausforderung besteht darin, ein Instrument für Arbeitsideen und Anfragen zu schaffen, das die Organisation nicht überfordert. Hier erfahren Sie, wie Sie klein anfangen und dann, sobald Sie einige Erfolge erzielt haben, die Akzeptanz im Laufe der Zeit schrittweise erhöhen können:
- Sammeln Sie von Anfang an die richtigen Informationen: Entwerfen Sie ein Formular zur Arbeitsaufnahme, das sowohl für Antragsteller als auch für Genehmigende geeignet ist. Arbeiten Sie mit Teammitgliedern zusammen, um die erforderlichen Feldtypen und Informationen zu bestimmen, einschließlich der Daten, die an bestimmten Stellen ausgeblendet werden sollten, um den Prozess zu rationalisieren und zu vereinfachen.
- Gestalten Sie je nach Bedarf verschiedene Antragsformulare: Eine Größe muss nicht für alle passen. Erstellen Sie das Formular und den Genehmigungsprozess, der am besten für die angeforderte Arbeit, verschiedene Abteilungen oder Gruppen von Antragstellern geeignet ist.
- Erstellen Sie einen Eingangsfluss für die Arbeit im Flug: Dies hilft bei der Verwaltung von Änderungsanfragen und der Aktualisierung bestehender Arbeiten.
- Starten Sie den Prozess: Beginnen Sie mit der Erfassung von Arbeitsideen und -anfragen aus Ihrem Team bzw. Ihren Teams.
2. Leiten Sie den Prozess der Arbeitsaufnahme
Ihr Arbeitsaufnahmeprozess sollte strategisch, konsistent, leicht verständlich und für jeden im Unternehmen sichtbar sein. Ein solider Prozess ermöglicht es Ihnen, unnötige Arbeitsanfragen schnell zu stoppen, Arbeit von geringem Wert aufzuschieben oder auf Eis zu legen und Arbeit von hohem Wert schnell voranzutreiben.
Verwenden Sie bei Bedarf Gates, um den Fluss, die Sammlung und die Auswertung von Informationen zu organisieren. Stimmen Sie Genehmigungspunkte auf die Entscheidungspunkte Ihres Geschäftsprozesses ab. Sammeln Sie die unterstützenden Daten und Bewertungen logisch, um den Prozess zu rationalisieren.
Das Savvy PMO legt Stufen fest, wie sie in der Abbildung unten dargestellt sind. Dieses Bild enthält zwar acht Stufen, aber diese Stufen sind für die Art der angeforderten Arbeit möglicherweise nicht erforderlich. Passen Sie die Stufen, die Ihr Unternehmen einrichtet, so an, dass sie für Ihren Arbeitsaufnahmeprozess sinnvoll sind.
Um diese Phasen oder Ihre eigenen zu durchlaufen, sollten Sie Folgendes tun:
- Vertrauen Sie Ihren Experten: Erlauben Sie Ihren Experten, Aufnahmeanträge im Prozess-Workflow nach Bedarf weiterzuleiten. Sie sollten in der Lage sein, die Vorzüge jeder Anfrage zu bewerten, zusätzliche Informationen anzufordern und bei jeder Anfrage eine Entscheidung zu treffen, ob sie angenommen oder abgelehnt wird.
- Automatisieren Sie den Ablauf der Projektaufnahme: Die Automatisierung beschleunigt den Prozess. Sie können automatische Benachrichtigungen für Ereignisse wie die Einfahrt in ein Tor und Anfragen, die an einem Tor hängen geblieben sind, einrichten. Sie können Ihre Genehmiger auch benachrichtigen, wenn es an der Zeit ist, Maßnahmen zu ergreifen, und sie an diese erinnern.
- Arbeiten Sie zusammen: Clevere PMOs machen es den Mitarbeitern leicht, zu kommunizieren, den Prozess zu verfolgen und die Arbeit abzuschließen. Ermöglichen Sie es Ihren Experten, Entscheidungen, nächste Schritte und Aktionen innerhalb des Workflows mit Hilfe von Notizen und Anhängen zu dokumentieren. Informierte Teammitglieder können Korrekturen vornehmen, Probleme lösen, fehlende Informationen nachliefern und sogar motiviert werden, die geforderte Arbeit innovativ zu gestalten. Collaborative work management Lösungen können die Kommunikation nahtlos gestalten, insbesondere wenn sie in Ihr zentrales PPM-System integriert sind.
In Teil 2 dieser Blogserie befassen wir uns mit den letzten beiden Schritten des Nachfragemanagements:
- Bewerten und generieren Sie wichtige Arbeitspunkte: Kategorisierung und Prioritätensetzung
- Prüfen, Verfolgen und Verbessern: Kontinuierliche Verbesserung des Prozesses
Wenn Sie die Details zu allen vier Schritten nicht abwarten können, laden Sie das vollständige eBook mit einer hilfreichen Checkliste herunter, mit der Sie Ihren Demand Management Prozess starten oder verbessern können: "The Savvy PMO's Guide to Demand Management."
