Bietet Ihr PMO die Projekttransparenz und die Einblicke, die erforderlich sind, um das Unternehmen bei der Umsetzung seiner Strategie zu unterstützen? Bei einigen PMOs beschränkt sich die Projekttransparenz auf den Projektstatus. In dieser zweiteiligen Blogserie erfahren Sie, wie wir unsere eigenen Berichte, Analysen, Dashboards und KPIs entwerfen, um die Transparenz zu erhöhen und die strategischen Erkenntnisse zu gewinnen, die Ihre zahlreichen Stakeholder benötigen, um wichtige Entscheidungen zu treffen.
Das Savvy PMO erweitert die Transparenz und Berichterstattung auf sechs Schlüsselbereiche:
- Projektstatus und Gesundheit
- Geplant versus Tatsächlich
- Einnahme und Nachfrage
- Portfolio
- Exekutive
- Echtzeitanalyse
Erfolg erfordert die Fähigkeit, Trends und Abhängigkeiten im gesamten Unternehmen zu visualisieren und zu analysieren und dabei Daten aus Portfolios, Projekten und Programmen einzubeziehen. PMOs müssen auch Einblicke in den Arbeitsbedarf, den Arbeitsstatus, die Budgets und die Ressourcenkapazität haben. Mithilfe dieser Informationen können versierte PMOs den Stakeholdern eine effektive Transparenz und Berichterstattung bieten und mit ihnen zusammenarbeiten, um bessere Entscheidungen zu treffen, die einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
In diesem Beitrag behandeln wir die ersten drei Bereiche der Sichtbarkeit. Beginnen Sie damit, die Kennzahlen zu ermitteln, die Ihre Stakeholder für die Entscheidungsfindung benötigen, und erstellen Sie dann Berichte, Analysen und Dashboards, um diese Daten hervorzuheben. Um die richtigen Visualisierungen für die besten Erkenntnisse zu nutzen, beantworten Sie diese Fragen für jeden Bereich der Sichtbarkeit:
- Wer ist die Zielgruppe für die Visualisierungen und Berichte?
- Welchen Zweck haben sie? Was sind die Ergebnisse?
- Welche Vorteile haben sie für das Unternehmen?
Die Erweiterung Ihrer Sichtbarkeit und Berichterstattung beginnt mit dem Projektstatus und -zustand.
1. Projekt Sichtbarkeit: Status und Gesundheit
Auf Projektebene ist es für Sponsoren und Manager (Projekt, Programm und Portfolio) von entscheidender Bedeutung, einen Überblick über den Gesamtstatus und den Zustand des Projekts zu haben. Clevere PMOs bieten auch die Möglichkeit, in die Details zu gehen. Diese Erkenntnisse ermöglichen schnelle, fundierte Entscheidungen, damit Projekte auf Kurs bleiben. Jedes Projektstatus-Dashboard sollte einen allgemeinen Gesundheitsindikator wie RYG (Rot, Gelb, Grün) sowie individuelle Indikatoren für die folgenden Metriken enthalten:
Projektdetails: Geben Sie relevante Projektinformationen an, z.B. Projekttitel, Eigentümer, Startdatum, Zieldatum, Status und Fertigstellungsgrad.
Finanzen: Identifizieren und markieren Sie die Kosten- und Ertragsinformationen, die Stakeholder benötigen. Das Dashboard könnte zum Beispiel die budgetierten gegenüber den geschätzten Kosten für Arbeit, Nicht-Arbeit, aktivierte und nicht aktivierte Kosten usw. darstellen. Diese Daten können in Phasen oder anderen für das Unternehmen wichtigen Kategorien angezeigt werden.
Projektzeitplan: Verschaffen Sie sich mit Gantt-Diagrammen einen schnellen Überblick über den Projektstatus. Diese sollten zumindest die Projektphase und die Meilensteinaufgaben enthalten. Farbcodierte Gantt-Balken können den Gesamtzustand der Aufgabe anzeigen, einschließlich des prozentualen Anteils der Projektfertigstellung.
Probleme und Risiken: Weisen Sie Projektmanager und Stakeholder auf alle Hindernisse hin, die das Projekt beeinträchtigen könnten. Stellen Sie diese in Form einer Liste oder Grafik mit Zahlen oder Prioritäten dar. Der Betrachter sollte die Möglichkeit haben, schnell mehr Details zu erfahren.
Personalausstattung: Zeigen Sie die Zuteilung und die verfügbare Kapazität der einzelnen Projektmitarbeiter an. Dazu gehören Listen und grafische Berichte für Daten wie geplante, geschätzte und tatsächliche Stunden.
2. Plan vs. Ist-Zustand: Sichtbarkeit, um auf Kurs zu bleiben
Es ist ein strategischer Vorteil, jederzeit zu wissen, welche Fortschritte das Unternehmen im Vergleich zum Plan macht. Versierte PMOs erstellen Visualisierungen von Plan- und Istwerten für Portfolio- und Projektfortschritt, Rollen- und Ressourcennutzung und Kosten. Mit diesen Erkenntnissen können Portfolio- und Ressourcenmanager, Finanzfachleute und Führungskräfte ihre strategischen Ziele besser erreichen.
Hier erfahren Sie, was in Projekt- und Portfolio-Dashboards enthalten sein sollte:
Portfolio- und Projektfortschritt: Geben Sie den Stakeholdern einen einfachen Überblick über die geplante (Soll) und die tatsächliche (Fertigstellung) Entwicklung, damit sie sehen können, ob die Projekte im Zeitplan liegen oder nicht. In einem Gantt-Diagramm können Sie ganz einfach Start-, Ziel- und Fertigstellungstermine sowie den Prozentsatz der Fertigstellung anzeigen.
Rollen und Ressourcen: Nehmen Sie die geplante gegenüber der tatsächlichen Rollen- und Ressourcennutzung in das Projekt-Dashboard auf. Wenn Sie wissen, welche Mitarbeiter zu wenig oder zu stark ausgelastet sind, können Ihr PMO und andere Manager die Ressourcenkapazität optimieren und feststellen, ob zusätzliche Fähigkeiten erforderlich sind.
Kosten: Stellen Sie die budgetierten und die tatsächlichen Kosten gegenüber, damit die Beteiligten die Kosten im Vergleich zum Budget und über die Portfolios hinweg verwalten können. Diese Erkenntnisse sind auch für die künftige Verfolgung und Budgetierung von Bedeutung. Legen Sie fest, wie die Stakeholder diese Daten im Laufe der Zeit verfolgen und aufschlüsseln sollen (z.B. nach Projekt, Portfolio, kapitalisiert/nicht kapitalisiert usw.). Trendberichte können Stakeholdern helfen, das Budget zu bewerten, um Kurskorrekturen zu antizipieren.
3. Sichtbarkeit von Eingang und Nachfrage
Die Entscheidung, welche Arbeit Sie verfolgen wollen, ist ein komplexer Prozess, der durch datengesteuerte Visualisierungen erleichtert wird. Versierte PMOs etablieren einen effizienten, konsistenten und leicht verständlichen Prozess für Bedarfsmanagement und Arbeitsaufnahme. Durch diesen Prozess liefern sie den Genehmigern die Erkenntnisse, die sie benötigen, um Arbeitsanfragen anhand objektiver Kriterien zu bewerten und die Anfragen zu priorisieren, die den größten geschäftlichen Nutzen bringen.
Nehmen Sie diese Datenpunkte in Ihr Dashboard auf, um einen Überblick über die Arbeitsaufnahme und das Nachfragemanagement zu erhalten:
Eingangs-Pipeline: Zeigt die Arbeitsaufträge an, die sich derzeit in der Pipeline befinden. Geben Sie den Titel der Anfrage, den aktuellen Status, den Antragsteller und das gewünschte Fertigstellungsdatum an. Ermöglichen Sie es Genehmigern und Entscheidungsträgern, Anfragen anhand von Kriterien wie ROI, strategischer Eignung, Komplexität, Kundenauswirkungen und technischem Risiko objektiv zu bewerten und zu vergleichen.
Priorisierung von Anfragen: Wert versus Risiko: Stellen Sie den erwarteten Geschäftswert dem Risiko gegenüber, basierend auf der Gesamtbewertung der Anfrage. Diese Daten helfen Ihnen und Ihren Stakeholdern bei der effektiven Prioritätensetzung indem sie den tatsächlichen Wert oder Nutzen der Arbeit und ihre relative Bedeutung im Vergleich zu anderen Projekten und Initiativen ermitteln.
Rolle Kapazität/Nachfrage: Stellen Sie die verfügbare Ressourcenkapazität dem angeforderten Arbeitsbedarf gegenüber. Auf diese Weise können die Stakeholder verstehen, welche Arbeit das Unternehmen realistischerweise leisten kann. Sie können ihnen helfen, Entscheidungen über die Neuzuweisung von Ressourcen oder die Anpassung der angeforderten Arbeit zu treffen.
Portfolio-Kostenanalyse: Zeigen Sie den Stakeholdern, ob ein Budget für die angeforderte Arbeit vorhanden ist oder nicht. Visualisieren Sie die Unterschiede zwischen dem Gesamtbudget und den bisherigen Projektausgaben, um das verfügbare Budget zu ermitteln. Unterteilen Sie diese Datenpunkte nach Portfolio, strategischem Ziel oder anderen von der Organisation benötigten Kategorien.
Die Fähigkeit, effektive Visualisierungen und Berichte zu erstellen, macht das PMO zu einem strategischen Berater für das Unternehmen. Diese Position wird durch die letzten drei Bereiche der Sichtbarkeit gestärkt, die wir in Teil 2 behandeln werden: Sichtbarkeit für das Portfolio, Führungskräfte und Echtzeitanalyse. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie ein Savvy PMO werden können, laden Sie diese eBooks herunter:
- Transparenz und smartes Berichtswesen – der PMO-Leitfaden
- Leitfaden für Bedarfsmanagement – der PMO-Flüsterer
- Smarte Priorisierung – der PMO-Leitfaden
- Smarte Ressourcenplanung – der PMO-Leitfaden
![Planview im Gartner Magic Quadrant 2018 als Leader für Projektportfoliomanagement weltweit eingestuft [Infografik]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/06/Gartner-MQ.gif)
