Votre PMO fournit-il la visibilité des projets et les informations nécessaires pour aider l'organisation à réaliser sa stratégie ? Pour certains PMO, la visibilité du projet se limite au seul statut du projet. Cette série de blogs en deux parties explique comment concevoir notre propre ensemble de rapports, d'analyses, de tableaux de bord et d'indicateurs de performance clés (KPI) pour améliorer la visibilité et fournir les informations stratégiques dont vos multiples parties prenantes ont besoin pour prendre des décisions cruciales.
Le PMO Savvy étend la visibilité et le reporting à six domaines clés :
- État et santé du projet
- Planifié contre réel
- Admission et demande
- Portefeuille
- Exécutif
- Analyse en temps réel
Pour réussir, il faut être capable de visualiser et d'analyser les tendances et les interdépendances dans toute l'entreprise, en intégrant les données des portefeuilles, des projets et des programmes. Les PMO doivent également avoir un aperçu de la demande de travail, de l'état d'avancement du travail, des budgets et de la capacité des ressources. Grâce à ces informations, les PMO avisés adaptent une visibilité et un reporting efficaces aux parties prenantes, collaborant avec elles pour prendre de meilleures décisions qui créent de la valeur pour l'entreprise.
Dans ce post, nous couvrons les trois premiers domaines de la visibilité. Commencez par identifier les mesures dont vos parties prenantes ont besoin pour prendre des décisions, puis créez des rapports, des analyses et des tableaux de bord pour mettre ces données en évidence. Pour exploiter les bonnes visualisations afin d'obtenir les meilleurs aperçus, répondez à ces questions pour chaque domaine de visibilité :
- À qui seront destinés les visualisations et les rapports ?
- Quel en est l'objet ? Quels seront les résultats ?
- Quels avantages apporteront-ils à l'entreprise ?
L'expansion de votre visibilité et de vos rapports commence par l'état et la santé du projet.
1. Visibilité du projet : Statut et santé
Au niveau du projet, il est essentiel que les sponsors et les gestionnaires (projet, programme et portefeuille) aient une visibilité du projet sur l'état et la santé globale. Les PMO avisés prévoient également la possibilité de descendre dans les détails. Ces informations facilitent la prise de décisions rapides et éclairées afin de maintenir les projets sur la bonne voie. Chaque tableau de bord de l'état du projet doit comporter un indicateur de santé global tel que RYG (Red, Yellow, Green), ainsi que des indicateurs individuels pour les paramètres suivants :
Détails du projet: Détaillez les informations pertinentes du projet, telles que le titre du projet, le propriétaire, la date de début, la date cible, le statut et le pourcentage d'achèvement.
Finances: Identifier et mettre en évidence les informations sur les coûts et les revenus dont les parties prenantes ont besoin. Par exemple, le tableau de bord pourrait représenter les coûts budgétés par rapport aux coûts estimés pour la main-d'œuvre, les coûts non liés à la main-d'œuvre, les coûts capitalisés, les coûts non capitalisés, etc. Ces données peuvent être présentées par phases ou dans une autre catégorie importante pour l'entreprise.
Calendrier du projet : Fournissez une vue d'ensemble de l'état du projet grâce aux diagrammes de Gantt. Ceux-ci doivent inclure au moins la phase du projet et les tâches d'étape. Les barres de Gantt à code couleur peuvent indiquer la santé globale des tâches, y compris le pourcentage d'achèvement du projet.
Problèmes et risques : alertez les chefs de projet et les parties prenantes de tout obstacle qui pourrait avoir un impact sur les projets. Présentez-les sous forme de liste ou de graphique en indiquant les chiffres ou les priorités. Les téléspectateurs doivent avoir la possibilité d'accéder rapidement à plus de détails.
Dotation en personnel : Affichez les affectations et les capacités disponibles de chaque membre de l'équipe de projet. Incluez des rapports sous forme de listes et de graphiques pour des données telles que les heures planifiées, estimées et réelles.
2. Plan par rapport aux chiffres réels : Visibilité pour rester sur la bonne voie
Connaître les progrès de l'organisation par rapport au plan à tout moment est un avantage stratégique. Les PMO avisés mettent en place des visualisations des prévisions par rapport aux réalisations pour l'avancement du portefeuille et des projets, l'utilisation des rôles et des ressources, et les coûts. Grâce à ces informations, les gestionnaires de portefeuille et de ressources, les professionnels de la finance et les dirigeants peuvent mieux atteindre les objectifs stratégiques.
Voici ce qu'il faut inclure dans les tableaux de bord de projets et de portefeuilles :
Progression du portefeuille et des projets: Donnez aux parties prenantes une vue simple de ce qui est prévu (objectif) par rapport à ce qui est réel (achèvement) afin qu'elles puissent voir si les projets sont dans les temps ou non. Un diagramme de Gantt peut facilement indiquer les dates de début, de fin et d'achèvement ainsi que le pourcentage d'achèvement.
Rôles et ressources: Incluez l'utilisation prévue et réelle des rôles et des ressources dans le tableau de bord du projet. Le fait de savoir quels employés peuvent être sous-utilisés ou surutilisés aidera votre PMO et d'autres gestionnaires à optimiser la capacité des ressources et à déterminer si des compétences supplémentaires sont nécessaires.
Coûts: Représenter les coûts budgétés par rapport aux coûts réels pour permettre aux parties prenantes de gérer les coûts par rapport au budget et entre les portefeuilles. Ces informations permettent également d'assurer un suivi et une budgétisation futurs. Déterminez comment les parties prenantes doivent suivre ces données dans le temps et les découper (par exemple, par projet, portefeuille, capitalisé/non capitalisé, etc.) Les rapports sur les tendances peuvent aider les parties prenantes à évaluer par rapport au budget afin d'anticiper les corrections de trajectoire.
3. Visibilité sur l'admission et la demande
Déterminer le travail à poursuivre est un processus complexe rendu plus facile par les visualisations axées sur les données. Les PMO avisés établissent un processus efficace, cohérent et facile à comprendre pour la gestion de la demande et la prise de travail . Grâce à ce processus, ils fournissent les informations dont les approbateurs ont besoin pour évaluer les demandes de travail sur la base de critères objectifs et classer par ordre de priorité celles qui apporteront le plus de valeur commerciale.
Incluez ces points de données dans votre tableau de bord afin d'avoir une vue sur la gestion de la prise de travail et de la demande :
Pipeline d'admission: Montrer les demandes de travail actuellement dans le pipeline. Incluez les titres des demandes, le statut actuel, le demandeur et la date d'achèvement souhaitée. Permettez aux approbateurs et aux décideurs de noter et de comparer objectivement les demandes selon des critères tels que le retour sur investissement, l'adéquation stratégique, la complexité, l'impact sur le client et le risque technique.
Hiérarchisation des demandes: Valeur par rapport au risque : Fournit une visualisation de la valeur commerciale anticipée par rapport au risque, sur la base du score total de la demande. Ces données vous aident, vous et vos parties prenantes, à faire plus . Une priorisation efficace en déterminant la valeur ou l'avantage réel du travail et son importance relative par rapport aux autres projets et initiatives.
Rôle Capacité/Demande: Mettez en évidence la capacité des ressources disponibles par rapport à la demande de travail demandée. Cela permet aux parties prenantes de comprendre quel travail l'organisation peut fournir de manière réaliste. Vous pouvez les aider à prendre des décisions concernant la réaffectation des ressources ou l'ajustement du travail demandé.
Analyse des coûts du portefeuille: Montrez aux parties prenantes si le budget existe ou non pour soutenir le travail demandé. Fournir une visualisation des différences entre le budget total et les dépenses du projet à ce jour pour révéler le budget disponible. Répartissez ces points de données par portefeuille, objectif stratégique ou autres catégories requises par l'organisation.
La capacité à créer des visualisations et des rapports efficaces élève le PMO au rang de conseiller stratégique de l'entreprise. Cette position est renforcée par les trois derniers domaines de visibilité, que nous couvrirons dans la partie 2 : la visibilité pour le portefeuille, les cadres et l'analyse en temps réel. Pour plus d'informations sur la manière de devenir un PMO avisé, téléchargez ces eBooks :
- Visibilité et reporting : le guide du PMO avisé
- Gestion de la demande : Le guide du PMO avisé
- Priorisation – Le guide du PMO avisé
- Planification des ressources – le guide du PMO avisé
![Planview classé parmi les leaders dans le rapport Gartner Magic Quadrant 2018 sur la gestion des portefeuilles de projets [Infographie]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/06/Gartner-MQ.gif)
