Wie setzen Sie Prioritäten bei Ihrer Arbeit? Haben Sie einen Prozess, um herauszufinden, was Sie zuerst tun müssen, oder um die Arbeit zu identifizieren, die den größten Nutzen für das Unternehmen bringt? Wenn Ihre Antwort "nein" lautet, lesen Sie weiter; und wenn Sie "ja" geantwortet haben, gibt es immer Raum für Verbesserungen. Sie werden überrascht sein, was Sie hier finden.
Zunächst einmal müssen wir zugeben, dass es nicht einfach ist, einen effektiven Priorisierungsprozess zu etablieren, wenn Ihr PMO und Ihre Teams stark beansprucht sind. In der Tat, laut PMI's 2018 Pulse of the Profession Report, während 87 Prozent der PMO-Direktoren solche Prozesse als "sehr wichtig" oder "essentiell" bezeichnen, geben nur 12 Prozent an, dass sie bei der Priorisierung von Initiativen bereits "ausgezeichnet" sind.[1]
Diese Diskrepanz zeigt, wie schwierig es für PMO-Leiter ist, einen effektiven Priorisierungsprozess zu finden und umzusetzen. Aber wir haben eine Liste von Schritten zusammengestellt, die den Prozess erheblich vereinfachen.
Vergessen Sie nicht...
Unabhängig davon, wie Sie derzeit die Arbeit bewerten und priorisieren, sollten Sie in der Lage sein, jede Initiative oder jedes Projekt zu betrachten und eine entscheidende Frage zu beantworten:
"Was ist der wirkliche Wert oder Nutzen dieser Arbeit und wie wichtig ist sie im Vergleich zu anderen Projekten und Initiativen?" [Blockzitat]
Als Savvy PMO müssen Sie in der Lage sein, sich kontinuierlich zu verbessern und agil zu handeln, um die wichtigsten Geschäftsergebnisse zu erzielen. Auch wenn Ihr derzeitiger Prozess effektiv zu sein scheint, gibt es immer Raum für Wachstum - befolgen Sie einfach die vier Schritte, die wir in dieser Blogserie skizzieren werden. Beginnen wir mit dem ersten Schritt des Prozesses.
1. Werden Sie selbstbewusst.
Bereiten Sie sich darauf vor, Prioritäten zu setzen und eine Bewertung vorzunehmen:
- Einen etablierten Prozess; und
- Gerade genug Governance mit den richtigen Menschen, dem richtigen Zeitpunkt, den richtigen Kriterien und Methoden.
Als versiertes PMO sollten Sie eine Checkliste aufstellen und verwenden, um die richtige Gruppe von Mitarbeitern für einen effektiven Priorisierungsprozess zusammenzustellen. Enthalten Sie die Elemente: wer, was, wann, wie und wie oft.
Wir helfen Ihnen dabei, indem wir jedes Element in einer eigenen Checkliste definieren.
Wer hat ein Mitspracherecht bei der Prioritätensetzung?
Als Savvy PMO wissen Sie genau, wie Sie Priorisierungsfaktoren bewerten, um objektive Entscheidungen zu treffen. Sie sollten die Personen bestimmen, die über die nötige Erfahrung verfügen, um solche Prioritätsfaktoren richtig zu bewerten. Vergessen Sie nicht, dass dies auch sachkundige Beteiligte aus anderen Teams und Abteilungen einschließen sollte.
Welche Prioritäten setzen Sie?
Diese müssen auf den Geschäftszielen Ihres Unternehmens basieren, und dazu ist die Zustimmung der Führungskräfte unerlässlich. Berücksichtigen Sie Kriterien wie Finanzen (ROI, NPV, erwartete Kosten usw.), Geschäftsziele (strategische Ausrichtung, Kundenorientierung, Risikominderung usw.) und treibende Faktoren (Komplexität, Effizienz, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften usw.).
Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Prioritätensetzung?
Die Priorisierung "einmal im Jahr" ist nicht mehr realistisch. Sie sollten von Anfang an einen Zeitplan für die Priorisierung aufstellen, der sich nach der Art der Arbeit und der Beteiligung der Interessengruppen richtet. Versierte PMOs bewerten ihre Prioritäten ständig neu und passen sie an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens an.
Wie fassen Sie die Arbeit für die Bewertung und Prioritätensetzung am besten zusammen?
Wie oft werden Sie bewertet?
- Jährlich/Quartalsweise- Konzentrieren Sie sich auf wichtige Initiativen oder große Projekte. Der Einsatz von Scoring im Portfolio-Planungsprozess ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die relative Bedeutung strategischer Projekte und Initiativen besser zu verstehen und zu dokumentieren. Der Vorteil? Bessere Entscheidungen zur Prioritätensetzung und Einführung einer Grundlage für die Bewertung neuer Arbeiten.
- Monatlich oder häufiger- Versierte PMOs sind mit ständigen Veränderungen konfrontiert. Das bedeutet, dass sie ständig iterieren, Annahmen überprüfen und bei Bedarf anpassen. Durch das Sammeln von Arbeitsanfragen und das regelmäßige Setzen von Prioritäten ist das Unternehmen in der Lage, sich schneller an neue Informationen und Anforderungen anzupassen und sich bietende Chancen zu nutzen.
- Ad hoc oder laufend- Bei allen Ad hoc-Anfragen entscheiden die PMOs, ob ein Projekt genug Wert hat, um laufende Projekte zu ersetzen. Hier kommt Ihre Bewertungshäufigkeit ins Spiel - fortlaufend ist für Unternehmen relevant, die einen ständigen Arbeitsanfall haben und die Priorisierung als Teil des Arbeitsablaufs für die Anfragen vorsehen. Diese Organisationen ziehen Projekte ein, wenn es die Kapazität und der Zeitplan erlauben.
Wie oft führen Sie Scoring durch?
Bestimmen Sie Ihren Arbeitsaufnahmeprozess und erkennen Sie dann, wie Sie die Arbeit für die Bewertung und Priorisierung am besten zusammenfassen. Durch die Arbeit mit einem zentralisierten Aufnahmeprozess haben Sie die Möglichkeit, Prioritäten zu setzen und ein Portfolio zu planen, das Sie auf der Grundlage Ihrer Kapazitäten liefern können. Stellen Sie sicher, dass Sie die Prioritäten häufig neu setzen - versierte PMOs bewerten und verwalten den Plan laufend neu.
Sobald Sie sich auf die Priorisierung vorbereitet haben (schöne Alliteration, nicht wahr?), können Sie zu Schritt zwei übergehen. Wir werden diese Blogserie in den kommenden Wochen mit Teil zwei fortsetzen, aber als Vorschau finden Sie hier die verbleibenden Schritte, die wir eingehend besprechen werden:
- Gewinnen Sie Erkenntnisse: Welche Prioritätsbewertungsmethode passt am besten zu Ihrem Unternehmen?
- Seien Sie beharrlich: Kontinuierlich handeln, bewerten, überarbeiten und weiterentwickeln
- Argumentieren Sie: Erkennen Sie den Nutzen der Maximierung des Geschäftswerts
Sie können den Rest der Serie nicht erwarten? Erfahren Sie alles über jeden der oben genannten Schritte, indem Sie das vollständige eBook "The Savvy PMO's Guide to Prioritization herunterladen."
[1] https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2018.pdf
