Es kann für einen Projektmanager schwierig sein, seine eigene Produktivität während eines Meetings zu bewerten, aber das Risiko, die Selbstreflexion zu vermeiden, kann kostspielig sein. Jeden Monat verbringen die Menschen durchschnittlich 31 Stunden in unproduktiven Meetings und die USA geben $37 Milliarden Dollar an Gehältern für verschwendete Meeting-Zeit aus. Daher muss ein Projektmanager seine eigene Produktivität kritisch unter die Lupe nehmen.
Ehrlichkeit ist unerlässlich, wenn es darum geht, die Produktivität eines Meetings zu bewerten, aber wer möchte sich nicht selbst die besten Noten geben? Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie auf Kurs bleiben und effektive Besprechungen abhalten können, die Sie einem 10/10 näher bringen.
Bewerten Sie das aktuelle Produktivitätsniveau
Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, ist es am besten, wenn Sie nicht bei sich selbst anfangen. Sie können eine allgemeine Umfrage an Ihr Team verschicken, damit Sie eine Basiszahl im Kopf haben. Bitten Sie sie, ihre Gefühle bezüglich des Treffens mit der Produktivität auf einer nummerierten Skala zu bewerten (denken Sie an 1-10). Nach dem Treffen kann eine detailliertere Umfrage durchgeführt werden, die dem Projektmanager einen einfachen Ausgangspunkt bietet.
Nennen Sie die Tagesordnung
Indem Sie den Teilnehmern im Voraus eine Tagesordnung zusenden, stellen Sie sicher, dass das Meeting auf die Ziele abgestimmt ist. Die Nennung des Ziels in den ersten 5 Sekunden einer Besprechung kann etwa 17 Minuten verschwendete Zeit einsparen. Warten Sie nicht bis 15 Minuten, um das Ziel der Besprechung anzukündigen. Je früher, desto besser. Eine Gruppen-E-Mail am Vortag ist eine der besten Praktiken, die erfolgreiche Projektmanager anwenden, um effektive Meetings abzuhalten.
Timing ist alles
Die Anfangs- und Endzeiten einer Besprechung müssen klar angegeben und eingehalten werden. Wenn ein Projektmanager weiß, dass er oft überzieht, ist es vielleicht am besten, jemanden zu beauftragen, die Zeit sorgfältig zu überwachen und ihn daran zu erinnern, wenn noch 2 Minuten übrig sind. Einige erfolgreiche Projektmanager gehen an das Management von Besprechungen mit einem obskuren Zeitrahmen heran, z.B. 23 oder 42 Minuten, nur um die Leute auf Trab zu halten.
Halten Sie es klein
In Besprechungen müssen nicht alle Teilnehmer anwesend sein, und tatsächlich ist jede einzelne Stimme eine weitere Ablenkung, wenn sie nichts zum Ziel beiträgt. Google begrenzt seine Meetings auf 10 Teilnehmer und Amazon hat eine "Zwei-Pizza"-Regel , die besagt, dass ein Meeting nie größer sein sollte als 2 Pizzen fassen können. Nur die wichtigsten Mitarbeiter einzuladen ist eine gute Taktik, um produktiv zu bleiben.
Ban Technologie
Stifte und Papier sind gut für Notizen. Technologie kann eine der größten Ablenkungen in jeder Besprechung sein. Daher ist es am besten, Laptops, Tablets und Smartphones nach Möglichkeit zu verbieten, um die Produktivität des Meetings zu erhöhen. PowerPoint ist heutzutage auch relativ passé was die Effektivität von Meetings angeht.
Neubeurteilung
Wenn das Meeting vorbei ist, sollte der Projektmanager die richtigen Fragen stellen, um seinen Ansatz für das Meeting-Management zu verfeinern. Befragen Sie Ihr Team erneut, um die Gesamtproduktivität der Besprechung zu bewerten und vergleichen Sie die Notizen mit der Basiszahl. Ist sie gestiegen oder gesunken? Dies ist ein Anfang, um die Effektivität zu verstehen und entsprechende Änderungen vorzunehmen.
Einige kurze Fragen, die ein Projektmanager seinem Team nach einer Besprechung stellen kann, sind:
- Haben Sie sich gehört gefühlt? Wurden alle anderen gehört?
- War jeder ein ehrlicher und aktiver Teilnehmer?
- Haben wir das Ziel erreicht und sind wir dem Problem auf den Grund gegangen?
Wenn Sie eine niedrigere Produktivitätsbewertung erhalten, als Ihnen lieb ist, fragen Sie nach offenen und ehrlichen Antworten. Die Möglichkeit eines anonymen Feedbacks kann Menschen auch dazu ermutigen, eine schwierige Meinung zu äußern. Bei der Aufrechterhaltung der Produktivität von Meetings geht es um Führung, Organisation und Follow-up. Wenn ein Projektmanager seine Produktivität nicht ehrlich einschätzt, erweist er sich selbst einen Bärendienst. Erfolgreiche Projekte können ohne produktive Besprechungen nicht stattfinden.
Mit den richtigen Projektmanagement-Tools ist es möglich, einige Besprechungen ganz zu vermeiden. Mit Tools, die es Projektmanagern ermöglichen, auf einfache Weise Aktionspunkte zuzuweisen und mit anderen zusammenzuarbeiten, während sie gleichzeitig Zugang zu Echtzeitinformationen und Berichten bieten, müssen Projektmanager möglicherweise nicht mehr ständig mit ihrem Team nachfassen.
