Bei der Führung eines PMOs geht es heute um mehr als nur darum, Governance zu gewährleisten und Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen. Das Savvy PMO fördert die organisatorische Agilität, kultiviert die Effizienz und treibt die Wachstumsstrategien voran. Sie erfüllen die Erwartungen von Führungskräften an eine fundierte Beratung bei wichtigen Geschäftsentscheidungen, z.B. welche Projekte Priorität haben sollen, worauf die Ausgaben konzentriert werden sollen, wie die Belegschaft als Reaktion auf Veränderungen ausgerichtet und umstrukturiert werden soll, und vieles mehr.
Einigen PMOs fällt es schwer, sich über die Verbesserung der Projektmanagementpraktiken hinaus weiterzuentwickeln, was Agilität und Wachstum hemmen kann. Der Weg der PMO-Führung zu einem Savvy PMO basiert auf einem kollaborativen Ansatz zur Anpassung von Prozessen, zur Unterstützung verschiedener Arbeitsmethoden und zur Überarbeitung des Instrumentariums.
Planview hat die Savvy PMO Guide Series ins Leben gerufen, um Unternehmen einen Leitfaden an die Hand zu geben, wie sie ihre PMO-Führung verbessern können. Ihr PMO kann zu einem flexibleren, strategischen Berater des Unternehmens werden - ganz gleich, ob Sie jetzt unter Druck stehen, geschäftskritische Entscheidungen zu treffen, oder ob Sie Ihre PPM-Fähigkeiten schrittweise ausbauen wollen.
Beginnen Sie mit diesem Schnellstart-Post, um ein Savvy PMO zu werden.
Die Reise zu einem versierten PMO
Um ein erfahrenes PMO zu werden, müssen zunächst die nächsten Schwerpunktbereiche definiert werden, um den Reifegrad zu erhöhen. Diese Tabelle fasst zusammen, wie jeder seine Rolle angeht.
| Der anfängliche Fokus des PMO | Der Fokus des versierten PMOs |
|---|---|
| Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abschließen | Leiten Sie die Beteiligten bei der Priorisierung von Projekten an und berücksichtigen Sie dabei die Ressourcenkapazität, um sicherzustellen, dass die richtigen Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets durchgeführt werden. |
| Tägliche Ausführung, Standardisierung von Arbeitsabläufen | Beratung, Zusammenarbeit und Planung |
| Top-down-Governance - Schwerpunkt auf Compliance, Standards und Prozesse | "Gerade genug" Governance, um die Umsetzung zu beschleunigen und sicherzustellen, dass jeder die Strategie umsetzt |
| Eine einheitliche, projektzentrierte Methodik | Flexibler Ansatz: Unterstützung traditioneller Projekte sowie iterativer, agiler Arbeitsmethoden |
| Projektinformationen zentralisieren, Ressourcen verwalten, Projektstatus verfolgen | Erweitern Sie die PPM-Fähigkeiten in den Bereichen Bedarfsmanagement, Priorisierung und Ressourcenplanung. |
| Grundlegende PPM-Tools, Projektmanagement-Tools und Tabellenkalkulationen | Zentralisiertes PPM-Tool, das Portfoliomanagement-Kompetenzen ermöglicht und über den Projektstatus hinaus Sichtbarkeit bietet |
Zu Beginn konzentrieren sich die meisten PMOs eher auf die taktische Ausführung und die Steuerung. Diese Kompetenzen bilden eine wichtige Grundlage für ein intelligentes PMO.
Einige PMOs halten zu sehr an ihren Verfahren, Methoden und Tools fest. Dies sorgt bei jedem Projekt, das durch die Leitung geht, für Strenge und hervorragende Ausführung. PMOs, die sich nicht weiterentwickeln, können dazu verdammt sein, Projekte zu verwalten, die das Geschäft am Laufen halten, anstatt sich um strategische Projekte zu kümmern. Ohne diese Entwicklung besteht die Gefahr, dass das PMO ausläuft oder umstrukturiert wird.
Die Merkmale eines klugen PMO
Ein Vorteil der Arbeit als Savvy PMO ist die Fähigkeit, geschäftlichen Mehrwert zu schaffen und zu erhalten. Dies erfordert, dass Sie einen Teil der Kontrolle loslassen, um Agilität und Innovation zu fördern. Ein gewisses Maß an Aufsicht ist zwar notwendig, aber das Savvy PMO ist eher ein dienender Anführer und strategischer Berater des Unternehmens. Das Hauptaugenmerk liegt auf der Zusammenarbeit und dem portfoliobasierten Management, nicht auf einer strikten Governance und der frist- und budgetgerechten Durchführung von Projekten.
Clevere PMOs setzen gerade genug Governance ein, um die Ausführung zu erleichtern und gleichzeitig sicherzustellen, dass jeder an dem arbeitet, was am wichtigsten ist. Um dies zu erreichen, beherrschen sie das Nachfragemanagement, die Prioritätensetzung und die Ressourcenplanung perfekt. Durch die Zentralisierung und Integration dieser Disziplinen bietet die PMO-Leitung Führungskräften und Stakeholdern Transparenz und Berichterstattung, die eine schnellere und fundiertere Entscheidungsfindung ermöglichen.
PMO-Leiter sind keine bürokratische Einheit mehr, sondern werden zu vertrauenswürdigen Ratgebern. Ihre Erkenntnisse aus dem Zugang zu den neuesten Daten unterstützen fundierte Empfehlungen. Sie können zum Beispiel die Projekte mit dem höchsten Wert für das Unternehmen priorisieren und die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt einsetzen.
Wenn sich der Schwerpunkt auf die Schaffung von Geschäftswerten verlagert, muss sich auch der Ansatz des PMOs bei der Ausführung ändern. Wahrscheinlich verwenden die Teams in Ihrem Unternehmen bereits unterschiedliche Ansätze, wie sie ihre Arbeit am besten erledigen können. Versierte PMOs setzen sich für die richtigen Arbeitsmethoden ein, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Vier Anpassungen für die Entwicklung zu einem versierten PMO
Wenn Sie Ihre PMO-Führung ausbauen und sich zu einem Savvy PMO entwickeln möchten, dann ist unsere eBook-Serie genau das Richtige für Sie. Laden Sie zunächst Evolve into a Multi-Faceted Strategic Partner herunter, ein eBook, das die vier Kompetenzen umreißt, die Sie auf dem Weg zum Savvy PMO beherrschen müssen. Sie erhalten einen Überblick über die einzelnen Bereiche: Priorisierung, Ressourcenplanung, Bedarfsmanagement, und Sichtbarkeit und Berichterstattung.
Tauchen Sie dann in alle vier eBooks ein, die detaillierte Anleitungen zum Aufbau der einzelnen Kernkompetenzen enthalten:
- Savvy PMOs Leitfaden zur Prioritätensetzung eBook: Machen Sie die Arbeit, die zählt
- Savvy PMOs Leitfaden zur Ressourcenplanung eBook: Fokussieren Sie die richtigen Leute auf die richtige Arbeit
- Savvy PMOs Guide to Demand Management eBook: Zentralisieren Sie den Eingang und kategorisieren Sie Anfragen, um die Effizienz zu verbessern
- Savvy PMOs Guide to Visibility and Reporting eBook: Verschaffen Sie sich Einblicke und steigern Sie den Einfluss Ihres PMOs
- Die Arbeitswelt verändert sich: Werden Sie sich weiterentwickeln oder zurückbleiben?
