Im ersten Beitrag dieser Serie über kontinuierliche Verbesserung haben wir über die Planung von Verbesserungen gesprochen und darüber, wie Sie Ihre Kanban-Tafel einrichten, um aussagekräftige Kennzahlen zur kontinuierlichen Verbesserung zu sammeln. In Fortsetzung unserer Verwendung des PDCA-Rahmens (Plan-Do-Check-Adjust) behandeln wir in diesem Beitrag die nächsten beiden Schritte im Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung: Do und Check!
DO: BEREICHE FÜR VERBESSERUNGEN IDENTIFIZIEREN
We always encourage teams to design their first Kanban board to accurately reflect their current process, even though it may be tempting to try to start implementing improvements as soon as you see opportunities for them.
Denn bei der Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten ist es hilfreich, ein klares Verständnis des Problems zu haben: Was es ist, wie es sich auf Ihr Team auswirkt und welche nachgelagerten Auswirkungen es haben kann. Auf diese Weise können Sie, wenn Sie mit dem Brainstorming für dieses Problem beginnen, eine Methode entwickeln, um die Auswirkungen jeder Lösung zu messen und festzustellen, ob die Lösung das beabsichtigte Ergebnis erzielt hat.
Es ist auch wichtig, dass Sie mit Änderungen warten, bis Sie sie mit allen Benutzern des Boards besprechen können. Wenn Sie mit der Umsetzung von Änderungen beginnen, ohne sie im gesamten Team zu besprechen, kann es passieren, dass Sie ein Board haben, das für einige Leute perfekt funktioniert - und für andere überhaupt nicht.
Sie beschließen also zu warten, bis Ihr Team sich treffen kann, bevor Sie Änderungen an Ihrem Vorstand vornehmen. Gute Arbeit! Sie planen eine Besprechung und versammeln sich in einem Raum um einen Bildschirm, auf dem Ihre Kanban-Tafel angezeigt wird.
WAS IST, WENN WIR VORHER IDEEN HABEN?
In der Zwischenzeit erklären Sie sich bereit, sich Notizen darüber zu machen, wo Sie Verbesserungsmöglichkeiten sehen, so dass Sie bei dem Treffen auf die Diskussion vorbereitet sind. Dies ist eine Möglichkeit, Ihre Verbesserungsideen zu notieren. Eine andere Möglichkeit ist - und das ist keine Überraschung - sie auf Ihrem Brett zu visualisieren!
Legen Sie dazu auf Ihrer Tafel einen anderen Kartentyp für Kaizen-Ideen (kontinuierliche Verbesserung) an. Wann immer jemand im Team eine Idee für eine kontinuierliche Verbesserung hat, lassen Sie ihn eine Karte dieses Kartentyps erstellen und sie in das Backlog aufnehmen.
Wenn Sie sich Sorgen machen, dass die Kaizen-Karten Ihr Board überladen oder Ihre Board-Metriken durcheinander bringen, können Sie auch ein separates Board speziell für Verbesserungsaktivitäten verwenden.
Für die spätere Diskussion kann es hilfreich sein, wenn Sie als Team die Details festlegen, die Sie in jede Karte aufnehmen möchten. Dazu könnten gehören:
- Was ist das Problem?
- Wann tritt das Problem auf?
- Wer ist von dem Problem betroffen?
- Welche Auswirkungen hat das Problem derzeit auf das Team?
- Was würde sich ändern, wenn wir dieses Problem lösen würden?
Die Antworten auf diese Fragen können kurz sein, solange sie dem Team helfen, das Ausmaß des Problems schnell zu verstehen. So vermeiden Sie, dass Sie in Ihrem Kaizen-Meeting Zeit damit verbringen müssen, zu erklären, was "wir brauchen einen besseren Prozess für Tests" bedeutet.
Wenn sich das Team dann zur Diskussion trifft, filtern Sie die Tafel so, dass nur der Kaizen-Kartentyp angezeigt wird, und lassen Sie die Teammitglieder Karten zur Diskussion hinzufügen, falls sie das noch nicht getan haben.
ARTEN VON VERBESSERUNGSMÖGLICHKEITEN
Bevor wir uns damit befassen, wie Sie Ihr Kaizen-Meeting durchführen, möchten wir Ihnen einige Beispiele für die Arten von Verbesserungsmöglichkeiten vorstellen, die in diese Übung einbezogen werden könnten.
VERBESSERUNGEN DER VORSTANDSSTRUKTUR
Dies sind Ideen, die dazu beitragen, dass die Vorstandsstruktur die Arbeitsabläufe Ihres Teams besser widerspiegelt. Dazu könnten Dinge gehören wie:
- Sie sind der Meinung, dass die Titel der Haupt-'Lanes' die Schritte im Arbeitsablauf Ihres Teams nicht korrekt wiedergeben.
- Sie stellen fest, dass zwischen einem aktiven Schritt und einem anderen ein 'Wartezustand' erforderlich ist.
- Sie sehen, dass Sie mehrere Arten von 'Erledigt'-Spuren benötigen, um den Fortschritt verschiedener Arten von Arbeit anzuzeigen.
WORKFLOW-VERBESSERUNGEN
Ihr Team wird wahrscheinlich auch Ideen haben, wie Sie die Nutzung des Boards oder die Kommunikation rund um die Nutzung des Boards verbessern können, z. B:
- Sie erkennen die Notwendigkeit klarer Prozessrichtlinien dafür, wann Karten verschoben werden und wer für die Verschiebung verantwortlich ist.
- Ihnen ist klar, dass es keinen definierten Prozess gibt, wann jemandem Karten "zugewiesen" werden und wer für die Zuweisung von Personen zu Karten verantwortlich ist.
AUF METRIKEN BASIERENDE VERBESSERUNGEN
Im ersten Beitrag dieser Serie haben wir besprochen, wie Sie Ihr Board einrichten, um Lean/Agile-Kennzahlen zur Leistung Ihres Teams zu sammeln. Nach der Überprüfung dieser Metriken könnte Ihr Team Bereiche mit Verbesserungsbedarf identifizieren, wie z.B.:
- Unsere Vorlaufzeit für Arbeiten der Art X ist doppelt so lang wie für andere Arbeiten. Warum ist das so?
- Wir haben eine Menge Karten, die über eine Woche lang in der Warteschlange stehen. Warum ist das so?
- Einige Teammitglieder scheinen 3-4x so viele Karten zu erhalten wie andere Teammitglieder. Liegt das einfach an der unterschiedlichen Art ihrer Arbeit, oder haben wir es mit einem Problem der Arbeitsverteilung zu tun?
TUN: EIN KAIZEN-MEETING ABHALTEN
TAGESORDNUNG FÜR DAS TREFFEN FESTLEGEN
Das Ziel der kontinuierlichen Verbesserung besteht natürlich darin, das Team in die Lage zu versetzen, dem Kunden den größtmöglichen Nutzen zu bieten. Das fängt damit an, dass wir einen Vorstands- und Teamprozess haben, der es ihnen ermöglicht, ihre beste Arbeit zu leisten.
Es ist wichtig, Raum für all diese Arten von Verbesserungen zu schaffen, damit sich das Team in Zukunft wohl fühlt, wenn es vermeidbare Faktoren gibt, die seine Fähigkeit, seine beste Arbeit zu leisten, beeinträchtigen.
Bevor Sie sich in die Diskussion konkreter Verbesserungsideen stürzen, sollten Sie sich auf eine gemeinsame Tagesordnung für das Treffen einigen, die wie folgt lauten sollte
- Brainstorming aller Verbesserungsideen zur Diskussion
- Verwenden Sie die Tafel, um jede Idee systematisch zu überprüfen und zu diskutieren.
- Bestimmen Sie die nächsten Schritte für jede Verbesserungsidee, die das Team beschließt, zu verfolgen
- Erstellen Sie einen Plan, wie Sie die Auswirkungen der vorgenommenen Änderungen messen können.
BRAINSTORMING VON VERBESSERUNGSIDEEN
Sobald Sie die Tagesordnung für das Treffen festgelegt haben, nehmen Sie sich zu Beginn des Treffens ein paar Minuten Zeit, um allen Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, ihre Ideen einzubringen, die vielleicht noch nicht auf der Tafel stehen. Wenn Sie Ihr Kanban-Board verwenden, um Ihre Besprechung zu erleichtern, lassen Sie jeden mit seinem eigenen Laptop Karten hinzufügen, anstatt alle zu bitten, Ideen zu rufen (was für manche einschüchternd sein kann).
Zeigen Sie an der Tafel ein Beispiel für eine Karte, bei der alle Angaben so ausgefüllt sind, wie Sie es zuvor beschlossen haben, z. B:
- Was ist das Problem?
- Wann tritt das Problem auf?
- Wer ist von dem Problem betroffen?
- Welche Auswirkungen hat das Problem derzeit auf das Team?
- Was würde sich ändern, wenn wir dieses Problem lösen würden?
Erinnern Sie alle daran, dass das Ziel dieser Übung darin besteht, dem Team zu helfen, mehr Wert für den Kunden zu schaffen, und dass es keine "schlechten" Ideen gibt. Starten Sie einen Timer für 5-10 Minuten, und lassen Sie jeden ohne Unterbrechung an die Arbeit gehen.
HOCHWERTIGE KARTEN PRIORISIEREN
Die Zeit ist um! Wenn Ihr Team viele Karten zu besprechen hat, klopfen Sie sich auf die Schulter! Das bedeutet, dass Ihr Team aktiv an der kontinuierlichen Verbesserung beteiligt ist! Das bedeutet auch, dass Sie einen Weg finden müssen, um die wirkungsvollsten Karten gegenüber denjenigen zu priorisieren, die vielleicht keinen so großen Einfluss auf das Team haben.
Eine Möglichkeit, dies zu tun? Wenn Ihre digitale Kanban-Tafel es Ihnen ermöglicht, mehrere Personen einer Karte zuzuweisen, können Sie diese Funktion nutzen, um über die Ideen abzustimmen, die für die einzelnen Personen am wichtigsten sind. Entscheiden Sie, wie viele "Stimmen" jede Person erhält, und geben Sie allen ein paar Minuten Zeit, um über die Ideen abzustimmen, die ihnen am wichtigsten sind.
Sobald die Abstimmung abgeschlossen ist, bitten Sie eine Person, die Stimmen zu zählen und die Karten in der Reihenfolge der meisten Stimmen zu sortieren, um die Reihenfolge festzulegen, in der die Ideen diskutiert werden.
BESPRECHEN UND DELEGIEREN SIE KARTEN MIT HOHEM WERT
Lassen Sie die Person, die eine Karte erstellt hat, diese nacheinander dem Team vorstellen. Sie müssen nicht unbedingt Lösungen für jedes der von Ihnen identifizierten Probleme haben - wir empfehlen Ihnen sogar, keine Lösungen zu finden, bevor Ihr Team nicht erörtert hat, worin das Problem eigentlich besteht.
Besprechen Sie für jede Karte die Details und erlauben Sie allen Teammitgliedern, der Karte Details darüber hinzuzufügen, wie das Problem sie betrifft. Wenn Sie sich als Team einig sind, dass das Problem gelöst werden muss, machen Sie ein Brainstorming zu den Lösungen, die das Problem lösen könnten.
Für schnellere Korrekturen entscheiden Sie, wann die Änderung umgesetzt werden soll, wer für die Umsetzung verantwortlich ist und wie Sie die Auswirkungen der Änderung messen werden.
Wenn es scheint, dass die Lösung des Problems komplexer ist, besprechen Sie, ob dieses Problem in kleinere Teilaufgaben zerlegt werden kann. Wenn ja, teilen Sie die Karte in kleinere Karten auf und entscheiden Sie, wie Sie diese im Team bearbeiten.
Wenn das Problem komplex ist, aber nicht aufgeschlüsselt werden kann, delegieren Sie einige Teammitglieder, um das Problem zu untersuchen und zu einem späteren Zeitpunkt mit ein paar möglichen Lösungen zum Team zurückzukehren.
Sie werden vielleicht nicht jede einzelne Karte auf dem Spielbrett besprechen können, und das ist auch in Ordnung. Solange die Karten mit den meisten Stimmen diskutiert und umgesetzt werden, machen Sie immer noch Fortschritte gegenüber Ihrem vorherigen Stand.
BESTIMMEN SIE AKTIONSPUNKTE UND WIE SIE DIESE MESSEN KÖNNEN
Während Sie jede Karte besprechen, sollten Sie die Diskussion mit einem Gespräch über Aktionspunkte beenden. Nämlich:
- Was sind die nächsten Schritte zur Umsetzung dieser Verbesserung?
- Wer ist für die Umsetzung der Verbesserung verantwortlich?
- Wie werden wir die Auswirkungen der Verbesserung messen?
- Wann werden wir die Ergebnisse dieser Verbesserung sehen?
Wenn Sie eine Kaizen-Karte oder ein separates Kaizen-Board verwendet haben, um Ihre Verbesserungsideen zu verfolgen, sind die nächsten Schritte einfach: Fügen Sie einfach die Details hinzu, die Sie zu jeder Karte hinzufügen müssen, um sie in Ihren üblichen Arbeitsablauf zu integrieren, und verschieben Sie sie in die entsprechende Spur. Entscheiden Sie als Team, was Sie mit den Karten machen möchten, die nicht priorisiert wurden. Sie können entweder in Ihrem Backlog verbleiben, oder Sie können sie archivieren und darauf vertrauen, dass sie bei weiteren Gesprächen wieder auftauchen werden, wenn sie weiterhin ein Problem darstellen.
Wenn Sie bisher eine separate Tafel verwendet haben, verschieben Sie die nach Prioritäten geordneten Karten auf die Haupttafel Ihres Teams, so dass Sie die Kaizen-Arbeit neben der bestehenden Arbeit verfolgen können. Stellen Sie sicher, dass Sie Fälligkeitsdaten oder andere Maßnahmen zur Rechenschaftslegung hinzufügen, damit diese Arbeit nicht in Vergessenheit gerät.
KONTROLLE: ÜBERPRÜFUNG DER AUSWIRKUNGEN VON VERBESSERUNGSMASSNAHMEN
Ein regelmäßiges Kaizen-Meeting hilft Ihrem Team nicht nur dabei, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Es ist auch eine gute Möglichkeit, Ihr Team für die Messung der Auswirkungen von Verbesserungsmaßnahmen verantwortlich zu machen.
Bevor Sie Ihr Kaizen-Meeting verlassen, sollten Sie unbedingt Ihr nächstes Meeting ansetzen, bei dem Sie erneut die Gelegenheit haben, Ideen für kontinuierliche Verbesserungen zu diskutieren und umzusetzen. Dies ist auch der Zeitpunkt, an dem Sie die Ergebnisse Ihrer bisherigen Verbesserungsmaßnahmen mitteilen. Während einige Verbesserungsmaßnahmen Zeit benötigen, um wirklich eine messbare Wirkung zu erzielen, können andere nahezu sofortige Ergebnisse erzielen.
Im nächsten Beitrag werden wir den letzten Schritt im Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung (Anpassen) erörtern und berichten, wie ein Team Planview AgilePlace verwendet hat, um kontinuierliche Verbesserung zu praktizieren und seine Zykluszeit drastisch zu verbessern.
