Unabhängig davon, ob Sie sich gerade erst mit Ihrer Kanban-Tafel vertraut machen oder ob Sie Kanban bereits seit einiger Zeit praktizieren, sind Sie wahrscheinlich schon über den Begriff "kontinuierliche Verbesserung" gestolpert. Auf den ersten Blick scheint die Bedeutung dieses Satzes offensichtlich zu sein: Es geht doch nur darum, sich immer zu verbessern, oder?
Ja - es stimmt, dass das Ziel der kontinuierlichen Verbesserung darin besteht, Ihnen zu helfen, sich ständig zu verbessern. Aber im Kontext von Kanban ist kontinuierliche Verbesserung weit mehr als das. Sie bezieht sich auf die Operationalisierung von Verbesserungsaktivitäten innerhalb einer Organisation: Die gemeinsame Denkweise und eine Reihe von Praktiken, die bei konsequenter Anwendung datengestützte Analysen und effektive Prozessverbesserungen fördern und Innovation und Wachstum im gesamten Unternehmen begünstigen. Dies geschieht nicht am ersten Tag der Kanban-Praxis, sondern ist das Ergebnis der Kanban-Reife.
Um eine echte kontinuierliche Verbesserung zu erreichen, müssen Unternehmen zunächst andere Schlüsselelemente von Kanban beherrschen: Nämlich die Erhöhung der Sichtbarkeit, die aktive Steuerung des Arbeitsflusses und die Verwendung von Lean-Kennzahlen zur Messung des Ganzen. Durch diese Schritte können sie die Kraft der kontinuierlichen Verbesserung freisetzen.
In dieser Reihe von Beiträgen zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Hilfe des PDCA-Rahmens (Plan-Do-Check-Adjust) eine echte kontinuierliche Verbesserung erreichen können. Dieser erste Beitrag wird sich auf den ersten Schritt konzentrieren: Planen Sie, sich zu verbessern.
WARUM KÖNNEN WIR NICHT JETZT DAMIT ANFANGEN?
Es mag entmutigend sein zu hören, dass Sie nicht einfach mit der kontinuierlichen Verbesserung beginnen können, selbst wenn Sie bereits Kanban praktizieren. Dies lässt sich durch das folgende Zitat von Maya Angelou erklären:
"Wenn Sie nicht wissen, woher Sie kommen, wissen Sie nicht, wohin Sie gehen."
Ganz gleich, ob Sie mit der kontinuierlichen Verbesserung auf individueller, Team- oder Organisationsebene beginnen möchten, der erste Schritt ist immer derselbe: Verschaffen Sie sich ein genaues Bild von Ihrem aktuellen Zustand. Das fängt damit an, dass Sie mehr Einblick in Ihren Arbeitsablauf erhalten.
Die Sichtbarkeit erhöhen
Da Sie hier sind, müssen wir Ihnen das wahrscheinlich nicht sagen: Kanban ist ein unschätzbares Werkzeug, um die Transparenz Ihrer Arbeit zu erhöhen. Richtig eingesetzt, kann eine Kanban-Tafel Ineffizienzen, Blockaden und Engpässe aufzeigen, Möglichkeiten zur Prozessverbesserung aufzeigen und Ihnen helfen, die Kapazitäten eines Teams zu verwalten.
Wenn Sie noch nicht damit begonnen haben, Ihre Arbeit mit einer Kanban-Tafel zu verwalten, empfehlen wir Ihnen, die Übungen in Kanban Roadmap durchzuarbeiten: Erste Schritte in fünf einfachen Schritten. Diese Übungen helfen Ihnen dabei, die Grundlagen des Umwandelns von Arbeitselementen in Karten, des Gestaltens Ihres Spielbrett-Layouts und des Verschiebens von Karten auf dem Spielbrett zu erlernen.
STELLEN SIE SICHER, DASS IHR VORSTAND = IHR PROZESS
Wenn Sie Ihre Arbeit bereits auf einer Kanban-Tafel haben, ist das gut für Sie! Jetzt ist es an der Zeit, dafür zu sorgen, dass es Ihren Prozess genau widerspiegelt. Eine Kanban-Tafel ist nur dann sinnvoll, wenn sie dies auch tut. Andernfalls besteht die Gefahr von Fehlkommunikation, ungenauen Karteninformationen/Status und Verwirrung - ein schwieriger Ausgangspunkt für die kontinuierliche Verbesserung.
Um zu beurteilen, ob Ihre Kanban-Tafel Ihren aktuellen Prozess genau widerspiegelt, besprechen Sie die folgenden Fragen mit allen Personen, die die Tafel derzeit verwenden:
- Beschreiben die Spuren, die wir verwenden, genau die Schritte, die unsere Arbeit durchläuft?
- Lesen wir unsere Tafel von links nach rechts?
- Verwenden wir die Kartentypen in einer Weise, die hilfreich ist?
- Wird das Board von allen auf ähnliche Weise verwendet?
- Gibt es versteckte Warte-/Warteschlangenzustände, die wir visualisieren müssen?
- Haben wir klare Richtlinien, wann Karten verschoben werden?
- Werden alle unsere Arbeiten auf diesem Board visualisiert, oder werden einige Arbeiten nicht visualisiert? (Wenn nicht: Warum ist es derzeit nicht auf diesem Board visualisiert?)
BOARD ZUM SAMMELN VON METRIKEN EINRICHTEN
Es ist auch wichtig, dass Ihr Board so eingerichtet ist, dass es die Kennzahlen erfasst, die Sie später für Ihre Bemühungen um kontinuierliche Verbesserung benötigen. Diese Metriken können Folgendes umfassen:
- Durchlaufzeit
- Zykluszeit
- Warteschlange
- Durchsatz
Sie können mehr über jede dieser Metriken in diesem Beitrag erfahren. Diese Metriken sind am nützlichsten, wenn sie über einen längeren Zeitraum der Nutzung des Boards gemessen werden. Je mehr Daten Sie sammeln, desto genauer werden Ihre Metriken sein (vorausgesetzt, Ihr Board ist richtig eingerichtet). In Planview AgilePlace gibt es zwei Einstellungen, bei denen Sie sicherstellen sollten, dass sie so konfiguriert sind, dass Sie hilfreiche Daten erhalten: Ihre Standard-Abwurfspur und Ihre Erledigt-Spur.
Die Standardabwurfspur ist der Ort, an dem alle neuen Karten abgelegt werden. Einige Metriken verwenden die Standardabwurfspur, um den "Beginn" der Lebensdauer eines Workitems zu markieren. Stellen Sie sicher, dass Sie auch alle Karten, die noch nicht gestartet wurden, in diese Spur legen. Wenn sie auf die nächste Spur wechseln, gelten sie offiziell als 'in Fahrt'. (Erfahren Sie mehr über verschiedene Fahrspurtypen in Planview AgilePlace hier)
Die Erledigt-Spur ist, wie nicht anders zu erwarten, die letzte Spur in Ihrem Prozess - dorthin kommen die Arbeitsaufgaben, wenn sie geliefert wurden. Die Spur "Erledigt" wird verwendet, um das Ende der Lebensdauer eines Arbeitsobjekts zu markieren. Daher ist es wichtig, dass diese Spur korrekt gekennzeichnet ist und dass alle Karten, die erledigt wurden, in diese Spur gelangen. Wenn Sie mehrere Erledigt-Spuren benötigen, erstellen Sie diese innerhalb der größeren Erledigt-Spur, indem Sie horizontale Swimlanes verwenden.
PLANUNG ZUR VERBESSERUNG
Wenn die Arbeit Ihres Teams auf einer Kanban-Tafel visualisiert wird, Sie sich vergewissert haben, dass Ihre Tafel Ihren Prozess genau widerspiegelt, und Sie sichergestellt haben, dass Ihre Tafel so eingerichtet ist, dass sie Metriken genau erfasst, dann herzlichen Glückwunsch! Sie sind auf dem besten Weg, die Kraft der kontinuierlichen Verbesserung zu entfalten. Die nächsten Schritte sind das D und C des PDCA-Prozesses: Do und Check, die wir in unserem nächsten Beitrag behandeln werden!
