Das Scoring von Projekten ist ein einfacher Weg, um Projekte mit hohem Wert zu identifizieren und sie an die erste Stelle zu setzen, damit Ihr Unternehmen stets an den Initiativen mit der höchsten Priorität arbeitet. Aber Sie werden überrascht sein, wie wenig Unternehmen dies in der Praxis tatsächlich tun. In unserem jüngsten Project and Portfolio Management Landscape Report wurde die Priorisierung als zweitgrößte Herausforderung für Unternehmen genannt, durchweg hinter der Bereitstellung von Ressourcen, wobei diese Herausforderung im Vergleich zum Vorjahr zugenommen hat. Wenn man dieselben Organisationen insbesondere nach dem Scoring fragte, hatten 24% keine formale Methodik. Da stellt sich die Frage: Wie werden die Projekte dann genehmigt?
Es ist klar, dass ein First-in-First-out-System nicht die Lösung ist, wenn es um Innovation geht. In vielen dieser Organisationen gibt es vielleicht jemanden, der ein gutes Gespür für das Geschäft hat und weiß, was getan werden muss, und der als Gatekeeper fungiert. Das passiert wahrscheinlich in einer Planungssitzung oder jedes Mal, wenn eine Anfrage eingeht, die man einfach nicht ablehnen kann. Aber wenn das nicht mehr funktioniert (weil es definitiv nicht skalierbar ist) oder Emotionen im Spiel sind, ist ein Bewertungssystem ein unvoreingenommener Weg, um die Projekte zu identifizieren, die dem Unternehmen am meisten nützen, und nicht nur den wenigen, die davon profitieren werden.
Es kann schwierig sein, eine Projektbewertung in einer Organisation einzuführen, die in der Vergangenheit nicht über eine entsprechende Methodik verfügte. Bei manchen Menschen kann dabei sogar die eine oder andere Seifenblase platzen, aber die Projekte zu identifizieren, die für das Unternehmen am besten sind, ist zweifellos die richtige Vorgehensweise. Sie denken vielleicht: "Wenn es nicht kaputt ist, sollte man es nicht reparieren", aber auch wenn der Prozess nicht "kaputt" ist, kann er reif für Verbesserungen sein und dem gesamten Unternehmen auf lange Sicht zugute kommen.
Aber auch hier kann die Umsetzung des Scorings schwierig sein und es ist schwierig, den Wert potenzieller Projekte zu messen, insbesondere wenn sie einzigartig sind und es keine historischen Daten für sie gibt. Es ist nicht empfehlenswert, eine Wertung ausschließlich auf der Grundlage des erwarteten finanziellen Ertrags vorzunehmen, da mit dem Projekt Vorlaufkosten verbunden sein könnten oder es erhebliche Zeit dauern könnte, bis der Ertrag realisiert wird, oder ein anderer nicht messbarer Nutzen entsteht. Vielmehr sollte der Projektwert auf Kriterien basieren, die in eine Gesamtbewertung einfließen, wie z.B:
- Business Alignment: Wie gut unterstützt das Projekt die Ziele der Organisation?
- Auswirkungen auf den Prozess: Würde die Initiative erhebliche Auswirkungen auf bestehende Arbeitsabläufe erfordern?
- Technische Unterstützung: Verfügt das Unternehmen über die technischen Ressourcen, um die Initiative zu unterstützen, und wie groß wäre der langfristige Nutzen einer Investition in neue Technologie für diese Initiative?
- Risiko: Wie hoch ist das Risiko, dass das Projekt die Erwartungen nicht erfüllt oder vor der Fertigstellung abgebrochen wird?
- ROI: Sie können die finanziellen Auswirkungen eines Projekts nicht vollständig vermeiden, sie sollten vielmehr ein Teil der Gesamtbewertung sein.
Die Festlegung von Kriterien ist für viele Unternehmen schwer zu vereinbaren, ist aber ein entscheidender Schritt bei der Erstellung eines Scoring-Modells. Dies hilft den Unternehmen, sich darauf zu einigen, was für sie am wichtigsten ist, welche Arten von Projekten Investitionen rechtfertigen und wie viel sie bereit sind, auf den Tisch zu legen, um die Projekte, die sie für wertvoll halten, besser umzusetzen. Dabei ist es hilfreich, einige frühere Projekte zu modellieren, wobei Sie einige Projekte verwenden, die überragend abschneiden sollten, und andere, die mittelmäßig oder schlecht waren, um das von Ihnen erstellte Bewertungssystem zu testen.
Wenn Sie zum ersten Mal Scoring einsetzen, sollten Sie daran denken, dass es nicht von Anfang an kompliziert sein muss. Selbst ein rudimentäres Hoch, Mittel, Niedrig ist ein guter Anfang, um die Teammitglieder an die Verwendung und Einhaltung des Wertesystems zu gewöhnen. Sobald Sie den Prozess eingerichtet haben und bereit für mehr sind, oder wenn Sie zu viele im oberen Bereich finden, müssen Sie das System möglicherweise komplexer machen.
Für viele Organisationen sind die vereinbarten Kriterien alle wichtig und dienen im Wesentlichen als Ankreuzkästchen - ein Ja oder Nein. Wenn 4 oder 5 Kästchen für ein bestimmtes Projekt markiert sind, wird es in die Kategorie "hoch" eingestuft. Die mit 2-3 gelten als "mittel" und so weiter. Das setzt jedoch voraus, dass jedes der Kriterien gleich wichtig ist, was nicht immer (oder besser gesagt selten) der Fall ist. Um dies zu berücksichtigen, können Sie die Kriterien in eine Rangfolge bringen und diese mit der Punktzahl multiplizieren, die sie erhalten. So kann beispielsweise ein Projekt, das mit den Geschäftszielen übereinstimmt und über die erforderliche technische Unterstützung verfügt, eine höhere Punktzahl erhalten als ein Projekt, das sich nicht auf die Geschäftsprozesse auswirkt und nur ein geringes Risiko birgt - selbst wenn es nicht mit den Geschäftszielen übereinstimmt und keine Aussicht auf einen ROI hat. In diesem Fall haben sowohl das Kriterium als auch der Wert einen Bereich. Ein Projekt könnte also bei der Auswirkung auf die Prozessskala einen Wert von 5 und beim Risiko für das Unternehmen einen Wert von 5 erreichen und trotzdem einen niedrigeren Wert haben als einen 3 für die geschäftliche Ausrichtung und einen 2 für die technische Unterstützung, da diese Kriterien viel höher gewichtet sind. So lässt sich besser darstellen, wie gut das Projekt die Ziele eines Unternehmens unterstützt.
Sobald Sie ein System zur Bewertung von Projekten haben, wird es natürlich eine Grenze geben, ab der ein Wert zu niedrig ist, um genehmigt zu werden. Dies kann durch die Ressourcenkapazität, zeitliche Beschränkungen, das Budget oder eine Kombination aus diesen und anderen Faktoren bedingt sein. Es gibt keine magische Zahl, für die ein Projekt genehmigt werden sollte, aber wenn Sie wissen, wie die Projekte im Verhältnis zu anderen Projekten eingestuft werden, können Sie Prioritäten setzen, auf die Sie sich zuerst konzentrieren müssen.
Das Scoring ist einfach eine Möglichkeit, Projekten einen Wert zuzuweisen und die Organisation auf ihre Ziele zu konzentrieren. Je besser Sie die Projekte identifizieren können, die das Unternehmen voranbringen, desto mehr Wert können Sie letztendlich aus Ihrer Investition ziehen. Aber die Punktevergabe ist kein System, das man einfach so abhakt. Sie muss gepflegt und angepasst werden, wenn sich die Ziele der Organisation oder die Prioritäten ändern.
