Das Management von Unternehmensprojekten ist eine äußerst anspruchsvolle Arbeit. Den Überblick über Dutzende von Projektaufgaben, Teammitgliedern und anderen Beteiligten zu behalten, kann überwältigend sein, selbst wenn ein Projekt gut vorankommt. Glücklicherweise können Sie mit der richtigen Herangehensweise an Ihre Arbeit jedes Projekt, egal wie groß oder komplex es ist, im Griff behalten. Werfen wir einen Blick auf einige der vorteilhaftesten Gewohnheiten von Projektmanagern im Unternehmensbereich und wie Sie diese in Ihre wöchentliche Routine einbauen können.
Melden Sie sich bei den wichtigsten Stakeholdern
Es ist leicht, sich in den Details von Projektaufgaben, Budgetberichten, Reiseplänen und den zahllosen anderen Einzelheiten zu verlieren, mit denen Sie sich jeden Tag beschäftigen müssen. Wenn Sie nicht auf
nach Luft schnappen und mit Ihren Kunden oder leitenden Angestellten kommunizieren, können Sie Unsicherheit darüber schaffen, wie Sie das Projekt managen. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie Ihren Kalender so gestalten, dass er wöchentliche Kontrollpunkte mit Ihren wichtigsten Interessengruppen. Versuchen Sie nach Möglichkeit, ein wöchentlich wiederkehrendes 15- oder 30-minütiges Treffen mit dem Lenkungsausschuss, dem Hauptsponsor oder anderen wichtigen Entscheidungsträgern eines jeden Projekts zu vereinbaren. Diese wöchentlichen Gespräche sorgen nicht nur dafür, dass sich alle mit Ihrem Führungsstil wohlfühlen, sondern geben Ihnen auch die Möglichkeit, sich im Voraus über neue Probleme, geänderte Anforderungen oder andere kritische Informationen zu informieren, die Sie sonst vielleicht erst erfahren, wenn es zu spät ist.
Fortschrittsberichte von Teammitgliedern erhalten
Genauso wie Sie die wichtigsten Interessengruppen über den aktuellen Stand informieren müssen, ist es für ein effektives Projektmanagement erforderlich, dass Sie von jedem Teammitglied mindestens einmal pro Woche über den Fortschritt informiert werden. Selbst die fähigsten Mitarbeiter können vergessen, wichtige Informationen weiterzugeben, wenn sie dies allein tun müssen. Es ist viel unwahrscheinlicher, dass Sie überrumpelt werden, wenn Sie direkte Fragen über den Fortschritt von Projektaufgaben und -ergebnissen stellen.
Geben Sie Ihrem Team Feedback
Wie jeder erfolgreiche Projektmanager weiß, sollten Sie, wenn Sie Ihr Team um Informationen bitten, auch ein Feedback zu den Antworten geben, die Sie erhalten. Ganz gleich, ob Ihr Projekt auf dem richtigen Weg ist oder in Verzug gerät, es ist wichtig, dass Sie Ihr Team wissen lassen, dass Sie ihm zugehört haben. Statusberichte und wissen, wie Sie die Informationen in den Projektplan einarbeiten können. Selbst wenn die Nachrichten, die Sie erhalten, nicht gut sind, versuchen Sie, Ihr Feedback positiv zu halten - Ihre Teammitglieder werden sich wahrscheinlich nicht besonders anstrengen, wenn Sie Ihre Zeit damit verbringen, Schuldzuweisungen zu machen oder alte Fehler aufzuwärmen.
Überprüfung der Projekt-Risiken
Risikomanagement ist ein wesentlicher und zunehmend sichtbarer Aspekt des Projektmanagements in Unternehmen. Unabhängig davon, ob Sie dies in einer Besprechung mit anderen Beteiligten tun oder die Überprüfung allein durchführen, sollten Sie sich jede Woche Zeit nehmen, um die Risiken zu bewerten, die Sie für Ihr Projekt ermittelt haben. Je früher Sie erkennen, dass sich Probleme anbahnen, desto einfacher wird es sein, Ihr Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Überprüfung der wichtigsten Metriken
Projektmanager in Unternehmen können es sich nicht leisten, zu warten, bis ein Projekt abgeschlossen ist, um herauszufinden, ob das Budget überschritten oder ein wichtiger Termin verpasst wurde. Werfen Sie jede Woche einen Blick auf wichtige Leistungsindikatoren wie die Erledigung von Aufgaben, die Auslastung von Teammitgliedern, die Budgetleistung und die Einhaltung des Zeitplans. Diese Gewohnheit hilft Ihnen nicht nur dabei, Probleme im Frühstadium zu erkennen, sondern bereitet Sie auch darauf vor, unerwartete Fragen Ihrer Stakeholder zu beantworten.
