Die Übernahme eines neuen Projekts kann sich zunächst überwältigend anfühlen, selbst für die erfahrensten Projektmanager. Wenn Sie sich etwas Zeit nehmen und eine Erklärung zum Aufgabenbereich verfassen, erscheint Ihnen das Erreichen Ihres Ziels sehr viel greifbarer. Die Erstellung eines wirklich umfassenden Dokuments zum Projektumfang kann jedoch seine eigenen Tücken haben. Hier sind fünf wichtige Fragen, die Sie bei der Ausarbeitung Ihres Projektumfangs im Auge behalten sollten.
Five Questions to Ask About Your Project’s Scope
1. Was sind die Ergebnisse des Projekts?
Dies ist der grundlegendste Schritt zur Erstellung einer hilfreichen Umfangsangabe. Bevor Sie sich mit der grundlegenden Organisation befassen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, was von Ihnen verlangt wird. Was wird in Bezug auf ein greifbares Produkt erwartet und wie passt diese Erwartung in den größeren Rahmen des Projekts? Wenn Sie wissen, was auf Produktionsebene von Ihnen verlangt wird, können Sie besser einschätzen, wie Sie bei der Zuweisung von Rollen und der Festlegung von Fristen vorgehen müssen.
2. Wie viel Flexibilität haben Sie?
Bevor Sie mit der Festlegung von Fristen beginnen können, sollten Sie wissen, um welche Art von Frist es sich handelt und wie viel Rückschlag Sie in Kauf nehmen können. Eine Umfangsangabe sollte insgesamt realistisch sein und bestimmte Verzögerungen und unvorhergesehene Komplikationen berücksichtigen. Wenn Sie wissen, wie viel Zeit Ihnen tatsächlich zur Verfügung steht, wie viel Zeit Sie benötigen und wie viel Spielraum Sie haben, können Sie Ihr Team besser organisieren und bestimmte Schritte innerhalb des Projektumfangs nach Prioritäten ordnen. Sobald Sie einen genauen Überblick über den Zeitplan des Projekts haben, können Sie den Einsatz einer Projektmanagement-Software wie Planview AdaptiveWork in Erwägung ziehen, um die Dinge im Griff zu behalten.
3. Was sind die langfristigen Prioritäten des Projekts?
Die Kenntnis der langfristigen Bedürfnisse und Ziele des Kunden hat vielleicht keinen direkten Einfluss auf Ihre Beziehung zum aktuellen Projekt, aber je mehr Sie über diese Ziele wissen, desto besser sind Sie für den Umgang mit den komplexeren, weniger greifbaren Problemen gerüstet, die auftreten können. Wenn Sie schnell eine Entscheidung treffen müssen, ist es hilfreich, das große Ganze im Auge zu behalten und dabei so detailorientiert wie möglich zu bleiben. Wenn Sie vergessen, ein grundlegendes Verständnis des langfristigen Fortschritts in Ihr Projektumfangsdokument aufzunehmen, lassen Sie möglicherweise eines der hilfreichsten Instrumente für die Entwicklung kreativerer Lösungen in der Folgezeit aus.
4. Was ist außerhalb des Geltungsbereichs?
So kontraintuitiv es auch erscheinen mag, es ist oft hilfreich zu wissen, was von Ihnen bei einem bestimmten Projekt nicht erwartet wird. Je klarer die Grenzen sind, desto besser. Um zu vermeiden, dass Ihr Projektumfangsdokument mit einer Menge überflüssiger, nicht greifbarer Ziele und Leistungen überfrachtet wird, sollten Sie es einfach halten. Fragen Sie, was von Ihnen erwartet wird und was nicht. So können Sie vermeiden, dass Sie sich mit mehr Arbeit belasten, als vom Kunden benötigt oder gewünscht wird, oder sogar für das Projekt hilfreich ist.
5. Was sind die Erfolgskriterien des Projekts?
Jedes Projekt hat andere Ziele. Einige dieser Ziele sind kurzfristig und greifbar, während andere eher ideologisch und auf das große Ganze ausgerichtet sind. Um bei dem anstehenden Projekt erfolgreich zu sein, müssen Sie wissen, was Erfolg im Kontext der Arbeit bedeutet.
Erfolg ist ein extrem fließender Begriff - er kann für verschiedene Menschen viele verschiedene Dinge bedeuten, und wenn die Kommunikation nicht völlig klar ist, könnten Sie sich der Gefahr aussetzen, Ihrem Kunden ein anderes Ergebnis zu präsentieren, als er erwartet hat.
Die Skizzierung des Projektumfangs ist einer der wichtigsten Schritte des Projektplanungsprozesses, wenn nicht sogar der wichtigste. Wenn Sie mehr über Projektplanung erfahren möchten, besuchen Sie den Planview AdaptiveWork Blog. Und wenn Sie daran interessiert sind, eine neue Projektmanagement-Software für Unternehmen auszuprobieren, stellen wir Ihnen gerne eine Live-Demo unserer Lösung zur Verfügung.
