Was ist ein PMO?
Die grundlegende Definition des PMO in einem Unternehmen ist eine permanente Organisation, die mit einem oder mehreren der folgenden Ziele beauftragt ist:
- Definieren und pflegen Sie die Leitlinien, Richtlinien, Prozesse und Standarddokumentation für Projekte.
- Fördern und erhalten Sie die Wiederholbarkeit des Projektmanagements.
- Bieten Sie ein zentrales, koordiniertes Management/Overview für die Initiierung und strategische Planung von Projekten.
- Koordinieren und entwickeln Sie Projektmanagement-Schulungen zur kontinuierlichen Verbesserung der Organisation.
- Bieten Sie eine breite Palette von Dienstleistungen an, von der Budgetierung über das Produktmanagement und die direkte Projektleitung bis hin zu unterstützenden Funktionen wie Coaching, Beratung und Marketing.
- Unterstützen Sie die Priorisierung strategischer Projekte, um sicherzustellen, dass die Organisation an Initiativen arbeitet, die mit den strategischen Geschäftszielen übereinstimmen.
- Beaufsichtigen Sie den gesamten Ressourcenpool, um die Zuweisung von Ressourcen für die Initiativen mit der höchsten Priorität zu unterstützen.
Im heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld richten immer mehr Unternehmen PMOs ein, um geschäftliche Agilität und Effizienz zu erreichen und sicherzustellen, dass wichtige Führungskräfte über strategische Initiativen innerhalb eines Unternehmens auf dem Laufenden bleiben. Jede Organisation ist anders, aber es gibt ein paar bewährte Verfahren, die alle Organisationen anwenden können, um sicherzustellen, dass sie ihr PMO erfolgreich einrichten, wenn sie es einrichten.
- Stellen Sie sicher, dass Sie von den richtigen Führungskräften unterstützt und einbezogen werden
Eine der schwierigsten Aufgaben eines neuen PMO besteht oft darin, sich als faktische Autorität für alle neuen Großprojekte zu etablieren. Dies kann besonders schwierig sein, wenn das PMO mit geringer organisatorischer Unterstützung oder Beteiligung betrieben wird. Bei der Einrichtung eines PMO ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Führungskräfte der obersten Ebene einbezogen werden und den Wert der Einrichtung eines PMO verstehen.
- Konzentrieren Sie sich zuerst auf die Portfolioplanung
Eine bessere Planung führt zu einer besseren Ausführung, und einer der Hauptgründe für das Scheitern von Projekten ist, dass diese Projekte schlecht geplant und terminiert wurden, ohne das gesamte Portfolio zu berücksichtigen. Schlecht durchgeführte Projekte und die mangelnde Fähigkeit, Verpflichtungen gegenüber wichtigen Stakeholdern einzuhalten, führen zu einem mangelnden Vertrauen der Organisation in das PMO. Mangelndes Vertrauen in die Fähigkeiten des PMO ist einer der Hauptgründe für das Scheitern von PMOs.
Ressourcenkapazitäts- und -nachfragebeschränkungen sind oft das größte Hindernis für die Planung und den Abschluss von Projekten. Neue PMOs haben oft Schwierigkeiten, einen Überblick über die Ressourcenzuweisung für Projekte und projektfremde Arbeiten zu erhalten. Oft ist es eine kluge Idee, ein leichtgewichtiges Projektportfoliomanagement Tool einzusetzen, das bei der Planung der Ressourcenkapazität und des Bedarfs für wichtige Initiativen hilft.
- Organisatorische Veränderungen minimieren
Bei der Einrichtung eines neuen PMO erteilen die PMO-Direktoren der Organisation allzu oft den Auftrag, die Projektinformationen so detailliert zu verfolgen, dass dies für die Mitarbeiter der Organisation extrem zeitaufwändig wird. Diese Art der Veränderung geht in der Regel nach hinten los und viele dieser Ressourcen werden das PMO rundheraus ablehnen.
Bei der Einrichtung eines PMO ist es wichtig, diese Veränderung zu minimieren und sich darauf zu konzentrieren, zunächst nur die Projekt-KPIs mit dem höchsten Wert für die wichtigsten Führungskräfte und Stakeholder festzulegen und zu erfassen. Wir empfehlen oft, mit nur 15 bis 20 KPIs pro Projekt zu beginnen, um den Pflege- und Berichtsaufwand für die Projektmitarbeiter zu begrenzen. Dies erleichtert die Einführung des neuen PMO, und die KPIs können erweitert werden, wenn die Organisation reift.
- Denken Sie über die richtige PMO-Struktur nach
Es gibt zwei grundlegende Modelle von PMOs:
- Einer ist als Berater tätig und bietet Projektmanagern in den Geschäftsbereichen Schulungen, Anleitungen und bewährte Verfahren an.
- Eine andere fungiert als zentrale Organisation für die Abwicklung aller Projektmanagementaktivitäten. Diese Art von PMO verfügt häufig über Projektmanager, die an Geschäftseinheiten ausgeliehen werden, um an Projekten zu arbeiten.
Wenn Sie Ihr PMO aufbauen, sollten Sie auf der Grundlage des Inputs der wichtigsten Interessengruppen und der Unternehmensziele entscheiden, welche Struktur für Ihr Unternehmen die richtige ist.
- Betrachten Sie Ihr PMO nicht als eine Initiative zur Kostensenkung
Obwohl die von einem PMO geförderte Konsistenz und Effizienz zu einer Verringerung des Arbeitsaufwands und einer besseren Termintreue führen kann... was wiederum Kosten spart, sollte das Ziel des PMO darin bestehen, sicherzustellen, dass sich die Organisation auf die Durchführung der Projekte konzentriert, die dem Unternehmen den größten Nutzen bringen.
Wenn Sie mehr über den Wert der Einrichtung eines PMO erfahren möchten, lesen Sie dieses Whitepaper: Project Management Office: Das ganze Bild sehen.
