Vad är ett PMO?
Den grundläggande definitionen av PMO i ett företag är en permanent organisation som har till uppgift att uppfylla ett eller flera av följande mål:
- Fastställa och upprätthålla riktlinjer, policyer, processer och standarddokumentation för projekt.
- Uppmuntra och upprätthålla upprepningsbarhet i samband med projektledning.
- Tillhandahålla central, samordnad ledning/översikt vid initiering och strategisk planering av projekt.
- Samordna och utveckla utbildning i projektledning för kontinuerlig förbättring av organisationen.
- Erbjuder ett brett utbud av tjänster från budgetering, produkthantering, direkt projektledning till stödfunktioner som coachning, rådgivning och marknadsföring.
- Stödja prioriteringen av strategiska projekt för att säkerställa att organisationen arbetar med initiativ som är i linje med strategiska affärsmål.
- Tillhandahålla tillsyn över resurspoolen för att stödja tilldelningen av resurser till de högst prioriterade initiativen.
I dagens konkurrensutsatta affärsmiljö etablerar allt fler organisationer PMO:s som en metod för att skapa smidighet och effektivitet i verksamheten och för att se till att nyckelpersoner i ledningen håller sig uppdaterade om strategiska initiativ inom organisationen. Varje organisation är annorlunda, men det finns några bästa metoder som alla organisationer kan tillämpa för att säkerställa att de ställer in sitt PMO för framgång när de inrättar ett PMO.
- Se till att du har stöd och engagemang från rätt chefer.
En av de svåraste uppgifterna för ett nytt PMO är ofta att etablera sig som de facto myndighet för alla nya större projekt. Detta kan vara särskilt svårt att upprätthålla om PMO:n drivs med litet organisatoriskt stöd eller engagemang. När man inrättar ett PMO är det viktigt att se till att chefer på C-nivå är involverade och förstår värdet av att inrätta ett PMO.
- Fokusera på portföljplanering först
Bättre planering leder till bättre genomförande, och en av de största anledningarna till att projekt misslyckas är att projekten var dåligt planerade och schemalagda utan hänsyn till den bredare portföljen. Dåligt genomförda projekt och en bristande förmåga att leverera på åtaganden till viktiga intressenter leder till en organisatorisk brist på förtroende för PMO. Bristande förtroende för PMO:s förmåga är en av de största orsakerna till att PMO:s misslyckas.
Begränsningar i fråga om resurskapacitet och efterfrågan är ofta det största hindret för att schemalägga och slutföra projektarbete, och nya PMO:er kämpar ofta med att få insyn i hur resurserna har fördelats mellan projektarbete och icke-projektarbete. Det är ofta en smart idé att använda ett lätt verktyg för projektportföljhantering för att hjälpa till att planera resurskapacitet och efterfrågan på viktiga initiativ.
- Minimera organisatoriska förändringar
När ett nytt PMO inrättas, kommer PMO-cheferna alltför ofta att ge organisationen ett mandat att spåra projektinformation på en så detaljerad nivå att det blir extremt tidskrävande för organisationens personal. Denna nivå av förändring tenderar att ge bakslag och många av dessa resurser kommer att förkasta PMO direkt.
När man inrättar ett PMO är det viktigt att minimera denna förändring och fokusera på att till en början fastställa och samla in endast de projekt-KPI:er som har det högsta värdet för viktiga chefer och intressenter. Vi rekommenderar ofta att du börjar med bara 15 till 20. KPI:er per projekt för att begränsa den mängd underhåll och rapportering som krävs av projektpersonalen. Detta underlättar antagandet av det nya PMO, och KPI:erna kan utökas när organisationen mognar.
- Tänk på rätt PMO-struktur
Det finns två grundläggande modeller för PMO:s:
- En av dem arbetar som konsult och ger projektledare i affärsenheterna utbildning, vägledning och bästa praxis.
- En annan fungerar som en centraliserad organisation för att hantera all projektledningsverksamhet. Denna typ av PMO har ofta projektledare anställda som lånas ut till affärsenheterna för att arbeta med projekt.
När du bygger upp ditt PMO bör du bestämma vilken struktur som är rätt för din organisation baserat på input från viktiga intressenter och organisatoriska mål.
- Tänk inte på ditt PMO som ett initiativ för att minska kostnaderna.
Även om den enhetlighet och effektivitet som ett PMO främjar kan leda till minskad arbetsbelastning och bättre punktlighet i projektarbetet, vilket sparar kostnader, bör PMO:s mål vara att se till att organisationen fortsätter att fokusera på att genomföra de projekt som ger organisationen det högsta värdet.
Om du vill veta mer om värdet av att skapa ett PMO kan du läsa detta whitepaper: Project Management Office: Se hela bilden.
