Qu'est-ce qu'un PMO ?
La définition de base du PMO dans une entreprise commerciale ou professionnelle est une organisation permanente chargée d'un ou plusieurs des objectifs suivants :
- Définir et maintenir les directives, les politiques, les processus et la documentation standard autour des projets.
- Encourager et soutenir la répétabilité liée à la gestion de projet.
- Assurer une gestion/un contrôle central et coordonné du lancement et de la planification stratégique des projets.
- Coordonner et développer la formation en gestion de projet pour l'amélioration continue de l'organisation.
- Offrez un large éventail de services allant de la budgétisation à la gestion de produits, en passant par la direction directe de projets et les fonctions de soutien telles que le coaching, le conseil et le marketing.
- Soutenir la priorisation des projets stratégiques pour s'assurer que l'organisation travaille sur des initiatives alignées sur les objectifs commerciaux stratégiques.
- Assurer la surveillance de l'ensemble des ressources afin de soutenir l'affectation des ressources aux initiatives les plus prioritaires.
Dans l'environnement commercial concurrentiel d'aujourd'hui, de plus en plus d'organisations établissent des PMO comme méthode pour créer de l'agilité et de l'efficacité commerciale et pour s'assurer que les cadres clés restent au courant des initiatives stratégiques au sein d'une organisation. Chaque organisation est différente, cependant, il existe quelques meilleures pratiques que toutes les organisations peuvent mettre en œuvre pour s'assurer que, lorsqu'elles établissent un PMO, elles le mettent sur la voie du succès.
- Assurez-vous d'avoir le soutien et l'implication des bons cadres.
Souvent, l'une des tâches les plus difficiles d'un nouveau PMO est de s'établir comme l'autorité de facto pour tout nouveau projet majeur. Cela peut être particulièrement difficile à maintenir si le PMO est exploité avec peu de soutien ou d'implication de l'organisation. Lors de l'établissement d'un PMO, il est essentiel de s'assurer que les cadres de niveau C sont impliqués et comprennent la valeur de l'établissement d'un PMO.
- Concentrez-vous d'abord sur la planification du portefeuille
Une meilleure planification conduit à une meilleure exécution, et l'une des principales raisons de l'échec des projets est que ces projets ont été mal planifiés et programmés sans tenir compte du portefeuille plus large. Des projets mal exécutés et un manque de capacité à tenir les engagements pris envers les principales parties prenantes entraîneront un manque de confiance de l'organisation envers le PMO. Un manque de confiance dans la capacité du PMO est l'une des principales raisons de l'échec des PMO.
Les contraintes liées à la capacité et à la demande de ressources sont souvent le principal obstacle à la programmation et à l'achèvement du travail de projet et les nouveaux PMO ont souvent du mal à obtenir une visibilité sur la façon dont les ressources ont été allouées entre le travail de projet et le travail hors projet. C'est souvent une bonne idée d'adopter un outil léger de gestion de portefeuille de projets pour aider à la planification de la capacité et de la demande de ressources dans les initiatives clés.
- Minimiser les changements organisationnels
Trop souvent, lors de l'établissement d'un nouveau BGP, les directeurs de BGP confient à l'organisation le mandat de suivre l'information sur les projets à un niveau de détail si granulaire que cela devient extrêmement chronophage pour le personnel de l'organisation. Ce niveau de changement a tendance à se retourner contre vous et bon nombre de ces ressources rejetteront carrément le PMO.
Lors de l'établissement d'un PMO, il est important de minimiser ce changement et de se concentrer sur l'établissement initial et la collecte des seuls KPI du projet ayant la plus grande valeur pour les cadres et les parties prenantes clés. Nous recommandons souvent de commencer avec seulement 15 à 20 KPIs par projet afin de limiter la quantité de maintenance et de rapports requis par le personnel du projet. Cela facilite l'adoption du nouveau PMO, et les KPI peuvent être étendus à mesure que l'organisation mûrit.
- Pensez à la bonne structure de PMO
Il existe deux modèles de base de PMO :
- L'un d'eux agit en tant que consultant, fournissant aux chefs de projet des unités commerciales une formation, des conseils et les meilleures pratiques.
- Un autre agit comme une organisation centralisée pour traiter toutes les activités de gestion de projet. Souvent, ce type de PMO compte des chefs de projet dans son personnel qui sont prêtés aux unités commerciales pour travailler sur des projets.
Lors de la création de votre PMO, déterminez la structure qui convient à votre organisation en vous basant sur les commentaires des principales parties prenantes et les objectifs organisationnels.
- Ne considérez pas votre PMO comme une initiative de réduction des coûts
Bien que la cohérence et l'efficacité promues par un PMO puissent entraîner une réduction de la charge de travail des projets et de meilleurs taux de respect des délais... ce qui permettra de réduire les coûts, le but du PMO devrait être de s'assurer que l'organisation reste concentrée sur l'exécution des projets qui apporteront la plus grande valeur à l'organisation.
Pour en savoir plus sur la valeur de la création d'un PMO, consultez ce livre blanc : Project Management Office : Voir l'ensemble du tableau.
