Irgendwann zwischen dem Ersten Zeitalter von Mittelerde und 2001 machten sich ein Hobbit namens Frodo, ein Zauberer namens Gandalf und ein Haufen anderer Charaktere auf die Suche nach dem "Einen Ring, der sie alle beherrschte".
Zum Glück ist Projektmanagement nicht ganz so entmutigend wie Herr der Ringe. Es gibt zum Beispiel keine Schicksalsberge zu erklimmen, und die Landschaft ist so gut wie orkfrei. Aber es gibt ein Äquivalent im Projektmanagement-Universum, das als Erwartungsmanagement bekannt ist, denn es ist das "One Goal that Rules them All".
Wie erfahrene Projektmanager wissen und aufstrebende Projektmanager schnell herausfinden werden, sind die Einhaltung von Fristen, die Einhaltung des Budgets und die Erfüllung von Geschäftsanforderungen zwar wichtig, aber manchmal nicht genug! Wenn Sponsoren und andere Stakeholder nicht die richtige Einstellung haben - d.h. wenn ihre Erwartungen nicht korrekt sind und nicht mit dem übereinstimmen, was das Projekt tut und liefert - dann wird es zu einem Bruch kommen. Und wenn das passiert, ist es leicht zu verstehen, warum viele Projektmanager sich einen Ring wünschen, der sie unsichtbar macht.
Glücklicherweise ist die Steuerung von Erwartungen an Projekte nicht annähernd so gefährlich wie die Rettung der Welt vor bösen dunklen Lords. Hier sind 5 praktische Tipps, die Ihnen helfen werden, Ihre Projekte zu einem triumphalen, Oscar-würdigen Abschluss zu bringen:
1. Bestätigen Sie alles
Projektmanagement-Annahmen sind wahrscheinlich für mehr Probleme beim Erwartungsmanagement verantwortlich als alles andere - insbesondere wenn es darum geht, wer was, wann, wie, wo und manchmal sogar warum tun soll. Vermeiden Sie diese Missverständnisse, indem Sie alle Verpflichtungen bestätigen. Ja, es ist ein bisschen zusätzliche Arbeit. Aber es ist viel einfacher, eine kurze Zusammenfassung einer Besprechung oder eines Gesprächs zu verschicken, als zu versuchen, die Erwartungen im Nachhinein neu zu formulieren. Manchmal ist es einfach nicht möglich.
2. Im Kontext kommunizieren
Natürlich verfolgen Sponsoren und andere Beteiligte (einschließlich interner Führungskräfte) die Projekte nicht täglich. Um ihre Erwartungen zu erfüllen - oder, was ebenso wichtig ist, um herauszufinden, wann ihre Erwartungen aus dem Ruder gelaufen sind -, muss alle Aktualisierungs- und Statusinformationen in einen Kontext stellen und sie mit einer zugehörigen Aufgabe, Aktivität, einem Meilenstein oder einem anderen Arbeitsobjekt verknüpfen. Andernfalls werden sie als Rohdaten wahrgenommen, die erst im Nachhinein einen Sinn ergeben - nämlich dann, wenn die Erwartungen nicht erfüllt werden, und das Hin und Her kann so aussehen:
Sie : Ich habe Ihnen die Informationen vor genau 13 Tagen um 2:32Uhr geschickt.
Them : Ich sehe hier, dass Sie mir ein Update geschickt haben. Aber es stand nichts darüber drin, was Sie von mir erwarten oder warum.
Sie : Ich dachte, das wäre klar. Ich lese gerade mein Update und kann das Problem nicht erkennen.
Sie : Vielleicht war es für Sie klar. Sie leiten das Projekt. Aber das war mir nicht klar.
Sie: Ich verstehe. Hätten Sie vielleicht eine Zeitmaschine, damit ich den Planview AdaptiveWork-Blog über das Management von Erwartungen noch einmal lesen kann?
Sie: Lustig, dass Sie das fragen. Ich habe zufällig eine genau hier...
(Hey, Tolkien ist nicht der einzige, der Fantasy schreiben kann!)
3. Status-Meetings: Sagen Sie einfach Nein
Eine Fahrt zur Zulassungsstelle. Farbe beim Trocknen zusehen. Eine Wurzelbehandlung überstehen. Oh, um Himmels willen: und ein Vokuhila-Haarschnitt!Laut einer Umfrage von Clarizen/Harris Poll sind dies nur einige der schrecklichen Dinge, die die Menschen lieber tun würden, als an einem weiteren Statusmeeting teilzunehmen - und zu dieser riesigen Gruppe gehören auch die Leute, deren Erwartungen Sie überwachen und steuern müssen. Anstatt sich auf Statusbesprechungen (persönlich oder in Form von Telefonkonferenzen) zu verlassen, sollten Sie virtuelle Besprechungsräume einrichten, in denen Teammitglieder und Stakeholder wissen, was von ihnen erwartet wird, und sehen, wie ihr Beitrag in das Gesamtbild passt.
4. Kommunikation einfach machen & Effizient
Projekte sind in der Regel komplizierte Gebilde mit vielen beweglichen Teilen - darunter einige, die sich in die falsche Richtung bewegen, und andere, die sich überhaupt nicht bewegen. Doch so komplex Projekte auch sein können, die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern ist einfach einfach und effizient zu gestalten. Andernfalls kommunizieren die Menschen nicht (oder nicht gut genug), und die Steuerung von Erwartungen ist unmöglich. In diesem Fall können Sie nur auf das Beste hoffen. Das ist in Ordnung, wenn Sie im Publikum sitzen und Frodo & und Co. bei ihrer Reise durch Mordor beobachten. Aber es ist nicht in Ordnung, wenn Sie am Ruder eines Projekts stehen und für die Ergebnisse und den Erfolg verantwortlich sind.
5. Verwenden Sie die richtige Projektmanagement-Software
Wenn Sie Tabellenkalkulationen, E-Mails und andere ad hoc Tools verwenden, um Erwartungen zu verwalten: hören Sie bitte auf. Selbst bei kleinen Projekten sind dies nicht die richtigen Werkzeuge, und bei größeren oder mehrphasigen Projekten ist dies eine Katastrophe, die nur darauf wartet zu passieren. Die richtige Projektmanagement-Software verfügt über integrierte Funktionen zur Unterstützung des Erwartungsmanagements. Außerdem ist es vollständig konfigurierbar und passt sich Ihren Arbeitsabläufen und Prozessen an - und nicht umgekehrt. Und natürlich ist es selbstverständlich (aber wir sagen es trotzdem), dass es sich um eine reine Cloud-basierte Lösung handeln muss, die über ein mobiles Gerät überall zugänglich ist. Die Arbeit beginnt und endet nicht im Büro, und das gilt auch für den Umgang mit Erwartungen.
Weitere Informationen
Wir von Planview AdaptiveWork haben unsere Software von Grund auf so konzipiert, dass sie Projektmanagern hilft, das Erwartungsmanagement von einer schwierigen Aufgabe, die die Leistung untergräbt, in eine Kernfunktion zu verwandeln, die den Erfolg fördert. Um mehr zu erfahren, machen Sie eine Produkttour, oder starten Sie eine kostenlose 30-tägige Testfahrt.
