In den ersten beiden Beiträgen dieser Blogserie haben wir Beispiele dafür geliefert, wie Unternehmen dynamische Planung und schnelle Neupriorisierung nutzen, um schnell auf disruptive Veränderungen und neue Chancen zu reagieren. Wir haben auch dargelegt, wie EPMOs und Finanzleiter mit der C-Suite zusammenarbeiten sollten, um sowohl kurz- als auch langfristig die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen:
Teil 1: Dynamic Planning and Rapid Reprioritization: Resilience Amid Disruption
Teil 2: Dynamic Planning: Refocus, Reprioritize, and Reallocate Rapidly
Was ist die nächste Stufe der dynamischen Planung? Es geht darum, die neuen Pläne zu operationalisieren, um sicherzustellen, dass jeder die Strategie umsetzt. Aber wie können Sie schnell neue Prioritäten setzen, Ressourcen verlagern, Budgets umverteilen und Teams neu ausrichten - vor allem, wenn Ihre Mitarbeiter über verschiedene Zeitzonen, Kulturen und Arbeitsmethoden hinweg verstreut sind und jetzt meist im Home Office oder am Esstisch arbeiten?
Die PMOs sind in der Lage, all dies reibungslos zu ermöglichen. Sie können sicherstellen, dass Menschen, Geld und Technologien auf die richtige Arbeit konzentriert werden, die die Strategie umsetzen wird. Hier finden Sie einige Beispiele dafür, wie erfahrene PMOs dies tun.
Inmitten von Störungen an der Strategie festhalten
PMOs haben eine Art Stein von Rosette: Strategische Roadmaps, die ihnen dabei helfen, die Strategie auf einer organisationsweiten, funktionsübergreifenden Ebene kontinuierlich in die Tat umzusetzen. Wenn sich Pläne ändern, bestimmt das PMO, wie Ressourcen, Budgets und Ergebnisse (Produkte, Technologien, Dienstleistungen usw.) am besten angepasst oder verschoben werden können, um die strategischen Ziele zu erreichen.
Sie können Projekte auf der Grundlage ihrer Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie und den Finanzdaten priorisieren und einstufen. PMOs können dann umsetzbare Pläne auf Projekt- und Programmebene erstellen, die der Schlüssel dafür sind, dass alle Beteiligten stets an der Strategie arbeiten.
Clevere PMOs bewerten die Pläne neu und passen sie bei Bedarf durch kontinuierliche Planung an. Sie haben in Echtzeit Einblick in Variablen wie Projektfinanzen, Ressourcen, Änderungen in der täglichen Ausführung und Leistung, die alle in die Strategie- und Portfolio-Pläne einfließen.
Wenn strategische Pläne und Prioritäten überarbeitet werden und neue Informationen aus dem gesamten Unternehmen eintreffen, können PMOs schnell eine Neupriorisierung vornehmen, Projekte verschieben oder sogar auf Eis legen. Die gesamte Organisation kann dann an einem Strang ziehen.
Sicherstellung der Arbeitsergebnisse
In den besten Zeiten ist es eine Herausforderung, dafür zu sorgen, dass die Arbeit strategisch durchgeführt wird. Heute, wo die meisten Teams virtuell arbeiten, sind die Anpassung an die Strategie und die Neupriorisierung noch schwieriger. Verteilte Teams sind jedoch nichts Neues, und viele Unternehmen sorgen mit den richtigen Tools zur Arbeitsvisualisierung erfolgreich dafür, dass ihre Teams engagiert und motiviert sind und eine hohe Leistung erbringen.
Eine Möglichkeit, wie PMOs eine pünktliche, qualitativ hochwertige und strategiekonforme Lieferung sicherstellen können, ist die Unterstützung all der verschiedenen Arten, in denen Teams heute arbeiten, wie z.B. traditionelle Projekte, hybride oder iterative, schlanke, agile und kollaborative Projekte. Anstatt Mikromanagement zu betreiben, konzentrieren sich diese PMOs darauf, ihren Teams zu helfen, die wertvollste Arbeit zu leisten, indem sie die für das Team am besten geeignete Methode anwenden.
So steht es agilen Teams beispielsweise frei, ihre eigenen Tools, Methoden und Prozesse zu verwenden und ihre Aufgaben und Arbeit nach Prioritäten zu ordnen. PMOs verfolgen die Fortschritte der Teams und stellen sicher, dass ihre Arbeit die strategischen Ziele unterstützt. Wenn mehrere Teams oder Gruppen von Teams Konflikte über Ressourcen, Budgets oder die eigentliche Arbeit haben, kann das PMO diese lösen und alle auf Kurs halten.
Um die Strategie einzuhalten, müssen Sie den Status, die Trends und die Abhängigkeiten innerhalb des Programms kennen. Teams brauchen gemeinsam genutzte, digitale Arbeitsbereiche, in denen sie zusammenarbeiten und ihre Arbeit erledigen können. Die Daten aus diesen Arbeitsbereichen und anderen gemischten Arbeitsabläufen und Anwendungen speisen wichtige Informationen in das zentrale PPM-Tool ein und fließen in das Portfolio ein. Mit diesen Daten können PMOs die Leistung visualisieren, teilen und untersuchen, um Probleme zu erkennen, KPIs zu verwalten und Pläne bei Bedarf anzupassen.
Effektive Verwaltung von Ressourcen
Versierte PMOs haben Einblick in die laufende Arbeit und den zukünftigen Bedarf. Mit diesen Informationen können sie effizient Mitarbeiter und Teams für die richtigen Projekte zur richtigen Zeit identifizieren. Sie sind in der Lage, proaktiv Kapazitätsengpässe nach Rolle, Standort und anderen Faktoren zu erkennen, z. B. reduzierte individuelle Kapazitäten aufgrund von Heimarbeit, vorübergehendem Urlaub oder unglücklichem Personalabbau.
Wenn sich Pläne und Budgets ändern, nutzen PMOs die Repriorisierung, um die Ressourcenkapazitäten für alle Projekte und Arbeiten neu zu verteilen, neu zu priorisieren und umzuplanen. Ihre Entscheidungen beruhen auf der Erstellung und dem Vergleich von Szenarien zur Bewertung verschiedener Personaloptionen. Sie können sehen, wie sich verschiedene Szenarien auf unterschiedliche Projektportfolios auswirken.
Verfolgung der geplanten und tatsächlichen Finanzdaten
Die Repriorisierung bietet die Möglichkeit, Budgets schnell umzuverteilen, was in Zeiten des schnellen Wandels von entscheidender Bedeutung ist. Jährliche Pläne und Budgets schränken die Flexibilität ein, da Änderungen schon kurz nach ihrer Verabschiedung stattfinden. Viele Organisationen gehen zu einer schrittweisen Finanzierung über, die eine schnelle Umverteilung ermöglicht, wenn sich Prioritäten verschieben, Projekte auf Eis gelegt oder gestrichen werden oder sich neue Wachstumsmöglichkeiten ergeben.
Zumindest ist es wichtig, die Kosten mit dem Budget in Einklang zu bringen. PMOs können Ist-Werte im Vergleich zum Plan für Portfolio- und Projektfortschritt, Rollen- und Ressourcennutzung und Kosten bereitstellen. So können sie die Arbeit neu anordnen, die pünktliche Lieferung fördern und die Finanzen verwalten.
Visualisierung der Auswirkungen der Repriorisierung
Die richtige Transparenz und Berichterstattung ist der Schlüssel zur Umsetzung der Strategie. Versierte PMOs haben in Echtzeit Einblick in die Leistung von Strategie, Programmen, Projekten und Ressourcen und können so schnell die notwendigen Entscheidungen und Anpassungen vornehmen.
Führungskräfte und andere Beteiligte im gesamten Unternehmen können auf diese Informationen zugreifen, um diese Entscheidungen zu treffen und die Pläne auf Kurs zu halten. Dank der Echtzeit-Transparenz können sie mit den PMOs zusammenarbeiten, um Fragen wie diese zu beantworten:
- Arbeiten wir an den richtigen Projekten, um unsere Geschäftsziele zu unterstützen?
- Verfügen wir über genügend Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten, um die Arbeit zu erledigen?
- Halten wir unser Budget ein und erzielen wir die erwartete Kapitalrendite?
- Haben wir die richtige Mischung aus Projekten und Produkten, um unsere strategischen Initiativen zu erfüllen?
Versierte PMOs ermitteln die wichtigsten Kennzahlen für die Stakeholder und erstellen dann Berichte und Dashboards, um diese Informationen zu visualisieren. Führungskräfte müssen jederzeit einen schnellen Überblick über den Status und die Leistung von KPIs und Metriken haben, um die Prioritäten neu setzen zu können.
Seien Sie der Change Agent
Umwälzende Veränderungen können für jeden schwierig sein. PMO-Führungskräfte sind gut positioniert, um dem Unternehmen dabei zu helfen, sich schnell neu auszurichten und sich auf das zu konzentrieren, was jederzeit den größten Nutzen bringt, auch in Zeiten der Störung. Es geht nicht nur um die Neuausrichtung von Ressourcen, sondern um die langfristige Stärkung der Wettbewerbsposition des Unternehmens.
Planview hilft Ihnen, diesen Spießrutenlauf mit Bravour zu meistern. Unser komplettes Spektrum an Portfolio Management und Work Management Lösungen hilft Unternehmen, die Umsetzung ihrer Strategie zu beschleunigen und Teams zu befähigen, ihre beste Arbeit zu leisten. Für aktuelle PPM Pro-Kunden gibt es meine sechsteilige Videoserie mit praktischen Tipps für "Schnelles Reagieren in Zeiten des Wandels."
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