Um die Zuweisung der Budgets und Ressourcen eines Unternehmens zu optimieren, sollten IT-Entscheidungsträger application portfolio management (APM) nutzen. IT-Führungskräfte sind sich oft der Vorteile eines gut etablierten Projekt- und Ressourcenmanagements bewusst, während einem angemessenen Anwendungsportfolio-Management nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt wird. Der Zugriff auf ein vollständiges Anwendungsinventar und die Transparenz darüber, wie viel jede einzelne Anwendung ein Unternehmen jährlich kostet, spielt jedoch eine wichtige Rolle bei der Entscheidungsfindung, wenn es darum geht, kostbare Gelder in strategische Arbeit und nicht in nachhaltige Arbeit zu investieren.
Unternehmen betreiben mehrere Anwendungen, die ihnen helfen, verschiedene Aspekte ihrer internen und externen Abläufe zu verwalten - Finanz-, Personal-, Buchhaltungs-, Vertriebsunterstützungs-, Lieferketten-, Bestands- und Fertigungssysteme, um nur einige zu nennen. Die Abteilungen verwenden oft verschiedene Softwarelösungen, wie SAP, Microsoft, ADP, Oracle und Salesforce, um jede dieser Geschäftsfunktionen zu verwalten.
Die größte Herausforderung für die IT-Abteilung im Zusammenhang mit der Verwaltung des Anwendungsportfolios besteht darin, die Anwendungen zu identifizieren, die eine Investition wert sind, und diejenigen, die es nicht sind. Jim Duggan, der Gartner Forschungsanalyst mit Schwerpunkt Anwendungsentwicklung, schreibt, dass eine Top-Down-Analyse eines Anwendungsportfolios es APM-Prozessen ermöglicht, die Aufmerksamkeit auf die Bereiche mit den größten Chancen zu richten.
Daher hat sich die TIME-Analyse (Tolerate, Invest, Migrate, Eliminate) als nützliches Instrument für die Strukturierung der Anwendungen im Portfolio eines Unternehmens erwiesen.
Nachdem alle Anwendungen in vier Kategorien eingeteilt wurden, kann eine tiefere Analyse des Anwendungsportfolios durchgeführt werden.
Tolerieren Sie - Anwendungen, die einen ausreichenden Geschäftswert schaffen und überschaubare Kosten verursachen, aber aus verschiedenen Gründen beibehalten werden sollten.
Investieren Sie - idealerweise müssen wir uns bemühen, alle bestehenden Anwendungsportfolios in diese Kategorie einzustufen. Dies sind die lukrativsten und investitionswürdigsten Anwendungen, die genügend Umsatz bringen und zur Rationalisierung der Abläufe beitragen.
Migrieren Sie - Anwendungen, die modernisiert werden müssen und die Investition nicht mehr wert sind.
Eliminieren Sie - diese Kategorie besteht aus Anwendungen, die einen geringen Geschäftswert und sogar hohe Risiken haben. Daher sind sie für das Unternehmen von keinem wirklichen Wert und müssen beseitigt werden.
Die in APM-Lösungen eingebettete Anwendungs-Scoring-Funktionalität kann Unternehmen dabei helfen, diese TIME-Kategorien auf der Grundlage höherer oder niedrigerer Punktzahlen für jede Anwendung zu bilden. Duggan schreibt, dass die Gruppierung von Anwendungen nach ihren Merkmalen eine sinnvolle Möglichkeit ist, den Bestand zu kategorisieren und das Schicksal der Anwendungen im Portfoliozyklus zu definieren. Eine gezielte Analyse der Bereiche, die am ehesten Verbesserungen bringen, reduziert den Aufwand für Analysen und Datenerfassung, ohne auf die vielversprechendsten Möglichkeiten zu verzichten.
APM bietet nicht nur einen erheblichen Mehrwert für die gesamte IT-Governance innerhalb des Unternehmens, sondern verschafft auch die dringend benötigte Transparenz, um die Entscheidungsfindung der CIOs zu unterstützen. Durch die Entscheidung, welche Anwendungen ausgelagert, aktualisiert oder stillgelegt werden sollten, kann das Management finanzielle Ressourcen freisetzen und in Anwendungen mit höherem ROI investieren, die zu den strategischen Unternehmenszielen beitragen. So kann APM den IT-Betrieb vorantreiben und CIOs die dringend benötigte Klarheit über die Effizienz ihres Betriebs und die Umsetzung strategischer Ziele verschaffen.
