Der Frühling ist eine Zeit der Erneuerung; eine Zeit, in der wir das Alte ausmisten, um Platz für neue Möglichkeiten zu schaffen. Wenn Sie eine Kanban-Tafel verwenden, um die Arbeit Ihres Teams zu verwalten, führen Sie wahrscheinlich regelmäßige Wartungsarbeiten durch, um Ihre Kanban-Tafel aktuell zu halten. Aber genau wie bei den Schränken in Ihrem Haus sollten Sie von Zeit zu Zeit eine gründliche Reinigung vornehmen, um einige der mentalen "Spinnweben" zu beseitigen.
Wenn Ihre Kanban-Tafel durch all die unerledigten Aufgaben der letzten Jahre überladen ist, ist es vielleicht an der Zeit, einen kleinen Frühjahrsputz durchzuführen. Im Folgenden finden Sie drei Gründe, warum Sie die Kanban-Tafel Ihres Teams in diesem Frühjahr und jedes Mal, wenn Sie eine Auffrischung brauchen, einer gründlichen Reinigung unterziehen sollten.
#1 Spring into continuous improvement
Haben Sie das Gefühl, dass Sie mit Schwung in die Frühjahrssaison gehen? Fühlen Sie sich von der Idee neuer Projekte, Ideen und Initiativen (und dem wärmeren Wetter) beflügelt?
Wenn Sie Ihre Kanban-Tafel öffnen, um sie in die Tat umzusetzen: Hält der Schwung an oder fühlen Sie sich ausgebremst? Es kann sich schwierig anfühlen, große Veränderungen vorzunehmen, wenn Sie an ein Fundament gebunden sind, das sich wie in Stein gemeißelt anfühlt. Manchmal ist es einfacher, bei Null anzufangen, mit einem leeren, frischen Brett voller Möglichkeiten. Wenn Ihre großen Ideen für das neue Jahr nicht in Ihr altes Board passen, ist es wahrscheinlich an der Zeit, es umzubauen, damit es Ihren neuen Bedürfnissen entspricht.
Die Neugestaltung Ihres Boards kann Ihnen helfen, neue Möglichkeiten für kontinuierliche Verbesserung zu entdecken. Aber verlieren Sie nicht den Fortschritt, den Sie bisher gemacht haben, indem Sie Ihr altes Board komplett aufgeben!
Bevor Sie mit der Demontage Ihres Boards beginnen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu notieren, was an der aktuellen Konfiguration funktioniert. Setzen Sie Ihr Team zusammen und diskutieren Sie Themen wie:
- Welche Bahnen und Schwimmzüge waren für Ihr Team hilfreich?
- Welche Erkenntnisse haben Sie aus Ihren Boardmetriken gewonnen?
- Gibt es Prozessrichtlinien, die Ihr Team als nützlich empfunden hat?
- Hat WIP-Limits einen großen Unterschied in der Effizienz Ihres Teams gemacht?
Während einige Teams eine unstrukturierte Diskussion über das Board Design bevorzugen, bevorzugen andere den formelleren Ansatz einer Retrospektive oder eines Lean Coffee. Wichtig ist, dass Sie die Perspektiven des gesamten Teams einholen - nicht nur die einiger weniger Mitglieder.
#2 Entrümpeln Sie die (mentalen) Spinnweben
So wie der Abbau der Feiertagsdekoration und das Ausmisten der Speisekammer Ihnen helfen können, das neue Jahr zu Hause einzuläuten, kann das Verbrennen Ihres Brettes Ihnen helfen, einen frischen Start in die Frühlingssaison zu haben. Ganz gleich, ob Sie sich entscheiden, eine neue Kanban-Tafel von Grund auf neu zu erstellen oder einfach nur einige Zeit damit zu verbringen, Karten auf Ihrer bestehenden Tafel zu archivieren/zu löschen, ein kleiner Frühjahrsputz ist fast immer eine produktive Zeitverwendung.
Wahrscheinlich erstellt Ihr Team im Laufe des Jahres Karten, die "Nice to haves" oder "Someday"-Aufgaben darstellen. Wenn Sie immer noch die Absicht haben, Prioritäten zu setzen und die Aufgaben zu erledigen, könnten diese Karten einen Platz auf Ihrem neuen Board finden. Aber wenn Sie das nicht tun, könnten sie den kognitiven Raum Ihres Teams verstopfen und die Fähigkeit aller Beteiligten beeinträchtigen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren (auch wenn dies unbewusst geschieht).
Das liegt daran, dass zusätzliche, nicht priorisierte Karten auf Ihrem Spielbrett nicht nur ein optisches Durcheinander verursachen, sondern auch kognitiven Platz beanspruchen. Wenn Sie eine Karte auf Ihrem Board sehen, denken Sie wahrscheinlich kurz über diese Aufgabe nach, auch wenn sie nicht unbedingt für Ihre aktuellen Ziele oder Prioritäten relevant ist. Sie sehen die Karte und denken sich: "Oh ja, darüber haben wir schon gesprochen", und dann versuchen Sie herauszufinden, worauf Sie sich eigentlich konzentrieren sollten.
Weniger ranghohe Teammitglieder könnten sich durch Karten im Rückstand, auf denen ihr Gesicht zu sehen ist, besonders belastet fühlen, da sie nicht das Gefühl haben, dass sie die Befugnis haben zu entscheiden, nicht sie zu erledigen. Aber was tun Sie, wenn Ihnen eine Karte zugewiesen wurde, die keine Priorität hat?
Mit einem aufgeräumten Vorstand können Sie damit beginnen, das einzubringen, was gerade aktuell ist - und nicht das, was vor sechs Monaten nach einer guten Idee klang, aber vielleicht nicht mehr so wertvoll ist.
#3 Ablenkungen wegfegen
Das Ausmisten Ihres Boards (oder das vollständige Abbrennen) kann Ihrem Team auch dabei helfen, ein genaueres Verständnis des WIP zu bekommen - eine Schlüsselkomponente der Praxis continuous delivery.
Wenn ein Haufen halbfertiger Ideen Ihre Kanban-Tafel verstopft, könnte Ihr Team das Gefühl haben, ausgelastet zu sein, auch wenn es das nicht ist. Es ist schwer, sich für neue Karten auf dem Spielbrett zu begeistern, wenn das Spielbrett bereits voll ist.
Wenn Sie sich als Team etwas Zeit nehmen, um die Karten in Ihrem Backlog zu prüfen und Entscheidungen zu treffen, kann das für alle in Ihrem Team eine kathartische Übung sein. Ein Gespräch darüber, was Priorität hat und was nicht und warum, kann eine gute Möglichkeit sein, Ihr Team für die Zukunft zu stärken. Es kann den Mitgliedern Ihres Teams ein verfeinertes Gefühl der Klarheit darüber geben, was wirklich wichtig ist, was ansteht und welche Ideen sie ad acta legen können, so dass sich alle darauf konzentrieren können, mehr Wert zu liefern.
Bringen Sie den Prozess Ihres Teams in Ordnung
Selbst wenn Ihre Vorratskammer tadellos organisiert ist, können die darin befindlichen Lebensmittel dennoch schal werden. Auch wenn Ihre Kanban-Tafel funktioniert, kann es sein, dass Teile davon nicht mehr nützlich sind, d.h. dass sie ihr Verfallsdatum überschritten haben, was ihren Nutzen betrifft.
Wenn Sie sich etwas Zeit nehmen, um einen kleinen Frühjahrsputz auf Ihrer Kanban-Tafel durchzuführen, können Sie Ihrem Team die Gelegenheit geben, kritisch darüber nachzudenken, was das Wachstum vorantreibt und was ihm nur im Weg steht. Es ist leicht, die Gestaltung einer Kanban-Tafel als eine einmalige Angelegenheit zu betrachten, aber wenn sich Ihr Team weiterentwickelt und wächst, sollte sich auch Ihre Kanban-Tafel weiterentwickeln und mitwachsen.
Läuten Sie eine neue Wachstumssaison ein, indem Sie die Spinnweben der vergangenen Saisons beseitigen. Zumindest werden Sie mit Ihrem Team ein Gespräch über den von Ihnen verfolgten Prozess beginnen. Dies ist ein organischer Weg, um Ihr gesamtes Team zu kontinuierlichen Verbesserungsmaßnahmen zu inspirieren.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Kanban Ihrem Team helfen kann, sich wieder zu fokussieren und ein neues Niveau an Effizienz und Leistung zu erreichen, empfehlen wir Ihnen die folgenden Ressourcen:
