Es ist eine Herausforderung, Dokumente zu organisieren und auf dem neuesten Stand zu halten, wenn viele Personen gemeinsam an einem Projekt arbeiten und alle dieselben Dokumente anfassen. Das Versäumnis, eine aktualisierte Datei zu speichern, versehentliches Löschen und einfaches Verlegen sind regelmäßige Vorkommnisse im Leben eines Projekts. Neben ungenauen oder veralteten Dateien gibt es auch das Problem, dass die E-Mail-Postfächer mit Excel-Tabellen, Spesenberichten und anderen Projektunterlagen überquellen.
Die Verwaltung eines Projekts kann eine Fülle von verschiedenen Arten von Dokumenten für die Planung, Verfolgung und Berichterstattung erfordern. Dokumente spielen in jeder Phase des Projektlebenszyklus eine Rolle und helfen dabei, das Projekt voranzutreiben. Andererseits müssen die Dokumente selbst verwaltet werden, sonst überholen sie den Prozess, den sie eigentlich erleichtern sollen. Während sie ihre Projekte leiten, können Projektmanager leicht in die Falle tappen, ein Übermaß an Dokumenten zu erstellen, die die Projektziele mit sich wiederholenden Informationen vernebeln und letztendlich zum Scheitern eines Projekts beitragen. Schlecht verwaltete Dokumente können den tatsächlichen Status eines Projekts verwirren, für Aufruhr sorgen und diejenigen frustrieren, die Antworten wollen und diejenigen, die liefern müssen. Eine solide Verwaltung von Projektdokumenten entscheidet darüber, ob Informationen effektiv durch die Projektteams und Stakeholder fließen oder zu Hindernissen werden, die dazu führen, dass Projekte ihre Meilensteine verfehlen oder das Budget oder den Umfang überschreiten.
Wenn die Dokumentation eines Projekts schlecht verwaltet wird, führt dies zu:
- Undurchsichtigkeit - Projektmanager, Teammitglieder und Stakeholder haben ein unklares Bild vom Projektstatus und der damit verbundenen Arbeit. Projektdokumente tauschen keine relevanten aktuellen Informationen aus, was zu Redundanzen und Verwirrung führt.
- Verlust von wichtigen Informationen - Viele Projektmanager speichern ihre Projektdokumentation nicht an einem einzigen Ort. Einige Dateien können auf dem Desktop gespeichert sein, andere auf einem Server und wieder andere in einer Speichersoftware wie Google Drive. Die Informationen in diesen Dokumenten können verloren gehen oder so schwer zugänglich sein, dass sie ebenfalls verloren gehen könnten. Ein Mangel an genauen Daten bedeutet, dass falsche Informationen in Entscheidungsberichten landen oder an Interessengruppen weitergegeben werden könnten.
- Beeinträchtigte Zusammenarbeit - Wenn die Daten nicht an einem zentralen Ort gespeichert werden, auf den Projektmanager, die richtigen Ressourcen und Stakeholder zugreifen können, ist es fast unmöglich, sie zu finden, was die Zusammenarbeit erheblich beeinträchtigt. Wenn Ressourcen an demselben Dokument arbeiten, aber in zwei verschiedenen Phasen des Prozesses, werden die Möglichkeiten der Zusammenarbeit behindert.
