Bei der Arbeit mit veralteten Systemen und Prozessen sehen sich Teams in allen Branchen und Funktionen mit ähnlichen Problemen konfrontiert: doppelte Arbeit, isolierte Kommunikation, keine einzige Quelle der Wahrheit und fehlende Nachverfolgung. Dadurch sind die Unternehmen nicht in der Lage, den Status aktueller Projekte zu überprüfen und den zukünftigen Arbeitsbedarf vorherzusagen. Vor allem ein Unternehmen hatte diese Probleme -Xtrac.
Xtrac wurde in 1984 gegründet und ist heute ein weltweit führender Anbieter von Motorsport- und Hochleistungs-Automobilgetrieben und beliefert bekannte Unternehmen wie F1, NASCAR, Formel E und andere. Aber lassen Sie uns zunächst auf einige der bereits erwähnten Herausforderungen eingehen, mit denen Xtrac konfrontiert war, und darauf, wie Planview AdaptiveWork (ehemals Clarizen) dem Unternehmen bei der Entwicklung von Lösungen geholfen hat.
Die Herausforderungen einer begrenzten Kommunikation und veralteter Informationen
Die Welt des Motorsports bewegt sich schnell, was bedeutet, dass Xtrac noch schneller arbeiten muss, um Technologien und Designs für seine Kunden auf der ganzen Welt bereitzustellen. Diese Art von Arbeitsumgebung erfordert eine kollaborative und benutzerfreundliche Projektmanagement und Ausführungsplattform, aber das ist leider nicht das, womit Xtrac gearbeitet hat.
Ohne eine einzige Quelle der Wahrheit sprangen die Mitarbeiter bei Xtrac zwischen mehreren Dokumenten, Berichtsdateien und mehr hin und her, von denen die meisten statisch waren. Wenn Mitarbeiter unterwegs waren, um einen Kunden zu besuchen, mussten sie all diese Dateien vorher herunterladen. Da der benötigte Server im Büro stand, waren die heruntergeladenen Informationen bereits veraltet, wenn die Mitarbeiter ihr Ziel erreichten.
Dieser veraltete und langsame Prozess beeinträchtigte sowohl die Mitarbeiter von Xtrac als auch deren Kunden. Langsamer Informationstransfer und Fehlkommunikation führten oft zu Zeit- und Kostenverschwendung für das Unternehmen, die mit einem effizienteren System vermieden worden wären.
Bei 2015 war es genug, und Xtrac beschloss, durch eine Partnerschaft mit Planview zu handeln.
Der Implementierungsprozess: Xtrac und Planview AdaptiveWork
Nach Jahren der Frustration und Ineffizienz startete Xtrac in 2015 das "Projekt X" und begann damit, 110 Mitarbeiter in die AdaptiveWork-Plattform einzubinden. Mit der neuen Lösung erhofften sie sich das:
- Nahtloser Zugriff auf Informationen aus der Ferne und im Büro
- Bearbeitung und Sichtbarkeit von Projekten per Fernzugriff und im Büro
- Arbeiten Sie von einer einzigen Quelle für alle Kundeninformationen und Aktualisierungen aus
- Führen Sie ihre 24-monatige strategische Planung durch, einschließlich Heat Mapping und Kapazitätsplanung.
- Bleiben Sie auf Desktops, Laptops und mobilen Geräten funktionsfähig.
- Reduzieren Sie unnötigen manuellen Arbeitsaufwand
Mit der Implementierung von und Planview AdaptiveWork begann Xtrac, seine Probleme und Bedürfnisse zu lösen. In einem ersten Schritt wurden alle Altsysteme außer Betrieb genommen und alle Daten und Informationen aus drei separaten Datenbanken in AdaptiveWork konsolidiert und importiert.
Wir sprachen mit Phil Smith, Projektanalyst bei Xtrac, um mehr über seine Erfahrungen während dieser Umstellung zu erfahren. Er erzählte, dass es vor der Implementierung "einen halben Tag dauern würde, verschiedene Dokumente zusammenzustellen", um eine einfache Projektübersicht zu erstellen. Außerdem brauchte sein Chef normalerweise einen ganzen Tag, um sich auf Projektbesprechungen vorzubereiten.
Mit dem nahtlosen, flexiblen Hub von AdaptiveWork hatten Phil und sein Team plötzlich alle Informationen, die sie benötigten, an einem Ort. Das bedeutete, dass sie nicht mehr einen ganzen Tag mit der Erstellung von Berichten oder der Vorbereitung von Meetings verbringen mussten. Die Vorteile waren sofort spürbar.
Wie Planview AdaptiveWork Xtrac dabei half, jederzeit mit aktuellen Informationen zu kommunizieren
Zu den Vorteilen und dem Nutzen, den Planview AdaptiveWork für Xtrac bringt, sagte Phil Folgendes: "Der wichtigste Grund für die Wahl von Clarizen [jetzt AdaptiveWork] war, dass wir die Möglichkeit hatten, die Lösung selbst zu nutzen. Wir hatten die Möglichkeit, die Informationen selbst zu aktualisieren, ohne dass Beratergebühren anfielen. Wir haben jetzt die Möglichkeit, von überall auf der Welt in Echtzeit darauf zuzugreifen."
Mit AdaptiveWork konnte Xtrac alle zugesagten und prognostizierten Gelegenheiten an einem Ort auflisten, was dem Unternehmen eine Vorausschau auf das Geschäft ermöglichte und die Möglichkeit bot, potenzielle Lücken oder Engpässe zu identifizieren. Außerdem konnten sie durch die Zusammenstellung ihrer Roadmaps die tatsächliche Ressourcenprojektion vorantreiben und mögliche Überschneidungen zwischen Projekten besser verstehen.
Heatmaps für die Kapazitätsplanung waren hilfreich, insbesondere um dem Team zu zeigen, wo es sich in Bezug auf den Output oder die Teamstunden zu viel vorgenommen hat. So konnten sie dies überprüfen und bei Bedarf anpassen. Zum ersten Mal konnte Xtrac die tatsächliche Ressourcenverfügbarkeit und die Möglichkeiten zur Neuverhandlung der erwarteten Kundenzeitpläne sehen.
Wenn die Mitarbeiter von Xtrac nicht im Büro sind, helfen sie vielleicht Kunden auf der Rennstrecke. Sogar aus der Ferne können sie mit Planview AdaptiveWork zusammenarbeiten und Projekte vorantreiben unabhängig davon, wo sie sich befinden. Und manchmal bedeutet das, dass wir ein Problem sofort lösen müssen, wenn es auftritt.
In 2017 erlitt ein Xtrac-Kunde während eines Rennens eine Panne. Ein Mitglied des Xtrac-Teams machte ein Foto des Schadens und lud dieses Foto bei AdaptiveWork hoch. Das Bild löste ein Gespräch darüber aus, wie man das Problem des Kunden lösen kann. Die gesamte Diskussion wurde in einem einzigen Projekt verfolgt, das eine globale Sichtbarkeit für jeden bietet, der darauf zugreifen und Ideen beitragen kann.
Die Nutzung von Planview AdaptiveWork durch Xtrac ist stetig gewachsen und hat sich auf über 150 Benutzer an drei Standorten ausgeweitet. Teams aus den Bereichen Konstruktion, Produktionsplanung, Vertrieb sowie Bau und Test haben alle Zugriff auf diese einzige Informationsquelle und arbeiten besser zusammen als je zuvor. Sie können sich auch auf Planview verlassen, wenn sie expandieren und ihr Geschäft weltweit ausbauen wollen.
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