Ganz gleich, ob Ihr PMO ganz neu ist oder schon seit Jahren besteht, die Vision ist eine der wichtigsten Komponenten. Ohne sie schlägt jeder nach seiner eigenen Pfeife und bewegt sich in eine andere Richtung. Eine klare Vision ist kraftvoll und richtungsweisend und sorgt dafür, dass wir alle auf die gleichen Ziele hinarbeiten.
Wie gehen Sie vor, um eine Vision zu schaffen? Diese scheinbar entmutigende Aufgabe ist gar nicht so schlimm, wenn man sie in einzelne Teile zerlegt. In dieser Checkliste mit Überlegungen gehen wir die Strukturierung Ihrer PMO-Vision durch. Wenn Ihr PMO bereits eine Vision hat, können Sie diese anhand der unten aufgeführten Kriterien überprüfen.
Überlegung #1: Mit welchen Abteilungen/Teams wird das PMO zusammenarbeiten?
PMOs können mit einer oder mehreren Abteilungen zusammenarbeiten. Ein IT PMO bietet beispielsweise Projektmanagement-Unterstützung für die gesamte IT, einschließlich Teams wie Infrastruktur und Anwendungsentwicklung. Manchmal arbeitet ein IT PMO-Mitglied an einem Unternehmensprojekt, konzentriert sich aber ausschließlich auf den IT-Teil des Projekts. Ein Enterprise PMO (EPMO) dehnt die Unterstützung auf das gesamte Unternehmen aus und richtet sich strategisch an den größeren Zielen des Unternehmens aus. Sie kann auch mehrere PMOs verwalten und beaufsichtigen.
Wir sprechen mit immer mehr Unternehmen, die von Silo-PMOs zu einem EPMO wechseln. Sobald ein einzelnes PMO gute Prozesse und Praktiken eingeführt hat, kann der Wert für die Organisation maximiert werden, indem die bewährten Praktiken auf die gesamte Organisation angewendet werden. Unabhängig davon, welcher Art von PMO Sie angehören, sollten Sie klar definieren, mit welchen Teams Ihr PMO zusammenarbeiten wird und in welchem Umfang es unterstützt und eingebunden wird.
Überlegung #2: Wurde die Vision von wichtigen Interessengruppen oder Führungskräften überprüft und bestätigt?
Wenn Ihr Führungsteam noch nicht mit dem PMO einverstanden ist, können Sie ihm die Vision vorstellen, damit es den Wert erkennt. Viele Führungspersönlichkeiten mussten einst ebenfalls Visionen entwerfen und können Ihnen Ratschläge geben oder Aspekte ans Licht bringen, die Sie nicht bedacht hatten. Sie werden das Niveau des Prozesses und der Strenge, die Governance-Methode und die zu verfolgenden Schlüsselmetriken validieren. Diese Details werden in der Vision eine Rolle spielen. Sie müssen also wissen, wie Ihre Führungskräfte zu diesen Punkten stehen. Stellen Sie sicher, dass die PMO-Vision mit der Unternehmenskultur, -philosophie und -mission in Einklang gebracht wird.
Ihre PMO-Vision kann sogar auf Prozessverbesserung, Rationalisierung und Standardisierung ausgerichtet sein, was alles dazu beiträgt, dass die Führung das Unternehmen voranbringt. Letztendlich ist es nicht nur eine Empfehlung, sondern ein Muss, die Zustimmung der Führungskräfte zu erhalten.
Überlegung #3: Sind die Ziele des PMO auf die Unternehmensziele und den jährlichen Strategieplan abgestimmt?
Überall auf der Welt gehen Unternehmen zu einem Top-Down-Ansatz über, wenn es um die Definition ihres Governance-Modells und die Ausrichtung von Initiativen auf übergeordnete Ziele geht. Dies sollten Sie bei der Definition Ihrer PMO-Vision unbedingt berücksichtigen und darauf achten, wo sich Ihr PMO-Team auf einer Reifeskala befindet. Auch weniger reife Unternehmen erkennen den Wert des Top-Down-Ansatzes, verfügen aber nicht über die interne Unterstützung, um ihn umzusetzen. Überlegen Sie bei der Ausarbeitung Ihrer Vision, wo das PMO in 5 Jahren stehen soll und wo das Unternehmen als Ganzes wahrscheinlich auch stehen wird.
Ein häufiges Ziel des PMO ist es, sich von einer Kostenstelle zu einem Wertzentrum zu entwickeln, insbesondere in der IT-Branche, um dem Unternehmen einen Nutzen zu verschaffen, der über die Kosteneinsparung hinausgeht. Ohne die Ausrichtung auf die strategischen Ziele ist das PMO nicht in der Lage, diesen Übergang zu vollziehen. Ob durch die Bereitstellung von Mitteln für Personal oder für Projektmanagement-Schulungen - wenn Sie zeigen, dass Ihre Vision die Richtung unterstützt, in die sich das Unternehmen bewegt, stellen Sie sicher, dass wichtige Stakeholder und Führungskräfte das PMO weiterhin unterstützen.
Überlegung #4: Steht Ihre Vision im Einklang mit der Kultur des PMOs?
Werden Sie die Verwendung einer bestimmten Software vorschreiben? Verlangen Sie von den Mitgliedern des PMO-Teams, dass sie die Zeit für ihre gesamte Arbeit erfassen? Das Maß an Strenge und Struktur, das Sie einführen werden, muss von Anfang an berücksichtigt werden. Wenn Sie es einmal festgelegt haben, ist es schwer zu ändern. Wie viel Autorität Sie Ihren Projektmanagern geben, bestimmt auch den Grad des Vertrauens und des Respekts. Je strukturierter und fester die Standards sind, desto mehr Projektmanagement-Reife kann von Ihrem Team verlangt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie die geforderte Detailgenauigkeit und den Prozess zumindest auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.
Ein weiterer Aspekt sind die Genehmigungen. Können die Projektmanager ihr eigenes Projektteam zusammenstellen oder benötigen sie die Genehmigung des Ressourcenmanagers oder des Funktionsmanagers? Sind Phasen- oder Torgenehmigungen erforderlich, die als Kontrollpunkte während des gesamten Projekts dienen? Muss die Dokumentation vor Beginn eines Projekts abgeschlossen sein? All diese Genehmigungsfragen müssen im Voraus bedacht und in Stein gemeißelt werden, sonst haben Sie ein sehr frustriertes Team.
Wie Sie sehen, gibt es hier eine Menge zu verdauen und zu durchdenken, wenn Sie Ihre PMO-Vision erstellen. Es ist wichtig, dass Sie sowohl an das größere Unternehmen als auch an die Auswirkungen auf das tägliche Leben Ihres Teams denken. Wo fangen Sie an, wenn es so viel zu beachten gibt? Ich rate Ihnen, sich für ein paar Stunden in Ihr Büro einzuschließen und Ihre Gedanken und Antworten zu den vier Überlegungen, die wir behandelt haben, aufzuschreiben. Sie werden nicht alles in einer Sitzung herausfinden, aber es ist ein guter Anfang, die Säfte zum Fließen zu bringen.
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