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Bauen Sie wirtschaftliche Widerstandsfähigkeit auf, indem Sie ein anpassungsfähiges Unternehmen sind

5 Schritte, die das PMO unternehmen kann, um Ihr Unternehmen vor wirtschaftlicher Ungewissheit zu schützen

Veröffentlicht Von Angie Parsons
Bauen Sie wirtschaftliche Widerstandsfähigkeit auf, indem Sie ein anpassungsfähiges Unternehmen sind

Eine anpassungsfähige Organisation ist für das langfristige Überleben Ihres Unternehmens unerlässlich.

Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit sind eine der größten Prüfungen für die Führungskräfte von heute. Um zu überleben, müssen Unternehmen in der Lage sein, Pläne und Finanzierungen mit wenig Vorbereitungszeit zu verschieben.

Wir alle kennen die Geschichte von Chicken Little. Manchmal kann inmitten der Panik sogar noch mehr Chaos erzeugt werden. Dabei ist es eigentlich eine ruhige und besonnene Herangehensweise, die wir brauchen, wenn wir den Sturm untersuchen und überstehen wollen.

Anstatt voreilige Entscheidungen zu treffen, kann Ihr Unternehmen die Zeiten der Unsicherheit nutzen, um bei der Kürzung von Ausgaben, der Überprüfung von Prioritäten und der Neuausrichtung der Belegschaft Agilität und Flexibilität zu zeigen.

Dies ist der Zeitpunkt, an dem die PMOs aktiv werden können. In unserem letzten Beitrag haben wir uns angesehen , wie PMOs in wirtschaftlich schwierigen Zeiten Werte schaffen. Nun bleibt bei der Bewältigung einer Wirtschaftskrise eine Frage: Welche Rolle spielt das PMO?

Wir zeigen Ihnen, wie Ihr Unternehmen die Anpassungsfähigkeit nutzen kann, um seinen Wert in Zeiten der Volatilität zu beweisen.

Wie Sie in Zeiten des Wandels und der Ungewissheit Anpassungsfähigkeit und Pivotisierung fördern können

Um ein wirklich anpassungsfähiges Unternehmen zu werden, müssen Unternehmen einen großen Schritt weg von der Starrheit hin zum kontinuierlichen Wandel machen.

Es ist besser, Projekte mit geringem Wert oder scheiternde Projekte zurückzustellen und die Pläne neu auszurichten, als mit dem Schiff unterzugehen, weil "wir schon so viel investiert haben".

Wenn etwas nicht mehr funktioniert und Ihre Organisation behindert, nehmen Sie sich ein Beispiel an Marie Kondo. Danken Sie ihr für das, was sie zum Geschäft beigetragen hat und lassen Sie sie gehen.

Und ja, das kann entmutigend sein. Die Änderung von Plänen und die Verschiebung von Prioritäten können große Risiken und Kosten mit sich bringen. Vor allem, wenn das Unternehmen entscheidende Investitionen in diese Initiativen und Arbeiten getätigt hat, oder wenn es um die größten und weitreichendsten Projekte und Programme Ihres Unternehmens geht.

Aber als PMO ist dies der perfekte Zeitpunkt, um den Wert, den Sie Ihrer Organisation bieten können, zu verdeutlichen .

Etablieren Sie sich als strategischer Partner, der in unsicheren Zeiten von unschätzbarem Wert ist, anstatt als Back-Office, das lediglich Berichte liefert und die Ausführung übernimmt.

Um dies zu erreichen, müssen Sie sich von traditionellen Planungswerkzeugen und isolierter Teamarbeit verabschieden.

Sie müssen auch aus Ihrer Komfortzone als traditioneller PMO heraustreten. Die gute Nachricht ist, dass wir fünf umsetzbare Tipps haben, die Ihnen helfen, eine anpassungsfähige Organisation zu werden. So können Sie deutlich machen, dass Ihr PMO bei wirtschaftlicher Unsicherheit ein Werttreiber ist. 

Lassen Sie uns mit einem der wichtigsten Elemente beginnen - mit Veränderungen umgehen zu können.

1. Inspirieren Sie Teams für den Wandel

Veränderungen, insbesondere in Zeiten der Ungewissheit, werden nicht immer von allen als etwas Gutes angesehen. Ja - das Unbekannte ist ein beängstigender Gedanke!

Aber das PMO kann eine Kultur des Wandels in Ihrem Unternehmen vorantreiben.

Sie können Teams dazu inspirieren, ihre Arbeit mit einer wissenschaftlichen und innovativen, neugierigen Denkweise anzugehen, bei der sie ständig nach neuen Ideen suchen und den besten Weg zur Erreichung ihrer Ziele finden.

Wenn Unbekanntes auftaucht, ist das die perfekte Gelegenheit, den Status quo aufzurütteln und die Prozesse weiter zu verbessern. Was in der Vergangenheit funktioniert hat, ist vielleicht heute oder in Zukunft nicht mehr der beste Weg.

Ermutigen Sie die Teammitglieder, kreativ zu werden und die Autonomie zu nutzen, um eigene Entscheidungen zu treffen. Lassen Sie sie "testen", wie sie die Arbeit ausführen und die Arbeitslast verwalten können, damit alle von der Lieferung profitieren.

Und wenn es um die kontinuierliche Verbesserung geht, können Teams die "Fail Fast"-Methode und andere agile Prinzipien anwenden. Indem Sie das Scheitern als Lernerfahrung betrachten, sollten sich die Teammitglieder ermächtigt fühlen, bei ihrer Arbeit zu experimentieren und zu scheitern, ohne Angst vor Repressalien zu haben.

Aber suhlen Sie sich nicht im Versagen. Machen Sie etwas mit den gelernten Lektionen.

Der Fail-Fast-Ansatz ermöglicht es den Teams, schnell die beste Vorgehensweise für die Fertigstellung eines Projekts zu bestimmen und ineffektive und zeitaufwändige Alternativen zu vermeiden. Diese Mentalität legt den Grundstein dafür, ein anpassungsfähiges Unternehmen zu werden.

2. Haben Sie keine Angst zu handeln

Apropos Versagen - die Angst davor kann zu einer "Analyse-Lähmung" führen.

Das ist der Fall, wenn Führungskräfte schwierige, aber notwendige Entscheidungen vermeiden.

Die Förderung einer Kultur, die akzeptiert, dass nicht jede Entscheidung die richtige ist, ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit.

Schnelles Handeln kann wichtiger sein, als auf die perfekte Entscheidung zu warten.

In diesen Situationen sollte das PMO nicht nur Daten ohne Kontext anbieten. Bieten Sie den Stakeholdern stattdessen durchdachte Szenarien an, in denen die Auswirkungen und Ergebnisse jedes möglichen Weges für Ihr Publikum deutlich werden.

Nehmen Sie Ihre einflussreiche Rolle als Change Management Leader wahr. Setzen Sie Prioritäten, denn es wird immer mehr Ideen geben als Ressourcen zur Verfügung stehen.

Nicht nur die Führungskräfte müssen diese Informationen kennen. Denken Sie daran, der rote Faden zu sein, der Strategie und Lieferung zusammenhält. Das PMO sollte sicherstellen, dass die Teams auch die möglichen Ergebnisse ihrer Arbeit und deren Auswirkungen auf das Unternehmen verstehen, um ihren Bemühungen einen Sinn und Kontext zu geben.

3. Verkürzen Sie Ihre Planungszyklen

Denken Sie daran, dass die Einführung einer Fail-Fast-Mentalität in Ihrem Unternehmen ohne zusätzliche Unterstützung Stress verursachen kann.

Um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten, sollten Sie nicht nur schnell und oft versagen. Kombinieren Sie diesen Ansatz mit anderen agilen Praktiken, wie etwa kürzeren Planungszyklen.

Wechseln Sie von der starren Jahresplanung zu einem kontinuierlichen Planungsansatz - wie der vierteljährlichen oder monatlichen Planung - um Ihre Pläne und Fortschritte zu beurteilen und zu bewerten. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor. So kann die iterative Planung Ihrem Unternehmen helfen, eine anpassungsfähige Organisation zu werden.

Indem Sie die Planung in kürzere Iterationen aufteilen, können Sie die Arbeit leichter in kleinere Wertpakete aufteilen. Sie können Projekte in Sprints von zwei bis vier Wochen liefern.

Sie sind in der Lage, den Teams zu helfen , die sich verändernde Arbeitslast und Kapazität zu bewältigen. Sie können die Arbeitsergebnisse kontinuierlich anpassen und so mögliche Fallstricke und Rückschläge vermeiden. Dies ist besonders wichtig in Zeiten der Volatilität, in denen schnelle Änderungen notwendig sind, um sich an veränderte Umstände anzupassen.

4. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche

Um ein effektives PMO in einem volatilen Markt zu sein, müssen Sie sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten und die Arbeit des PMO ein Teil des großen Ganzen sind. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil einer anpassungsfähigen Organisation.

Ihre Projekte, Programme und Portfolios sollten mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens verbunden sein.

Der Einsatz einer effektiven PPM-Lösung ( ) , die Informationen zentralisiert und eine einheitliche Sichtlinie für die Geschäftsleitung schafft, kann ein großer Vorteil für die Anpassungsfähigkeit sein. Mit einer einzigen Quelle der Wahrheit verfügen Sie über genaue, aktuelle Daten und Einblicke, die die Schaffung von Geschäftswert klar verfolgen.

Daten sind ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen - insbesondere dann, wenn Kostensenkungen und andere kurzsichtige Optionen überhand nehmen.

Sie können die Projektfinanzen, -ressourcen und -leistungen, die mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens verknüpft sind, ganz einfach nach Prioritäten ordnen. Und wenn sich Geschäftsleute verändern, können Sie bei Bedarf schnell reagieren.

Eine PPM-Lösung wird es Ihnen auch erleichtern, die unterschiedlichen Arbeitsstile Ihrer Teams zu verwalten. Sie können ihnen hybride Tools für die Ausführung der Arbeit an die Hand geben, so dass Sie den Fortschritt jedes Teams verfolgen und potenzielle Konflikte um Ressourcen, Budgets oder Kapazitäten in Echtzeit bewältigen können. Sie können ihnen auch gemeinsame digitale Arbeitsbereiche zur Verfügung stellen, um zusammenzuarbeiten und Dinge zu erledigen.

5. Pivotieren Sie bei Bedarf

Als anpassungsfähiges Unternehmen sollten Sie vierteljährliche Kontrolltermine einplanen, um den Zustand Ihrer Teams und Projekte zu beurteilen. Nutzen Sie diese Kontrollpunkte, um zu bewerten, was den Geschäftswert steigert und was nicht, und setzen Sie dann die Prioritäten entsprechend neu.

Sie sollten immer den Projekten den Vorrang geben, die dem Unternehmen den größten Nutzen bringen. So können Sie in schwierigen Zeiten die besten Ergebnisse erzielen.

Haben Sie das Selbstvertrauen, zu handeln und inmitten des Sturms zu gedeihen

Was kann ein Unternehmen tun, um eine Wirtschaftskrise zu überleben? Werden Sie zu einer anpassungsfähigen Organisation, die sich auf die sich ändernden Anforderungen der Branche, die Kundenpräferenzen und die Unternehmensziele einstellt.

Jetzt ist es an der Zeit, dass die PMOs eine Vorreiterrolle bei der kontinuierlichen, adaptiven Planung und Bereitstellung übernehmen. Indem Sie den Zustand Ihrer Projekte überwachen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen, können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Organisation durch schwierige Zeiten führen.

Auch wenn dies für PMOs, die an eine jährliche Planung gewöhnt sind, entmutigend erscheinen mag, ermöglicht Ihnen eine kontinuierliche Planung die beste Investitionsrendite in einem volatilen Markt. In Zeiten der Unsicherheit müssen Entscheidungen schnell und effektiv getroffen werden. Indem Sie den Wert, den Sie als PMO haben, deutlich machen, sichern Sie sich Ihren Platz als einflussreicher Teil Ihres Unternehmens.

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Geschrieben von Angie Parsons Sr. Manager für Produktmarketing und PPM GTM Team Lead, Planview

Angie Parsons ist bei Planview für die Go-to-Market(GTM)-Strategie, die Positionierung und die Operationalisierung der Projektportfoliomanagement-Lösung verantwortlich. Sie leitet ein globales, funktionsübergreifendes Agile-GTM-Team, das sich aus Produktmarketing, Demand Generation, Content-Strategie und Sales-Entwicklung zusammensetzt. Darüber hinaus kümmert sich Angie Parsons um Customer Advocacy, Veranstaltungen sowie das Analystenprogramm von Planview. Fun Fact: Angie genießt es, ihre Freude an PowerPoint für Creative Storytelling an andere weiterzugeben und gibt in ihrer Freizeit Gruppenfitnesskurse. Zudem ist sie Absolventin der University of Texas in Austin, Texas, USA.