Der Begriff "Schwarzer Schwan" wurde von Nassim Nicholas Taleb, Professor an der University of Oxford, Saïd Business School, geprägt, um Ereignisse von großer Tragweite zu beschreiben, die selten und unvorhersehbar sind, aber im Nachhinein gar nicht so unwahrscheinlich erscheinen. In der Welt der IT haben Projekte mit schwarzen Schwänen katastrophale Auswirkungen und können sogar zu einem kompletten Zusammenbruch des Unternehmens führen. Laut Talebs Kollegen Bent Flyvbjerg und Alexander Budzier "sind IT-Projekte heute so groß und berühren so viele Aspekte eines Unternehmens, dass sie ein einzigartiges neues Risiko darstellen"¹. Flyvbjerg und Budzier führen weiter aus: "Die CEOs von Unternehmen, die bedeutende IT-Projekte durchführen, sollten sich der Risiken bewusst sein. Es wäre keine Überraschung, wenn ein großes, etabliertes Unternehmen in den nächsten Jahren an einem außer Kontrolle geratenen IT-Projekt scheitert. Tatsächlich deuten die Daten darauf hin, dass es einer oder mehrere sein werden."
Zu dieser düsteren Schlussfolgerung kamen sie nach der Durchführung der bisher größten globalen Studie über IT-Veränderungsinitiativen. Das Paar untersuchte 1,471 Projekte und verglich ihre Budgets und geschätzten Leistungsvorteile mit den tatsächlichen Kosten und Ergebnissen. Die IT-Änderungsinitiativen reichten von der Unternehmensressourcenplanung bis hin zu Managementinformations- und Kundenbeziehungsmanagementsystemen. Die Stichprobe der Studie bestand zu einem großen Teil aus öffentlichen Einrichtungen (92%) und Projekten mit Sitz in den USA (83%), die sich jedoch kaum von den Projekten in Regierungsbehörden, privaten Unternehmen und europäischen Organisationen unterschieden, die den Rest der Stichprobe ausmachten.
Als das Team der University of Oxford die Kostenüberschreitungen der Projekte aufschlüsselte, waren sie von den Ergebnissen überrascht. Die durchschnittliche Überschreitung lag bei 27% - aber hinter dieser Zahl verbirgt sich eine weitaus alarmierendere. Die grafische Darstellung der Budgetüberschreitungen der Projekte ergab einen "fetten Schwanz" - eine große Anzahl von gigantischen Überschreitungen. Bei einem von sechs untersuchten Projekten handelte es sich um einen schwarzen Schwan mit einer durchschnittlichen Kostenüberschreitung von 200% und einer Terminüberschreitung von fast 70%.
Ihre Ergebnisse haben die wahren Fallstricke von IT-Veränderungsinitiativen aufgezeigt: Es ist nicht so, dass IT-Projekte im Durchschnitt besonders anfällig für hohe Kostenüberschreitungen sind, wie Unternehmensberater und akademische Studien zuvor behauptet haben. Der Grund dafür ist, dass ein ungewöhnlich hoher Anteil der IT-Projekte zu massiven Überschreitungen führt - das heißt, es gibt eine unverhältnismäßig hohe Anzahl von Schwarzen Schwänen. Indem sie sich auf Durchschnittswerte konzentrieren, anstatt auf die schädlichen Ausreißer, haben die meisten Manager und Berater das eigentliche Problem übersehen.
Nach Ansicht von Forschern der University of Oxford sollte jedes Unternehmen, das ein großes Technologieprojekt plant, einen Stresstest durchführen, um seine Bereitschaft zu prüfen. Führungskräfte sollten sich im Rahmen des IT Black Swan Managements zwei wichtige Fragen stellen: Erstens: Ist das Unternehmen stark genug, um den Schlag zu verkraften, wenn sein größtes Technologieprojekt das Budget um 400% oder mehr überschreitet und nur 25% bis 50% der geplanten Vorteile realisiert werden? Zweitens: Kann das Unternehmen den Schaden verkraften, wenn 15% seiner mittelgroßen Technologieprojekte (nicht die, die die ganze Aufmerksamkeit der Geschäftsleitung erhalten, sondern die sekundären, die oft übersehen werden) die Kostenschätzungen um 200% überschreiten? Obwohl diese Zahlen angenehm unwahrscheinlich erscheinen mögen, haben ihre Untersuchungen gezeigt, dass sie mit unangenehmer Häufigkeit auftreten.
Selbst wenn ein Unternehmen den Stresstest besteht, müssen kluge Manager andere Maßnahmen ergreifen, um schwarze Schwäne in der IT zu vermeiden. Sie sollten in Erwägung ziehen, große Projekte in Projekte von begrenzter Größe, Komplexität und Dauer aufzuteilen und Notfallpläne zu erstellen, um mit unvermeidlichen Risiken umgehen zu können.
An dieser Stelle kommt Enterprise Portfolio Management (EPM) ins Spiel. Durch den Einsatz von EPM-Techniken können CIOs einen Schritt zurücktreten, das Gesamtbild betrachten und wirklich verstehen, wie die IT-Ressourcen auf das Unternehmen verteilt und von diesem genutzt werden. Ein EPM-Ansatz kann CIOs, CFOs und CEOs dabei helfen, zu bewerten, was sie an Anwendungen, Technologien, Informationen und Projekten/Investitionen haben. Es kann diese Assets dann mit den wichtigsten Geschäftsfunktionen sowie den Unternehmenszielen und -strategien verbinden und diese unterstützen. EPM kann den Entscheidungsträgern zeigen, welche Anwendungen, Technologien, Informationen und Projekte benötigt werden und welche nicht und wie man die Assets sicher ausmustert oder die Projekte, die keinen Wert für das Unternehmen darstellen, storniert. Dieses Maß an Transparenz gibt der Unternehmensführung die Möglichkeit, fundierte Investitions- und Desinvestitionsentscheidungen zu treffen, und hilft ihr, ein weiteres Beispiel für gute IT-Absichten zu vermeiden, die sich in einen berüchtigten Schwarzen Schwan verwandeln.
¹ Bent Flyvbjerg und Alexander Budzier, "Warum Ihr IT-Projekt riskanter sein kann, als Sie denken", Harvard Business Review. Vol. 89 (2011), Nr. 9, S. 23-25.
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