Viele Marketingabteilungen und kleinere Funktionsgruppen sind dabei, ihre Prozesse für die Fernarbeit zu optimieren. Sie sind in einem introspektiven Modus und überlegen, wie sie weiterhin produktiv sein und in Verbindung bleiben können, ohne ein Hauptbüro, Konferenzräume oder einen Pausenraum. Der Übergang zu einer stärker dezentralisierten Belegschaft ist kein neues Konzept, sondern in bestimmten Branchen und Abteilungen schon seit Jahren ein Trend, aber COVID-19 hat diesen Trend sicherlich beschleunigt.
Wie bei jeder Change Management-Initiative gibt es auch für diese Art von Übung kein bestimmtes "Enddatum". Stattdessen ist es eine Reise, die eine Vielzahl von Ansätzen umfasst. Experimentieren Sie mit neuen Technologien, lernen Sie neue Arbeitsgewohnheiten oder probieren Sie neue Strategien aus. Genauso wie der Einzelne durch Lernen wächst, tun dies auch Unternehmen und Teams von Menschen.
Planview AdaptiveWork Go ist ein Cloud-basiertes System und eignet sich daher gut für weltweit verteilte Teams und vollständig entfernte Arbeitsplätze. Es gibt jedoch ein paar Dinge, die Marketingteams mit Planview AdaptiveWork Go tun können, um in dieser Zeit produktiver und besser vernetzt zu sein.
Eine neue Grundlage schaffen
Der beste erste Schritt ist in diesem Fall ein Rückschritt. Es mag offensichtlich erscheinen, aber treten Sie einen Schritt zurück und stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Team Zugriff auf das System hat. Sie können sogar "Gäste" in Ihre Planview AdaptiveWork Go-Instanz einladen. Dabei kann es sich um andere Projektbeteiligte außerhalb des Marketingteams oder um Auftragnehmer handeln, die bei der Arbeit helfen werden.
Ziehen Sie in Erwägung, Ihre Planview AdaptiveWork Workspaces in mehrere Boards aufzuteilen, basierend auf der Funktionsgruppe, die die zugehörigen Aufgaben erledigen wird. In dem Videobeispiel oben arbeiten zwei Teams an einem Newsletter. Der Newsletter-Arbeitsbereich ist in zwei Boards unterteilt, eines für "Inhalt" und eines für "Produktion". Die Aufteilung der Boards auf diese Weise bedeutet, dass sich jedes funktionale Team nur auf die Aufgaben konzentrieren kann, die ihm zugewiesen sind, und dass es den Überblick behält. Da die beiden Boards jedoch im selben Arbeitsbereich verbleiben, können die Projektleiter weiterhin die Aufgabenübersicht für das gesamte Projekt einsehen.
Profitieren Sie von allen Funktionen
Etiketten in Planview AdaptiveWork Go sind eine hervorragende Möglichkeit, verschiedene Aufgaben nach Arbeitsabläufen zu kennzeichnen. Ein Marketingteam könnte seine Aufgaben mit Etiketten wie Social, Creative, Events und Digital versehen. Stellen Sie sich diese wie Berichtsordner vor, so dass die Leiter der einzelnen Bereiche leicht eine Liste aller Aufgaben einsehen können, die ihren Teams für alle Projekte zugewiesen wurden, und somit sehen können, wie gut ihre Teams arbeiten.
Müssen Sie mehrere kritische Fristen verfolgen? Kein Problem! Mithilfe der Funktion Meilensteine können Sie leicht feststellen, welche Aufgaben Gefahr laufen, Ihren Abgabetermin zu gefährden. Im Beispiel des Newsletters gibt es Meilensteine für die Gestaltung des Layouts, den ersten Entwurf, der zur Überprüfung bereit ist, die Genehmigung der Endfassung und die Veröffentlichung. Alle Aufgaben im Newsletter-Arbeitsbereich, sowohl im Bereich Inhalt & als auch im Bereich Veröffentlichung, sind 1 dieser 3 Meilensteinen zugeordnet. Durch die Verwendung von Meilensteinen bleibt der Projektleiter über den Status des Projekts informiert und erkennt, welche Aufgaben mehr Aufmerksamkeit benötigen, um die Fristen einzuhalten.
Aufgaben-Checklisten sind eine wichtige und hilfreiche Methode, um Personen bestimmte Teilaufgaben zuzuweisen. Jeder Newsletter benötigt zum Beispiel ein Layout, daher gibt es im Content Board eine Hauptaufgabe für "Layout Design". Innerhalb dieser Hauptaufgabe gibt es eine Checkliste mit Unteraufgaben, die alle erledigt werden müssen, bevor wir die Hauptaufgabe Layout Design als abgeschlossen betrachten können. Indem Sie jeder Unteraufgabe eine Person zuordnen, werden die richtigen Personen benachrichtigt, wenn die Hauptaufgabe geändert wird, und die einzelnen Teammitglieder können alle Aufgaben und Unteraufgaben, für die sie projektübergreifend verantwortlich sind, einsehen und ihre tägliche Arbeit entsprechend priorisieren.
Remote & weltweit verteilte Arbeitskräfte haben nicht den Luxus, im selben Raum wie ihre Kollegen zu arbeiten. Sie können nicht einfach zum Schreibtisch ihres Teammitglieds oder zum Büro ihres Chefs "rübergehen", um eine kurze Frage zu stellen. Planview AdaptiveWork Go bietet jedoch einen "Aktivitäten"-Feed in der Aufgabenansicht, der es den Personen, die bestimmten Aufgaben zugewiesen sind, ermöglicht, gemeinsam an einem Aktionsplan für jede einzelne Aufgabe zu arbeiten und so die Aufgaben zu erledigen.
Die Aktivitätsfunktion dient auch als Aufzeichnungssystem für alle operativen Aktualisierungen im Zusammenhang mit der Aufgabe. Sie erfasst nicht nur alle gesendeten Nachrichten, sondern auch alle Änderungen, die an den Aufgabenfeldern wie Beschriftungen, Zuweisungen, Fälligkeitsdaten und Prioritäten vorgenommen werden.
Integrieren Sie andere Systeme.
Planview AdaptiveWork Go kann in andere weit verbreitete Systeme wie Salesforce (über Zapier) und direkt in Microsoft Teams und Zoom integriert werden, wodurch sich die Vorteile einer erhöhten Produktivität und Konnektivität noch verstärken, während die Teams aus der Ferne arbeiten.
Microsoft Teams: Diese native Integration ermöglicht es Unternehmen, ihre Arbeit direkt in MS Teams zu verwalten, aufgabenbezogene Aktionen im MS Team Chat auszuführen und Benachrichtigungen zu senden/empfangen, so dass Kollegen keine wichtigen Updates verpassen.
Zoom: Diese Integration hilft den Mitarbeitern, mit Echtzeit-Updates, Aufzeichnungen und Chat-Befehlen den Überblick über ihre Arbeit zu behalten. Projektmitarbeiter können benachrichtigt werden, wenn es Aktualisierungen von Aufgaben gibt. Sie können eine neue Planview AdaptiveWork Go-Aufgabe direkt aus dem Zoom-Chat heraus erstellen und ein neues Zoom-Meeting anlegen und es mit einer bestimmten Aufgabe in einem bestimmten Arbeitsbereich verknüpfen.
