Wenn Sie neu im Projektmanagement sind, finden Sie es vielleicht unglaublich schwierig, Aufgaben zu delegieren, Ressourcen zu verfolgen und mit den Teammitgliedern Schritt zu halten. Der Gedanke, mit mehreren Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren, könnte sogar ein wenig überwältigend sein - keine Sorge, das ist normal. Die gute Nachricht ist, dass ein gutes Projektmanagement viel dazu beiträgt, dass die Fristen rechtzeitig und effizient eingehalten werden. Und um dies zu erreichen, müssen Sie zunächst einen Aktionsplan entwickeln, der die Kommunikationskanäle zwischen den Abteilungen und Teams offen hält, damit jeder, der an einem Projekt beteiligt ist, jederzeit weiß, was von ihm erwartet wird. Erfahren Sie mehr darüber in unseren Tipps für neue Projektmanager.
Es ist wichtig, daran zu denken, dass es im Projektmanagement keine Einheitslösung für das Management von Teams gibt. Jedes Projekt ist anders, und bevor Projektmanager eine effektive Strategie entwerfen können, müssen sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:
- Art des zu verwaltenden Projekts
- Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden und Stakeholder
- Satzungen und Richtlinien ihrer Organisation
Vor allem müssen Sie die Branche berücksichtigen, in der Sie arbeiten , wenn Sie einen Projektfahrplan erstellen. Schließlich lassen sich die Methoden zur Erreichung von Projektzielen in einem Bereich wie der IT nicht unbedingt auf eine Branche wie das Bauwesen übertragen und umgekehrt. Wenn es jedoch um allgemeine organisatorische Fähigkeiten, Planung und Problemlösung geht, gibt es ein paar grundlegende Tipps, die Ihnen helfen können , Ihre Projekte von Anfang bis Ende im Griff zu behalten.
- Beginnen Sie mit einem formellen Projekt Kickoff
Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, unvorbereitet in Ihr Projekt zu gehen - vor allem, wenn Sie neu im Projektmanagement sind. Wenn Sie eine formelle Projekt-Kickoff-Sitzung veranstalten, können Sie mit allen Projektbeteiligten - von den Teammitgliedern bis zu den Stakeholdern - in Kontakt treten, bevor das Projekt offiziell beginnt. Das mag zwar unnötig klingen, aber es ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle am Projekt Beteiligten auf derselben Seite stehen. Hier sind ein paar Dinge, die Sie während der Kickoff-Sitzung bestätigen sollten:
- Die Ziele und Erwartungen Ihrer Stakeholder.
- Die für die Durchführung des Projekts verfügbaren Ressourcen.
- Umfang und Zeitrahmen Ihres Projekts.
Ob Sie sich für ein telefonisches Kickoff-Meeting oder ein persönliches Treffen entscheiden, hängt von der Größe und Verfügbarkeit Ihres Teams ab. Es muss nicht unbedingt ein langer, umfangreicher Prozess sein, solange alle Beteiligten in der Lage sind, sich zusammenzusetzen und alle wichtigen Details zu klären.
2. Überprüfen Sie die Details mit Ihrem Team
Es ist gut möglich, dass der Kunde/Stakeholder Ihnen vor Beginn des Projekts eine Liste mit Anforderungen vorlegt. Wenn Sie diese Liste nicht haben, sollten Sie beim Projektstart danach fragen, denn sie wird Ihnen helfen, die Ergebnisse besser zu verstehen, auf die Sie hinarbeiten sollten.
Außerdem sollten Sie Ihr Team in den Planungsprozess einbeziehen, sobald Sie diese Informationen erhalten haben. Sie sind diejenigen, die aktiv daran arbeiten werden, diese Ziele zu erreichen. Es ist also eine gute Idee, bei der Erstellung Ihres Aktionsplans auf ihr Wissen und ihre Erfahrung zurückzugreifen. Das schafft nicht nur mehr Zusammenhalt zwischen Ihnen und Ihren Teammitgliedern, sondern gibt Ihnen auch eine Vorstellung davon, was Ihr Team in einem bestimmten Zeitrahmen erreichen kann.
3. Verfolgen Sie immer den Fortschritt
Eine konsistente Berichterstattung ist ein wesentlicher Bestandteil eines guten Projektmanagements. Ohne sie können Manager und Teammitglieder ihre Fortschritte nicht genau messen, was ihre Fähigkeit, Termine einzuhalten, beeinträchtigen kann. Dank der Projektmanagement-Technologie ist es einfacher denn je, den Fortschritt Ihrer Projekte zu verfolgen. Mit Funktionen wie Gantt-Diagrammen und Kanban-Tafeln können Sie jederzeit feststellen, wie viel Ihre Teams bereits erreicht haben und wie weit sie noch von der Ziellinie entfernt sind.
4. Bleiben Sie mit Budgetierung auf dem Laufenden
Projekte scheitern nicht an zu hohen Ausgaben. Sie scheitern, wenn die Manager das Budget nicht im Auge behalten. Einer der häufigsten Fehler, den neue Projektmanager machen, ist, dass sie das Budget nach dem Start des Projekts nicht im Auge behalten. In der Regel sollten Sie Ihr Projektbudget einmal pro Woche überprüfen. Wenn Sie das Budget um einen kleinen Betrag, z.B. 10%, überschreiten, können Sie sich darauf einstellen und Ihr Projekt reibungslos weiterführen. Aber wenn Sie die Ausgabenüberschreitung erst bemerken, wenn Sie 50% oder 60% über Ihrem Budget liegen, könnte es schon zu spät sein, um Ihr Projekt zu retten.
5. Verwenden Sie eine intelligente Projektmanagement-Lösung
Die Fortschritte in der Technologie haben das Projektmanagement einfacher denn je gemacht, insbesondere für neue Manager. Bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools ist es wichtig, eine Plattform zu wählen, die leistungsstark und dennoch einfach zu bedienen ist. Plattformen, die eine Vielzahl selten genutzter Funktionen bieten, mögen zwar verlockend erscheinen, können aber in der Navigation überwältigend sein. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, ein Tool zu verwenden, das speziell für das Projektmanagement entwickelt wurde.
Wichtige Merkmale, auf die Sie bei einer Softwarelösung achten sollten, sind unter anderem:
- Nahtlose Kommunikation zwischen Abteilungen und Teammitgliedern.
- Visuelle Darstellung des Fortschritts, die in Echtzeit aktualisiert wird, wenn Teammitglieder Aufgaben erledigen.
- Die Möglichkeit, Aufgaben hinzuzufügen, zu entfernen und zu ändern, wenn sich der Umfang des Auftrags ändert.
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