Ständige Besprechungen haben einen schlechten Ruf - obwohl sie mit der Absicht ins Leben gerufen wurden, ein bestimmtes Thema, ein Ziel oder eine Initiative im Auge zu behalten, entwickeln sie sich oft zu einer störenden Zeitverschwendung, die Teams davon abhält, echte Arbeit zu leisten. Wir alle haben immer wiederkehrende Meetings in unseren Kalendern, die uns hinter dem Bildschirm die Augen verdrehen lassen. Wenn sie jedoch richtig moderiert und um ein gemeinsames Ziel herum organisiert werden, können ständige Besprechungen ein effektiver, kooperativer Weg sein, um Teams konzentriert und synchron zu halten. In diesem Blog geht es um verschiedene Ideen für Stand-up-Meetings, die Sie mit Ihrem Team ausprobieren können, um diese effiziente Synergie zu erreichen. Doch zunächst einmal: Was genau ist ein "Stand-up"-Meeting?
Ein Stand-up-Meeting - eine Art ständiges Meeting - ist ein kurzes, tägliches Meeting, das dazu dient, die Teams während der gesamten Arbeitswoche aufeinander abzustimmen. Auch daily stand-ups, daily huddles oder in manchen Agile-Kreisen daily scrum genannt, dient ein Stand-up-Meeting dazu, Ziele und Prioritäten zu klären, potenzielle Hindernisse zu besprechen und tatsächlich als Team über die anstehende Arbeit zu sprechen.
Für Teams, die Kanban-Tafeln zur Verwaltung ihrer Arbeit verwenden, sind tägliche Standups eine großartige Möglichkeit, die hilfreichsten Kanban-Praktiken zu verstärken, wie z.B. die Begrenzung des WIP und die Förderung eines Pull-Systems innerhalb eines Teams. Tägliche Standups können ein Team motivieren, die Arbeit voranzutreiben, und sie können Teams helfen, potenzielle Hindernisse vorherzusehen und zu vermeiden, bevor sie sich zu größeren Problemen auswachsen.
Andererseits können sich schlecht durchgeführte, unorganisierte oder anderweitig ineffektive Standups negativ auf die Moral des Teams auswirken. Obwohl es sicherlich viele Möglichkeiten gibt, ein Stand-up durchzuführen, gibt es ein paar bewährte Methoden, die jedes Team befolgen sollte. Hier sind einige der besten Ideen für Standup-Meetings, die Sie mit Ihrem Team ausprobieren können.
1. Stehen Sie auf. Buchstäblich
Tägliche Standups sollten sich eher wie ein Huddle während einer Auszeit bei einem Fußballspiel anfühlen als eine Vorstandssitzung. Es ist an der Zeit, sich zu melden, die aktuelle Situation zu analysieren und einen schnellen Spielplan zu erstellen, um die Dinge voranzutreiben. Es gibt einen spürbaren Unterschied in der Energie, wenn die Leute sich in einen Besprechungsraum schleppen müssen, ihre Sachen hinlegen, ihre Computer herausholen, ihren Kaffee auffüllen usw., als wenn sie sich für ein kurzes Gespräch um einen Bildschirm herum versammeln. Wenn alle anwesend sind, haben Sie wahrscheinlich schon 5-10 Minuten einer Besprechung verschwendet, die eigentlich nicht länger als 15 bis 20 Minuten dauern sollte.
Ermutigen Sie Ihre Teilnehmer einfach dazu, im Stehen zu halten, um die gesamte Besprechung zu verkürzen und gleichzeitig alle Teilnehmer zu ermutigen, sich zu konzentrieren. Es ist viel unwahrscheinlicher, dass Ihr Team an seinem Bildschirm klebt, wenn es weiß, dass es nur für ein kurzes Gespräch da ist. Dieser Ratschlag gilt vor allem für Teams, die an verschiedenen Orten arbeiten. Am effektivsten ist es, einen großen Bildschirm an einem zentralen Ort aufzustellen, an dem sich alle versammeln können.
Verteilte Teams haben zwar keinen physischen Standort, können aber dennoch die Praxis des Stehens während der Standups durchsetzen und die Teilnehmer dazu bringen, ihr Video einzuschalten. Es mag albern erscheinen, aber es ist eine kleine Möglichkeit, Ihrem Team ein Gefühl der Zusammengehörigkeit zu geben, das in verteilten Teams oft fehlt.
2. Wählen Sie eine (realistische) Zeit und halten Sie sich daran
Wann Sie Ihre Stand-up-Meetings durchführen, hängt weitgehend von der Zusammensetzung/Verteilung Ihres Teams ab. Wenn Ihr Team über den ganzen Globus verteilt ist, sieht Ihr Stand-up natürlich anders aus, als wenn Ihr Team an einem Ort sitzt. Allerdings sind die erfolgreichsten Stand-up-Meetings diejenigen, die zeitlich und örtlich einheitlich sind. Wann immer Sie sich also entscheiden, Ihre ersten Standups zu planen, stellen Sie sicher, dass dies zu einem Zeitpunkt geschieht, an dem sich alle Beteiligten regelmäßig treffen können.
Bei Teams, die an einem anderen Ort arbeiten, hören Sie oft den Ratschlag, gleich morgens ein Standup zu machen - aber das ist aus mehreren Gründen mit Vorsicht zu genießen. Erstens: Abhängig von Ihrer Bürokultur haben einige Leute vielleicht eine andere Definition von "das erste am Morgen" als andere. Wenn Sie ein Standup-Meeting um 8 Uhr morgens ansetzen, schrecken Sie diejenigen ab, die einen späteren Start für sich als optimal erachtet haben. Es lässt auch wenig Flexibilität für diejenigen, die von Natur aus mehr Variabilität in ihrem Zeitplan haben.
Letztendlich möchten Sie, dass Ihr Team sich an Stand-up-Meetings beteiligt. Arbeiten Sie daran, eine Zeit zu finden, die für alle am besten ist.
Global verteilte Teams müssen etwas mehr Kreativität aufbringen, um Stand-up-Zeiten zu finden, die für alle gut funktionieren. Das erfordert vielleicht etwas mehr Flexibilität, aber es lohnt sich, wenn Sie alle gleichzeitig in einem Raum unterbringen können. Diese verteilten Teams könnten in Erwägung ziehen, Standups 2-3 mal pro Woche statt täglich durchzuführen, um die Treffen weniger lästig zu machen.
3. Haben Sie eine feste Tagesordnung
Einer der größten Nachteile ständiger Besprechungen ist, dass sie sich an uns heranschleichen - wir planen, mit einer festen Tagesordnung in jede Besprechung zu gehen, und doch gehen wir irgendwie in diese so wichtigen, wöchentlichen Besprechungen, ohne eine klare Vorstellung davon zu haben, was wir dort besprechen sollen.
Effektive Stand-up-Meetings haben eine Tagesordnung, die durch eine Reihe von Fragen vorgegeben ist, die das Team als diskussionswürdig für den Alltag erachtet. Diese Fragen sollten so zielgerichtet sein, dass das Team Probleme und Hindernisse für den Arbeitsfluss schnell erkennen kann.
Hier finden Sie eine Reihe von Beispielfragen, die Sie als Ausgangspunkt für das Standup Ihres Teams verwenden können. Passen Sie diese Fragen nach Bedarf an die Bedürfnisse Ihres Teams an:
- Welche Arbeiten (wie viele Karten) sind derzeit im Gange?
- Was werden wir heute beenden? Braucht jemand zusätzliche Hilfe, um etwas zu erledigen?
- Ist derzeit etwas blockiert? Wenn ja, was kann getan werden, um diese Arbeit freizugeben?
- Gibt es eine versteckte Arbeit, die wir sichtbar machen müssen?
- Haben wir vor, heute eine neue Arbeit zu beginnen?
- Wenn ja - gibt es irgendetwas, bei dem wir helfen können, bevor wir die neue Arbeit in Angriff nehmen?
- Wenn nein, was müssen wir als nächstes tun?
Diese Fragen tragen dazu bei, die Dynamik im Team aufrechtzuerhalten und stellen sicher, dass jedes Stand-up-Meeting das Team auf produktive Weise einbindet.
4. Fokus auf Fluss, nicht auf Status
Vielleicht ist Ihnen aufgefallen, dass keine der obigen Fragen lautete: "Wie weit sind wir in dieser Sache?" Tägliche Standups sind keine Statusbesprechungen - sie sind kein Zeitpunkt, um einfach zu sagen: "Hier ist der Stand der Dinge", denn das sind keine Informationen, die für die meisten in Ihrem Team nützlich/relevant sind. Der Zweck von Stand-ups ist es, zu besprechen, wie man die Arbeit am Laufen halten kann.
5. Machen Sie es kurz, oder nehmen Sie es offline
Um auf unseren Vergleich mit dem Huddle zurückzukommen - die täglichen Standups sind als schnelle, angeregte Gespräche gedacht, nicht als langwierige Vertiefungen in spezifische Probleme.
Ich empfehle ein festes Zeitlimit für Stand-ups - ob 10, 15 oder 20 Minuten - aus zwei Gründen. Die erste ist, dass eine solche zeitliche Eingrenzung der Besprechung dazu beiträgt, dass sich die Gespräche auf das Wesentliche konzentrieren, wodurch das Team engagiert bleibt. Der zweite Grund ist, dass es hilft, das "Gefühl" des Stand-ups von anderen Treffen zu unterscheiden. Wenn Ihr Stand-up ständig in andere Besprechungen übergeht, wird es wahrscheinlich nicht so moderiert, dass es sich produktiv und wichtig für das Team anfühlt. Auch hier gilt: Sie wollen, dass Ihr Team Spaß an Stand-ups hat. Wenn es ihnen keinen Spaß macht, nehmen sie nicht teil, und wenn sie nicht teilnehmen, können Sie die Treffen auch gleich ganz absagen.
Halten Sie alle Beteiligten bei der Stange, indem Sie die Meetings kurz und konzentriert halten. Warum sind Stand-ups so teuer? Tief in Gespräche eintauchen, die nur ein oder zwei Teammitglieder betreffen. Vermeiden Sie diese tiefgehenden Gespräche während des Stand-ups - es ist einfach nicht der richtige Zeitpunkt und Ort, um Probleme zu klären. Es ist der richtige Ort, um sie zu identifizieren, zu besprechen, wer weiter einbezogen werden muss, und dann zum nächsten Thema überzugehen.
6. Sprechen Sie für sich selbst
Eine andere Möglichkeit, das gesamte Team zu beteiligen, ist die Grundschulmethode , bei der Sie durch den Raum gehen. Anstatt eine Person jede Karte an der Tafel vorlesen zu lassen, wählen Sie einen Moderator, der die obigen Fragen stellt, und lassen Sie dann jede Person für ihre eigenen Karten an der Tafel sprechen.
7. Moderatoren rotieren
Was die Frage anbelangt, wer die Sitzungen moderieren soll, so ist die Aufteilung dieser Verantwortung eine weitere Möglichkeit, die Idee zu stärken, dass das Team von Eigentümer seines Boards und der gesamten Arbeit daran ist. Wechseln Sie sich bei der Moderation ab, jede Woche oder jeden Tag. Stellen Sie sicher, dass Sie schnell feststellen können, wer an der Reihe ist. Die Rotation der Moderatoren trägt dazu bei, dass die Diskussion über die Arbeit und die Aufrechterhaltung produktiver Standups zu einer gemeinsamen Aufgabe wird, anstatt alles einer Person aufzubürden.
8. Behalten Sie einen Verbesserungsrückstand
Bei Stand-ups ist es normal, dass Teams Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen oder Praktiken entdecken, die über den Rahmen einer bestimmten Karte hinausgehen. Tatsächlich ist das einer der besten Aspekte effektiver Standups - Ihr Team dazu zu bringen, sich auf dieser Ebene zu engagieren. Führen Sie eine Spur auf Ihrer Tafel, in der Sie Ihre Ideen festhalten. Wenn Sie mit der Planung beginnen, sollten Sie diese Verbesserungsprojekte neben der regulären Projektarbeit einbeziehen.
Probieren Sie es aus!
Möchten Sie mit Ihrem Team Stand-up-Meetings durchführen (oder bestehende Meetings verbessern)? Probieren Sie die Tipps in diesem Beitrag aus und sehen Sie sich diese anderen Ressourcen an, um sicherzustellen, dass Ihre Meetings effektiv sind.
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