Oavsett om du arbetar med en handfull gruppmedlemmar eller ett stort, decentraliserat team är organisation nyckeln. För att undvika att bli överväldigad och låta viktiga detaljer glida under radarn vill du behärska de viktigaste komponenterna i framgångsrik uppgiftshantering innan du påbörjar ett nytt projekt. Här är några av de bästa tipsen för att hålla koll på arbetsflödet, slutförandet av uppgifter och kommunikationen i teamet:
Prioritera alltid
Som projektledare är du den som ser helheten i varje projekt. När du funderar på den bästa metoden för uppgiftshantering för team måste du dela upp det aktuella projektet i separata uppgifter i storleksordning. Innan du tilldelar en gruppmedlem eller grupp en uppgift ska du alltid veta var den passar in i det stora hela. Måste uppgiften göras i en viss ordning? Krävs det en särskild uppsättning färdigheter? Är resten av projektet beroende av att den här uppgiften blir klar? Om du vet allt detta om uppgiften kan du bättre avgöra vem du ska anförtro den åt. Innan du identifierar A-spelarna måste du veta vad A-uppgifterna är.
Håll kommunikationslinjerna öppna
Oavsett hur stort eller litet teamet är, framgångsrik uppgiftshantering är beroende av god kommunikation. Oavsett om det innebär att du ständigt uppdaterar och interagerar med andra gruppmedlemmar, har dagliga lägesrapporter eller helt enkelt kollar in varje gruppmedlem personligen, är kommunikation det enda sättet för dig att få en verklig känsla för vad som görs, vad som inte görs och vem som kämpar. Att använda molnbaserad programvara som Planview AdaptiveWork är utmärkt för uppgiftshantering för team eftersom det gör att du hela tiden kan vara i kontakt med framstegsrapporter och uppdateringar av schemaläggningen. Uppmuntra teammedlemmarna att gå igenom uppgifterna varje morgon som första åtgärd. Detta kommer att främja större öppenhet och ansvarsskyldighet samtidigt som alla hålls på samma sida.
Balansera styrkor och svagheter
Som projektledare vet du redan i god tid innan du påbörjar ett stort projekt vilka dina medarbetare är. Detta hjälper dig inte bara att fördela uppgifter utan också att dela upp ditt team i mindre grupper som kan ge varandra kompletterande färdigheter. Om du har en A-spelare som har svårt att hålla tidsfrister kan du para ihop honom med en arbetstagare som alltid har sitt arbete klart i tid. Om en viss gruppmedlem har problem med arbetsflödet kan du para ihop den med någon som kan ta hand om det.
Vet när du ska delegera (och vem du ska delegera till)
Programvara för uppgiftshantering, särskilt uppgiftshantering för team, handlar om samarbete. För att ditt team ska fungera som en väloljad maskin måste du kunna fördela rätt mängd arbete och se till att det blir gjort. Detta kräver inte bara en känsla för personlig delegering, utan också att du är bekväm med att visa dina medarbetare hur de kan delegera sinsemellan. När det gäller större grupper och särskilt icke-hierarkiska team är det viktigt att varje teammedlem vet exakt vilken kapacitet han eller hon har och hur mycket arbete han eller hon kan ta på sig för att uppgifterna ska kunna utföras effektivt och i tid.
Upprätta en metod som kan upprepas
När du har hittat en metod för uppgiftshantering som fungerar, se till att den kan upprepas av både dig själv och resten av teamet. Genom att förlita sig på något som är beprövat och pålitligt, i stället för att börja om från början varje gång, kan du se till att processen blir så smidig och effektiv som möjligt. För att hålla processen så strömlinjeformad som möjligt kan du använda verktyg som hjälper till att automatisera uppgiftshanteringsprocessen, t.ex. intagningsformulär och fördefinierade arbetsflöden och godkännanden.
