Kapacitetsbaserad planering har sitt ursprung inom försvars- och militärplanering, och det är förståeligt varför. På detta område kommer operatörerna aldrig att få fullständig information om vilka hot eller risker de står inför, så kapacitetsbaserad planering fokuserar på att se till att de har förmågan att anpassa sig och lyckas med förändringar och möta de utmaningar som kan uppstå. Det ändrar paradigmet från att planera för en situation som du inte kan kontrollera till att ta itu med det du kan.
Inom näringslivet är grundkonceptet detsamma, med förespråkare av kapacitetsbaserad planering som försöker övervaka, bedöma och förbättra sin kapacitet i motsats till den ibland slumpmässiga och ofullständiga karaktären hos riskbedömning och planering för specifika oförutsedda händelser. Eftersom en förmåga är förmågan att påverka ett resultat, reagera på en insats eller förändra en effekt handlar utvecklingen av förmågor i huvudsak om att förbättra ett företags eller ett teams möjligheter att hantera en viss situation, oavsett vad den handlar om.
Hur kapacitetsbaserad planering förbättrar smidigheten
Mätning av möjligheter
När ett företag bedömer nya potentiella projekt, t.ex. att ansöka om anbud på nya områden eller införa ny teknik, är en av de viktigaste beslutsfaktorerna för företaget dess tidigare erfarenheter av att göra något liknande. Detta kommer att ligga till grund för kommitténs yttrande om tidsplaner, kostnader och möjligheter till framgång. Särskilt för mindre eller nyare företag kan detta vara mycket begränsande och leda till att de cirkulerar i samma damm trots hög konkurrens, bristande lämplighet eller låga marginaler.
Genom att bedöma nya projekt utifrån teamets kapacitet snarare än enbart utifrån vad de har gjort tidigare, blir företaget mer flexibelt och kan reagera och ta sig an nya utmaningar som kan bli bättre för företaget.
Förbättra teamets reaktioner och flexibilitet
För organisationer som tillämpar Agil projektledning är fördelarna med kapacitetsbaserad planering tydliga. Istället för att utveckla team från fall till fall för att försöka leverera specifika projekt och resultat, byggs teamen upp utifrån kapacitet, vilket gör att de kan svara på nya krav när de dyker upp, oavsett om de är kända eller planerade för tidigare eller inte. Den här flexibla reaktionsmodellen bidrar till den decentraliserade ledningsstruktur som Agile Project Management kräver.
Bättre fokus på anpassning
Ett team som fokuserar på sin kapacitet kan arbeta för att förbättra sina grundläggande operativa färdigheter och blir mer medvetet om sin funktion och inriktning. En av de största nackdelarna med decentraliserad ledning kan vara hur lätt det är för grupperna att avvika från de övergripande organisatoriska målen, både när det gäller vad de gör och hur de gör det.
När det gäller programvaruutveckling kan ett team till exempel förstå att de förmågor man bör fokusera på att förbättra är API-utveckling och befintlig produktkonfiguration. Även om de huvudsakligen arbetar med bokföringsprogram gör det dem inte till enbart utvecklare av bokföringsprogram. Genom att fokusera på kapacitet snarare än resultat bibehålls flexibiliteten att ändra riktning vid behov Om till exempel redovisningsavdelningen läggs ut på entreprenad eller om en ny, mer värdefull kund kommer in, kommer de att vara bekväma med att tillämpa sina kärnkompetenser.
Ökar bredden på lösningarna
När man tar itu med problem som ineffektiva processer eller återkommande problem som bromsar teamet är den iterativa processen, även om den gradvis förbättrar resultaten, inte nödvändigtvis det snabbaste eller mest effektiva sättet att genomföra förändringar. Genom att förbättra kapaciteten breddar teamet också möjligheterna till lösningar som kan genomföras. Ett verkligt agilt och reaktivt team kommer därför inte att begränsas av att iterativt försöka förbättra en process som kanske redan har nått sitt tak, utan kommer istället att vara mer öppen för att leta efter alternativa och eventuellt mer innovativa lösningar.
Som en del av projektplaneringen och övervakningen kan kapacitetsbaserad planering ge stor insikt i vilken potential ditt team har och ge dig en annan inblick i projektbedömningen. Med hjälp av branschledande projektledningsprogram som Planview AdaptiveWork kan du samla all denna information för att skapa en enhetlig bild av teamets kapacitet och prestanda. Om du vill veta mer om hur vår programvara kan hjälpa ditt team att arbeta bättre kan du kontakta vårt team idag för en live-demo.
