Vi konstaterade först att man kan uppnå större flexibilitet i verksamheten genom uppdaterade planer (se Part 1: Why Companies Want to Improve Plan Accuracy ). Därefter bekräftade vi att tekniken är nyckeln till att genomföra kontinuerlig planering ( Part 2: Thinking Beyond the Annual Plan ). Hur är det med programvara för företagsplanering?
I del 3 vill jag dyka ner i vad ska leta efter i en dedikerad planeringsprogramvara. Särskilt när det gäller företagsplanering, som inte är samma sak som finansförvaltningens årsbudget. En effektiv portföljplan är inte en plan som är utformad för finansförvaltningen och dess årliga process, eftersom portföljförvaltning inte är en årlig verksamhet. Det är en kontinuerlig process som måste stödja den löpande inkommande efterfrågan i portföljen med uppdaterade planer från genomförandet. Om det görs på rätt sätt kan det komplettera och ge näring åt de årliga processerna.
Ventana Research visar att organisationer letar efter programvara för företagsplanering som hjälper dem att hantera en portföljplan kontinuerligt.
Undersökningen säger:
Fyra av fem deltagare anser att följande funktioner är viktiga i deras planeringsprogram - att kunna:
- Bedöma de ekonomiska konsekvenserna av operativa förändringar.
- Se över den nuvarande detaljplanen.
- Utför snabb analys av faktiska resultat i förhållande till planen.
- Förstå hur förändringar av en eller flera delar av en plan påverkar hela planen.
En effektiv portföljhantering innebär att man kontinuerligt kan iterera en plan, uppdatera den med ny information och analysera den för att fatta beslut när saker och ting oundvikligen inte går som planerat. Resultaten från den nya Ventana Research eBook visar att organisationer behöver en intuitiv användarupplevelse för att kunna prioritera vad som är viktigt och vad som inte är det.
Låt mig förklara processen i samband med dessa resultat:
- Om du kan rangordna investeringar baserat på affärsdrivkrafter och prioriteringar kan du få igång samtal inom verksamheten och komma fram till olika scenarier. När du förstår verksamheten bättre kan du fokusera på värde och resultat, dvs. prioritering. Det är inte längre fråga om att göra nedskärningar över hela linjen, utan om att besluta om vad man inte ska göra, med avsikt.
- Du behöver flexibilitet på portföljnivå för att kunna hantera allt som händer. Det bästa sättet att analysera investeringar är att se till att PMO har ett starkt partnerskap med verksamheten och erbjuda alternativ och olika lösningar för att få fram en portföljplan som kan levereras. Därifrån kan du upprätthålla en kontinuerlig planering genom att bestämma vad som ska finansieras, försenas, avvisas eller skjutas upp baserat på mål och kapacitet.
- Alla organisationer känner sig överbelastade och det är inte roligt att skära ner på projekt på grund av kapacitetsproblem. Du måste balansera resurser - ekonomiska och mänskliga - över tid för att anpassa dem till de föreslagna investeringarna. Fastställda prioriteringar leder till mer realistiska samtal, vilket kan förhindra att resurser överutnyttjas, dvs. bestämma när och vad du ska göra.
- Slutligen måste du jämföra scenarier för att överväga alternativa tillvägagångssätt för att uppnå portföljens mål.
Med ett nytt sätt att planera kan du kontinuerligt och tryggt planera portföljen så att den återspeglar dynamiska förhållanden. Den viktigaste slutsatsen är att rätt programvara för företagsplanering kan göra kontinuerlig planering till en praktisk process som avsevärt minskar den tid som behövs för att samla in information och beräkna konsekvenserna av beslut. Lägg mindre tid på att samla in information och mer tid på att presentera olika lösningar och deras avvägningar som leder till beslut.
Vill din organisation dra nytta av kontinuerlig planering och programvara för företagsplanering? Ta en titt själv och ladda ner Ventana Researchs e-bok , Improve Agility Through Continuous Planning . Om du undrar hur Planview Enterprise - portfölj- och resurshantering - kan hjälpa dig, ladda ner den här lösningsbeskrivningen Planviews tillvägagångssätt för planering.
Jag skulle vilja höra från dig? Hur får du din organisation att rangordna, analysera och balansera din portfölj? Dela med dig genom att lämna en kommentar nedan.
