Om din organisation ägnar månader åt den årliga planeringsprocessen är det troligt att du känner till det här scenariot: Efter att ha fastställt den årliga planen sker oundvikliga förändringar ... ny information blir tillgänglig ... projekt försenas organiskt och nya projekt läggs till utan någon prioritering eller revidering av den årliga planen eller portföljen. Det råder allmän förvirring om hur man kan förbättra planens noggrannhet, eller så beaktas den inte alls.
Förstår din organisation hur dessa förändringar påverkar den övergripande projektportföljen? Kommer förändringarna att resultera i en mer balanserad portfölj, ökad innovation eller förbättrad affärskapacitet? Kan du hålla dig uppdaterad med ny information och utvärdera förändringar i portföljen som leder till prioritering, alternativa scenarier, för att fatta avvägningsbeslut när du ställs inför begränsningar?
Som revisor förstår jag att ju oftare du utvärderar de faktiska siffrorna och uppdaterar prognoserna, desto mer exakt är din kontroll av din ekonomi. Som produktchef pratar jag nu dagligen med kunderna om prognoser, både finansiella och resursmässiga, och om vikten av en uppdaterad prognos för pågående projekt och ny efterfrågan för att driva en effektiv portföljhantering.
Den viktigaste slutsatsen är följande: Företagen måste övergå från årlig planering till kontinuerlig planering för att driva flexibilitet och effektiv portföljhantering.
Jag är inte den enda som brinner för detta ämne. Enligt Ventana Research studie "Next-Generation Business Planning", vars höjdpunkter presenteras i en nyligen publicerad eBook: Improve Agility Through Continuous Planning, innebär regelbundna granskningar av portföljplanen att du kan anpassa dig till förändringar, utvärdera projektstatus och -prioritering, spåra resultat och justera tidsplaner och prognoser för resurskapacitet. De rekommenderar att planen ses över ofta för att stödja verksamhetens förändrade behov och nya marknadskrav.
E-boken belyser också det faktum att många företag kan planera projekt på ett korrekt sätt, men att många inte gör det. Varför?
Här är några av resultaten:
- 91% säger att det skulle vara värdefullt för deras företag att förbättra planens noggrannhet.
- 56% säger att förbättrad noggrannhet är det främsta skälet till att ändra företagets planeringsprocess.
Det verkar som om vi vill ändra vårt sätt att planera, men vi vet inte hur vi ska börja. För att ändra denna statistik måste du ändra ditt sätt att planera. Jag tror att detta fungerar bäst när det finns en aktiv dialog mellan affärsfunktionerna, inklusive finans, PMO och andra affärsområden. För att stödja den här kommunikationen och synligheten i investeringarna behöver företagen rätt teknik för att stödja sina kontinuerliga planeringsinsatser.
Många av de Planview-kunder som jag har talat med går över till en kontinuerlig planeringsmodell som utnyttjar bottom-up- och top-down-funktioner i Planview Enterprise. Ett företag som tvingade sitt PMO att integrera uppdaterade projektplaner med ny efterfrågan för att kunna prioritera och införa en kontinuerlig planeringsmodell sänkte kostnaderna med 10 % över hela linjen. Det är riktiga pengar.
Ventana Researchs resultat bekräftar värdet av PMO genom att belysa hur det kan utnyttja kontinuerlig planering för att skapa ett partnerskap med finans och affärsverksamhet för att driva prioritering och effektiv portföljhantering för flexibilitet som leder till fler projekt i tid med lägre kostnader som ger mervärde. Ta en titt själv och ladda ner eBook, Improve Agility Through Continuous Planning.
Jag skulle vilja höra från dig. Hur planerar du för närvarande? Hur anpassar du din plan när förändringar sker?
Ventana Research är det ledande företaget för benchmarkforskning och rådgivningstjänster som tillhandahåller insikter, bästa praxis och forskningsbaserad benchmarking av människor, processer, information och teknik inom affärs- och IT-funktioner över hela världen.
